L'outil de nettoyage peut être utilisé pour nettoyer la base de données.
Il est recommandé de suivre les étapes ci-dessous une fois par an pour garder votre base de données propre et accélérer son utilisation quotidienne.
L'outil est accessible via le menu de MediaLog “Outils >> Programmes Externes >> Cleaning”
Étape 1: Commencez par le premier onglet "Supprimer les données historiques"
Planifier une tâche pour supprimer les anciennes (plus de 7 ans) “Ventes comptant”
Planifiez une tâche pour supprimer les anciennes “Commandes client”.
Planifier une tâche pour supprimer les anciens “Messages"
Planifier une tâche pour supprimer "Clients inactifs"
Étape 2: Allez dans le deuxième onglet "Articles et commandes"
Cliquez sur le bouton 'Commandes fournisseur à recevoir' et choisissez une date Vérifiez dans MediaLog sous 'Messages fournisseurs' les messages ouverts par fournisseur, avant de supprimer définitivement
Cliquez sur le bouton "Commandes clients" et choisissez une date, un statut et cliquez sur voir. Les commandes peuvent être demandées via le bouton 'Détails'., 'Nom du client', 'Déjà livré', avant suppression définitive ou facturation
Étape 3: Cliquez sur le bouton "Articles" et choisissez une date, une ou plusieurs rubriques ou fournisseur et cliquez sur affiché. Choisissez de supprimer une sélection spécifique ou tous les articles.
Si l'on sait qu'un éditeur ou un fournisseur a été saisi avec des orthographes différentes, celles-ci peuvent être transférées à la seule orthographe correcte / souhaitée. Une vérification peut être effectuée via les ‘Répertoirs’ dans le menu ‘Article’ de MediaLog
Malheureusement, il n'est pas encore possible d'exporter les listes.
Voici donc en détail les différentes options de nettoyage qui peuvent être sélectionnées depuis l'écran d'accueil:
L'outil s'ouvre sur le premier onglet 'Hist. Suprimmer les données '
Une date est automatiquement affichée pour chaque option; il n'est possible de supprimer que les données antérieures à cette date.
Sélectionnez les dates souhaitées
La suppression des données n'est pas effectuée immédiatement, mais doit être planifiée
En cliquant sur le bouton <Planifier la tâche>, la tâche est créée dans l'outil.
La tâche et le moment où elle est planifiée se trouvent dans l'onglet 'Planifier'.
L'option «Commandes fournisseurs à recevoir» permet de supprimer les anciennes commandes fournisseurs en cours. Il n'est possible de supprimer que les commandes ouvertes de plus de 6 mois.
Sélectionnez la date souhaitée et cliquez sur <Afficher>
Il existe une option pour sélectionner tous les fournisseurs ou cocher un seul fournisseur
Ensuite, choisissez <Supprimer> et les données seront supprimées immédiatement.
L'option «Commandes clients» permet de supprimer les anciennes commandes clients. Il n'est possible de supprimer que les données datant de plus d'une année civile.
Choisissez la date et la sélection souhaitées et cliquez sur <Afficher>. (Les lignes rouges ne peuvent pas être supprimées)
Cliquez sur <Détail> pour afficher et sélectionner les articles
Ensuite, choisissez supprimer et les données seront supprimées immédiatement
L'option «Articles» permet de supprimer les anciens articles. Il n'est possible de supprimer que les articles de plus d'une année civile
Via le filtre, vous pouvez sélectionner par date, stock / non stock, catégories ou fournisseurs ou une combinaison de ceux-ci.
Cliquez ensuite sur <Selectionner>
L'ordre des colonnes peut être ajusté comme vous le souhaitez en faisant glisser. En cliquant sur le titre de la colonne, vous pouvez trier par ordre croissant ou par ordre décroissant.
Sélectionnez pour <Tout sélectionner> cochez les titres à supprimer 1 par 1
Cliquez sur <Imprimer> pour imprimer la liste des articles à supprimer
Cliquez sur <Supprimer> pour supprimer définitivement les articles
Sur cet onglet, il est possible de nettoyer les noms des éditeurs dans la base de données. Par exemple, Uitgeverij De Bezige Bij peut être saisi de différentes manières et le souhait est de placer tous les articles en même temps sous le nom correct de l'éditeur.
Saisissez le nom de l'éditeur à remplacer
Saisissez le nom d'éditeur correct
Cliquez sur <Ajouter aux analyses>
Il est possible d'effectuer plusieurs actions en même temps. Dans ce cas, saisissez un nouveau nom à remplacer et le nom de l'éditeur souhaité et cliquez sur <Ajouter aux analyses>.
Cliquez ensuite sur <Analyse> et le nombre de lignes qui seront modifiées sera affiché
Sélectionnez ensuite la date souhaitée et cliquez sur <Ajouter au programme>
Sur cet onglet il est possible de nettoyer les noms des fournisseurs dans la base de données, la procédure est identique à celle des éditeurs
Toutes les tâches planifiées et exécutées se trouvent sur cet onglet. (à la fois par le client lui-même et les tâches créées automatiquement).
Il est toujours possible d'annuler les tâches planifiées via cet onglet. Cela peut être fait en cliquant sur le bouton droit de la souris et en choisissant «Supprimer».
Pour information: Un outil de planification a été choisi, car cette méthode (après les heures d'ouverture des magasins) évite d'éventuels ralentissements de MediaLog lors de l'exécution des tâches de nettoyage.