Inventariseren

 

Handleiding

Unitech pennen

Belangrijk, lees dit eerst !
INVENTARIS VOORSCHRIFTEN
Geachte klant,
Wij danken u voor het inhuren van deze inventarispennen. Om u en de volgende klanten een optimale service te kunnen verlenen, is het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met het materiaal.

DE WAARDE VAN DEZE KOFFER IS 4.500 Euro excl. BTW.


Vergeet niet om alle batterijen te laden na de inventaris voor de volgende klant. Gebruik hiervoor de oplader die in de koffer zit.
Bij het terugbezorgen of versturen naar een collega is het belangrijk om de volgende voorschriften na te leven :

  • Leg alles terug op de voorziene plaats in de koffer

  • Koffer goed beschermen in een doos met isolatie

  • A.u.b. geen stickers (adres of andere) kleven op de koffer

  • Verzending verzekeren ter waarde van het hierboven vermeld bedrag


Wij nemen de vrijheid eventuele kosten aan te rekenen bij het niet opvolgen van deze, naar onze mening, kleine voorschriften.
! Instaleer de craddle een paar dagen voor de eigenlijke inventarisatie. Gebruik hiervoor de craddle installatie handleiding. Wis zeker de tlinv-map van vorig jaar!
Test uit of u een testkassa 3333 kan overzetten van een pen tot in het inventarisatie programma. Lees hiervoor deze handleiding.
De 'ftp account' gegevens die u nodig heeft voor de inventarisatie staan vermeld in de mail die u eerder ontving.
Heeft u kantoor artikelen in voorraad die u nu niet gaat inventariseren, is het
belangrijk dat u dit vermeldt als u belt.

Wij danken u voor uw medewerking, Het TITE-LIVE team

Index

INVENTARIS VOORSCHRIFTEN2
Index3
Het inventariseren kort uitgelegd:4
TESTEN5

  1. De Pen6

Inlezen van een pen = een kastnummer toekennen en de artikelen in een kast inscannen in een pen 9

  1. MLUNI11

Uitlezen van een pen = de artikelen die in een pen zitten overzetten naar de Titelive server: 11
Een pen terug leegmaken16

  1. Het Inventaris programma17

    1. Initialiseren van de Inventaris tabellen18

    2. Beeld van Stock19

3.3 Integratie van Bestanden21
Verwijderen van een zone (kast)24

  1.  

    1. Manuele invoer25

Lijst Onbekende artikelen25

  1.  

    1. Verschillen raadplegen27

    2. Control Center30

    3. Update voorraad32

Inventaris uitprinten34
TIPS: Voorbereiding van een inventarisatie36

  1. Hoeveel tijd is er nodig voor het inventariseren?37

  2. Hoeveel medewerkers moeten er worden ingezet?37

  3. Welke overige voorbereidingen zijn er nog nodig?37

De batterijen38

Het inventariseren kort uitgelegd:


Om te inventariseren maak je gebruik van pennen en van twee programma's:
de pen: de pen (= de scanner) gebruikt u om artikelen in te scannen. Het beste is dat u uw kasten indeelt in gemakkelijk te herkennen delen. Elk deel geeft u een nummer (= kastnummer of zone) .
U noteert deze zones op een lijst.
Wanneer u nu een scanner meegeeft aan een medewerker om een zone (kastdeel) te gaan scannen, doet u volgende stappen:

  •  

    • Maak de scanner leeg

    • Ken het kastnummer toe aan de scanner

    • Schrijf de naam van de medewerker naast het zonenummer op uw papieren lijst

    • Geef de pen mee met uw medewerker om de artikelen te gaan scannen.


Het voordeel van deze werkwijze is dat u bij eventuele fouten slechts het bijhorend kastdeel opnieuw hoeft te scannen en niet de volledige inventarisatie moet herbeginnen.
U vindt meer uitleg over deze stappen in het deel 1 over de pen.
MLuni: Dit is een programma dat u gebruikt om de artikelen die u in een pen heeft ingelezen over te zetten naar de Tite-live server.
Als de medewerker klaar is met het inlezen van de artikelen in een kast, dan geeft hij zijn pen aan u en kan u die via het programma mluni overzetten naar de Tite-Live server. Hoe u dat precies doet staat uitgeschreven in deel 2 MLUNI
Het inventarisatie programma:
Dit is een programma dat je terug vindt naast het medialog icoontje in Citrix. Je mag het inventarisatie programma samen open zetten met het mluni programma. Dat mag op dezelfde pc zijn of op een andere, maar het is best wel een pc waarop u kan printen.

