Om u wegwijs te maken in de verschillende mogelijkheden van de nieuwe facturatiemodule, hebben we enkele workflows uitgeschreven. Hieronder kan u lezen hoe u van een bestelling in aanmaak (beter bekend als lijst) een prijsopgave (devies), hoe u een bestelling in aanmaak verder kan verwerken in de Facturatie 2.0., hoe u een depot kan aanmaken, hoe u snel fouten op een factuur kan corrigeren en een credietnota kan aanmaken op basis van een factuur.
| Table of Contents |
|---|
Bestelling in aanmaak (lijst) omzetten in prijsopgave
Het verschil tussen een bestelling in aanmaak (ook gekend als lijst) en een prijsopgave devies is louter administratief. Een devies heeft een meer officiële titel dan een bestelling in aanmaak en wordt meestal gebruikt als prijsopgave voor een klant.
Een prijsopgave (ook wel bekend als devies) kan enkel gemaakt worden vanuit een bestelling in aanmaak.
Bestelling in aanmaak (lijst)
Voeg eerst de artikels die u in de bestelling in aanmaak wilt toe aan je winkelmandje.
...
Om van deze bestelling in aanmaak een devies of prijsopgave te maken, klik op ‘Actie’ > ‘Prijsopgave’
...
Prijsopgave aanmaken via Facturatiewizard
Een prijsopgave/devies aanmaken kan ook via de Facturatiewizard indien u eerst een lijst hebt aangemaakt via het winkelmandje en klantenbestelling (zoals hierboven beschreven werd).
...
Tenslotte kan u kiezen om u eerst de artikelen nog even wilt controleren in het overzichtscherm of de prijsopgave meteen wilt aanmaken.
Klik daarna op ‘Afdrukken’ om de Prijsopgave aan te maken en af te drukken.
...
Prijsopgave omzetten naar Bestelling in aanmaak
Gaat de klant vervolgens akkoord met de gehele of een gedeelte van uw prijsopgave dan kan u deze factureren door de prijsopgave opnieuw om te vormen naar een bestelling in aanmaak.
Bekijk de artikels onder Status > Prijsopgave
Klik vervolgens op ‘Actie’ > ‘Bestelling in aanmaak’
...
Bestelling in aanmaak verwerken
Als u de bestelling hebt aangemaakt via het winkelmandje en klantenbestelling zoals hierboven beschreven of van een prijsopgave opnieuw een bestelling in aanmaak gemaakt hebt, kan u deze verder verwerken in de facturatiemodule 2.0.
...
Nu kan u voor deze artikelen een pakbon of factuur aanmaken om naar de klant te versturen
...
Fout in factuur of pakbon?
Ziet u een fout op de factuur of pakbon? Dan kan u snel een gecorrigeerde factuur aanmaken via de Facturatiewizard.
...
Daarna worden de artikelen opnieuw zichtbaar in de status ‘Open orders’ waar u vervolgens de factuur of pakbon opnieuw kan aanmaken (zoals hierboven beschreven werd).
...
Depots
Een artikel kan in depot gezet worden wanneer de stock van dit artikel verplaatst wordt. Deze artikels worden dus niet meteen verkocht maar naar een andere lokatie overgebracht om daar eventueel verkocht te worden (bijvoorbeeld op een beurs, bij een klant of een zichtzending).
...
Hier kan u ook nog een pakbon aanmaken voor de artikels die in depot staan. Klik op ‘Actie’ > ‘Pakbon' om deze aan te maken (De geselecteerde artikelen zullen dan wel de status ‘Geleverd’ krijgen ipv 'Depot’)
...
Depot aanmaken via facturatiewizard
Klik op ‘Wizard’ linksbovenaan
Kies ‘Maak een nieuw document aan’
Zoek de klant waarvoor u een bestelling hebt aangemaakt en waarvoor u een depot wilt aanmaken
Kies het documentstype ‘Depot’ en u ziet meteen voor hoeveel artikelen u een depot kan aanmaken
...
Klik op volgende en kies vervolgens of u het document meteen wilt aanmaken of eerst de artikelen wilt weergeven.
...
Depots (zichtzending) verwerken
Selecteer de klant en filter op status ‘Depots’
De artikelen in depots kan u nu verwerken via de knop rechtsbovenaan:
...
Terug van depot om te herstockeren: de artikels komen terug van het depot, zijn niet verkocht en worden dus gewoon terug toegevoegd aan de stock van de winkel
Verkochte depots om te factureren: de artikels in depot werden verkocht en kunnen dus gefactureerd worden aan de klant
Invoer van txt-bestand
...
Terug van depot
Wanneer de artikelen in depot niet verkocht werden dan kan de klant ze terug opsturen en kan u ze in Medialog terug in uw stock opnemen.
...
Voor herstockering
...
Na herstockering
...
Factureren
Zijn er artikels in depot verkocht, dan kan u deze factureren aan de klant.
...
Selecteer het artikel en klik vervolgens op ‘Actie’ > ‘Factuur’ om een factuur aan te maken voor dit artikel
...
Credietnota
Om snel een credietnota aan te maken zijn er twee mogelijke werkwijzes. U kan een credietnota aanmaken op basis van een bestaande factuur (via de facturatiewizard) of indien
Via Facturatiewizard
Open de facturatiewizard via de knop ‘Wizard’ linksbovenaan
Klik op 'Beheer van bestaande documenten.
...
Klik hierna op ‘Afdrukken’ rechtsbovenaan om de credietnota aan te maken.
...
Via klantenbestelling
Voeg het artikel waarvoor u een credietnota wilt aanmaken toe aan het winkelmandje.
Klik vervolgens op ‘Bestellen voor een klant’
Ga naar ‘Klantenbestelling’ en kies in de werkbalk ‘Menu’ de optie ‘Creditnota aanmaken’ (mode avoir)
...
Maak tenslotte een creditnota aan voor de geselecteerde artikelen via ‘Actie’ > ‘Creditnota’
...
Datumcorrectiesysteem
Het is ook mogelijk om uw facturen te antidateren op het einde van het jaar. Dit kan u doen door de optie ‘Datumcorrectiesysteem’ aan te vinken in het tabblad ‘Opties’ van de configuratie van de nieuwe facturatiemodule.
...