Le stock du magasin doit être le plus faible possible.
Editer tous les bons de retours, faire un maximum de bons de livraison et de factures afin de déstocker et d'avoir le moins de différences possible.
Si vous avez des réserves, essayez autant que possible de les ranger dans le magasin. Si elles sont trop importantes, incluez-les dans la division du magasin en secteur/zone (voir plus loin).
Vérifier que les étiquettes soient lisibles sauf si le code à barre est imprimé au dos du livre.
La veille de l’inventaire, ranger les livres verticalement, sur le chant, dans les étagères, vider un maximum de tables et de tourniquets et placer les livres verticalement dans les étagères.
Si vous avez des tourniquets de cartes postales, vendues sous le même ean, comptez et notez la quantité totale.
Le magasin doit être divisé en secteurs, eux-mêmes subdivisées en zones (numérotées sur 4 chiffres) qui contiennent 20 à 200 livres.
À titre d’exemple, il est contreproductif de créer une zone ne contenant que 3 ou 4 articles, autant les regrouper avec la zone précédente ou suivante !
exemple :
secteur 1 XXXX comprenant les zones de 1000 à 1999
secteur 2 XXXX comprenant les zones de 2000 à 2999
secteur 3 XXXX comprenant les zones de 3000 à 3999
etc …
Pour assurer un suivi correct de l’avancement de votre inventaire il est impératif de numéroter les zones de 1 en 1 c’est à dire par exemple : 1001,1002,1003,1004……. 1125 2001,2002,2003,2004…….. 2096 3001,3002, 3003, 3004…… 3058 |
Attention dans le rayon voyage, prévoir des petites zones pour le rayon des cartes.
Ces zones doivent être clairement définies. Choisissez si possible des limites« naturelles », ex . une étagère= une zone.
Ces zones doivent être numérotées de 1 à …, et toujours sur 4 chiffres. Au-dessus de chaque zone on notera le numéro sur un papier (post-It) affiché clairement sur la zone.
Attention n’oubliez pas les vitrines, soit il faut les vider, soit les diviser clairement en zone. Attention aux réserves et aux présentoirs !
Attention aux commandes client (attention c’est ean de l’article qu’il faudra scanner et non le code à barres de l’étiquette de commande client générée par ML).
IMPORTANT : Scanner également les dépôts fournisseurs ! Ceux-ci ne seront pas valorisés au moment de l'édition de l'inventaire (pour peu qu’ils aient été correctement encodés).
Un endroit pour encoder les inconnus et les livres qui ne passent pas.
Des bacs pour ramasser les illisibles et les inconnus.
Désigner 1 personne pour l’encodage des inconnus et le déchargement des Unitech dans le programme d’inventaire : le Superviseur.
Chaque personne sera munie d’un portable Unitech avec lequel il scannera tous les articles
Il n’est pas indispensable de compter chaque zone. Néanmoins, il est vivement conseiller d’effectuer le «contrôle » des quelques zones de manière aléatoire.
Les articles inconnus ou dont le code à barre ne peut être lu par la douchette seront encodés à la main.
Quand tout est encodé, on clôture l’inventaire, une liste des différences de stock sera éditée. Les plus grosses différences seront recherchées et expliquées. Puis le stock pourra être mis à jour.
La saisie est très importante, concentrez-vous sur le bon « BIP ».
Ne travaillez pas trop près l’un de l’autre, vous n’entendrez pas correctement le bip.
Ne parlez pas trop pendant la saisie.
Plus vous serez concentrés pendant cette saisie, plus vite l’inventaire sera terminé.
Très important, saisissez toujours les articles dans la zone de haut en bas et de gauche à droite.
Si un article n’est pas lisible placez le dans un bac et faites le saisir manuellement.