Utilisation de la messagerie Medialog

La messagerie est une fonctionnalité de Medialog qui vous permet, via e-mail, de :

• Prévenir vos clients que leur commande est arrivée (Possibilité également de les prévenir par SMS)
• Envoyer vos commandes aux fournisseurs
• Transmettre à vos clients leurs factures, bons de livraison, notes de crédit au format électronique (.pdf)

Sommaire

1. Configuration de Medialog pour les messages aux clients

• Avant tout, il faut définir les paramètres généraux de Medialog qui seront utilisés lors de la création de nouveaux clients, pour cela il faut se rendre dans le configurateur de Medialog via le menu suivant :

• Puis choisissez l'onglet Vente à terme et Messagerie Clients :

"Message reçu" et "Message non reçu" doivent tous deux être paramétrés sur EMAIL, ainsi à chaque création de client Medialog demandera de renseigner l'adresse e-mail du client.

Validez vos modifications en cliquant sur OK et quitter le configurateur Medialog.

2. Fiche client

Lors de la création d’un client, les informations de départ seront celles définies par le configurateur.  Il vous est donc possible de définir un paramétrage différent pour chaque client. 

Dans l'onglet "Général" n’oubliez pas de remplir la zone "E-mail" si vous souhaitez avertir votre client par e-mail.  Faites de même pour le numéro de téléphone "portable" pour avertir vos clients par SMS.

Si votre client ne souhaite pas être averti par e-mail ou SMS, vous devrez configurer l'onglet messagerie "Message reçu" et "Message non reçu" sur NONE dans l'onglet "Messagerie".

Après le paramétrage de vos clients et de la méthode à utiliser pour les avertir, nous allons définir les messages qui seront envoyés.

3. Module de messagerie - Modification du message de base

Il faut à présent définir le message personnalisé qui sera envoyé aux clients, pour cela ouvrez le module de messagerie :

Puis ouvrez l'édition des messages :

Ici, vous pouvez configurer les différents messages que Medialog peut envoyer :

1. Sélectionnez le type de message (Commande disponible, Commande épuisée, Facture...)
2. Sélectionnez le type d'envoi (Papier, SMS, e-mail)
3. Sélectionnez la langue du message
4. Cliquez sur OK

Exemple de message de base pour une commande disponible :

Vous pourrez modifier le message de type e-mail qui sera généré par le système comme vous le désirez.  Veillez à ne pas modifier les balises commençant par un @, elles sont utilisées par le système interne de la messagerie.   Si vous souhaitez ajouter d’autres informations provenant du système, veuillez nous contacter. 

il vous est permis de modifier le texte pour mettre une partie en gras, italique ou souligné.  Si vous appliquez ce formatage de texte sur une des valeurs de nos balises, veillez là encore à bien prendre la balises entière (donc en incluant le @ dans le formatage du texte). 

Pour les messages de type SMS, celui-ci ne doit en aucun cas dépasser les 160 caractères.

Pour valider, cliquez simplement sur "OK". 

4. Commande client

Une fois la messagerie entièrement paramétrée, il suffit de prendre ses commandes clients.  Vous y retrouvez les paramètres définis au préalable pour le client.

Au moment du passage de la commande client, l’onglet messagerie sera donc complété avec les paramètres prédéfinis pour le client.  Il sera donc possible de modifier cela pour la commande client. Si un client souhaite être toujours prévenu par mail, mais pour une commande particulière il désire recevoir un SMS, cela est possible en modifiant le service de communication à la commande client.

5. Réception de la commande

Une fois la commande passée chez le fournisseur, il faudra que l'article soit réceptionné pour obtenir la création du message (ou par l'utilisation des réponses fournisseurs).  

En réception, il est possible de voir le type de message qui sera créé pour le client dans le cadre inférieur affichant les commandes clients.

Pour placer cette colonne visiblement faites un clic droit sur une colonne puis choisissez "Ajouter/Supprimer des colonnes" afin de déplacer la colonne "Type de message"

Une fois la réception de la commande client validée, le message est créé dans le module de messagerie.

6. Envoi des messages

Les messages générés lors de la réception se trouvent sous l'Objet "Commande disponible" dans le module de messagerie :

Pour éditer le contenu du message généré ou modifier une information (corriger l'e-mail) vous pouvez sélectionner un message et cliquer sur "Ouvrir" et ensuite "Sauvegarder" :

Vous pouvez ensuite procéder à l'envoi du ou des message(s), en sélectionnant les messages à envoyer puis en cliquant sur "Envoyer" ou en cliquant sur "Tout envoyer", à ce moment là tous les messages partent en même temps.

Informations complémentaires :

Un message envoyé peut être remis en boite d’envoi sauf dans le cas du SMS, pour cela, il suffit d’aller dans le menu "Actions" et de cliquer sur "Remettre le message en boîte d’envoi".

Si après un envoi votre message se trouve toujours dans la boîte d’envoi, c’est que le message n’a pas su être envoyé.  Les causes sont le plus souvent un numéro de téléphone incorrect pour un SMS, et une adresse e-mail incorrecte pour un e-mail, procédez à l'édition du message pour le corriger et le renvoyer.

7. Configuration de Medialog pour les commandes fournisseur

Le module de messagerie de Medialog, à présent configuré pour la messagerie client, peut également être utilisé pour l'envoi par e-mail de vos commandes aux fournisseurs.

a. Configuration du fournisseur

La configuration du fournisseur s'effectue dans les répertoires en sélectionnant le fournisseur auquel on souhaite envoyer ses commandes par e-mail :

Il est nécessaire de remplir les champs Langue et E-Mail sur la fiche fournisseur, vous pouvez également indiquer votre référence client dans l'onglet "Commandes" pour la reprendre sur le message destiné au fournisseur :

Les 2 langues standard utilisées par Medialog sont le français et le néerlandais, si vous sélectionnez une autre langue il est possible qu'il n'y ait pas de message de base prédéfini dans votre configuration, dans ce cas adressez-vous au Helpdesk de Titelive.

b. Envoi de la commande au fournisseur

Dans le menu "Edition des commandes" choisissez le fournisseur configurer précédemment, pour générer l'e-mail de la commande fournisseur cliquez sur le bouton représentant "la Terre" :

Vous obtenez ensuite un message vous invitant à vous rendre en messagerie :

Rendez-vous en messagerie via le menu "Article" > "Messagerie" puis sélectionnez votre message pour visualiser son contenu :

Procédez à l'envoi de la commande en cliquant sur "Envoyer".

8. Envoi des factures, bons de livraison, notes de crédit au format .pdf

Sur la fiche client, vous pouvez également paramétrer le mode d'envoi des factures, bons de livraison, notes de crédit par voie électronique en cochant cette case :

Aller ensuite dans le module de facturation pour créer sa facture, bon de livraison, note de crédit... mais avant de créer le document il est intéressant de cocher une option qui vous permettra de choisir entre l'e-mail pour le client et/ou le nombre d'exemplaire à imprimer pour vous-même : "Options" > "Confirmation Impression Pdf/e-mail"

Générez ensuite votre facture comme d'habitude, un nouvel écran apparaît pour vous demander combien d'exemplaires vous souhaitez imprimer en plus de l'e-mail qui sera envoyé au client :

Rendez-vous en messagerie via le menu "Article" > "Messagerie" puis sélectionnez votre message sous l'objet "Facture" pour l'envoyer :