  •  

    • 1. in het inventarisatieprogramma schrapt u eerst alle gegevens van vorige jaren (initialisatie van bestanden).

    • 2. Daarna leest u in een eerste kolom de huidige stock van medialog in (beeld van stock)

    • 3. Daarna maakt u een tweede kolom aan die de gescande stock bevat. U doet dit via integratie van bestanden (= inbrengen van de ingelezen kasten in een tweede [= inventaris] kolom) en via manuele invoer (= manueel intypen van de boeken die de scanner niet heeft herkend)

    • 4. Wanneer alle artikelen in de tweede kolom zijn ingelezen, hetzij manueel, hetzij via de scanner, dan ga je de stock van medialog (eerste kolom) gaan vergelijken met de stock die je geïnventariseerd hebt (verschillen raadplegen).

Zijn daar grote verschillen tussen dan kan je die artikelen nog eens extra gaan natellen en het definitieve getal inbrengen via control center.

  •  

    • 5. Ben je klaar met inventariseren dan zet je de nieuw getelde stock over naar Medialog via update voorraad.


Daarna mag je het inventarisatie programma sluiten en eventueel nog een aantal rapporten afprinten van uit Medialog via het menu 'management'. Wij raden aan om daar zeker het menu 'inventaris' > nieuwe selectie > maandelijkse inventaris af te printen direct na de update van de voorraad.
Deel 3 van deze handleiding gaat meer in detail in op elk van bovenvermelde stappen De handleiding bevat tot slot nog wat tips over het voorbereiden van de inventarisatie.


TESTEN


Gebruik de andere handleiding over de installatie van de craddle om deze te installeren, een paar werkdagen voor de echte inventarisatie, zodat eventuele problemen nog kunnen opgelost worden.
De testen hebben tot doel te controleren

  •  

    • of je een test kassa zone kan inscannen,

    • of je die via mluni kan overzetten tot op de Tite-live server,

    • of je die dan terugvindt in het inventarisatie programma

    • en of de printer werkt.

Je moet dus op basis van een testkassa 3333 de stappen uitvoeren tot en met het afdrukken van de onbekenden.
Bij het testen moet je geen verschillenlijst raadplegen en zeker niet een 'update voorraad' doen, want dan zou je per ongeluk de voorraad van je medialog leegmaken!

De Pen





de pen (= de scanner) gebruikt u om artikelen in te scannen. Het beste is dat u uw kasten indeelt in gemakkelijk te herkennen delen. Elk deel geeft u een nummer (= kastnummer of zone) .
U noteert deze zones op een lijst.
Wanneer u nu een scanner meegeeft aan een medewerker om een zone (kastdeel te gaan scannen) doet u volgende stappen:

  •  

    • Maak de scanner leeg

    • Ken het kastnummer toe aan de scanner

    • Schrijf de naam van de medewerker naast het zonenummer op uw papieren lijst

    • Geef de pen mee met uw medewerker om de artikelen te gaan scannen.


Het voordeel van deze werkwijze is dat u bij eventuele fouten slechts het bijhorend kastdeel opnieuw hoeft te scannen en niet de volledige inventarisatie moet herbeginnen.
Het werken met de scanner (of met manuele invoer) heeft ook als voordeel dat u niet eerst de boeken mooi moet samen zetten. Komt u een boek tegen in een kast dan scant u het (= +1). Heeft een klant een tweede exemplaar van hetzelfde boek verkeerdelijk in een andere kast geplaatst, dan zal u het, wanneer deze andere kast aan de beurt is, daar opnieuw scannen (= +1). Het inventarisatie programma zal op het einde al die exemplaren mooi samen tellen (= 2)

Tip: Plaats altijd het snoertje van het toestel rondom uw hand tijdens het werken met het toestel, zo vermijd u dat het toestel op de grond valt en dat de scannerkop stuk gaat (redelijk gevoelig).

De pen: Toetsen op de scanner
Ondanks het feit dat er een uitgebreid toetsenbord aanwezig is hoeft u maar enkele toetsen te kennen.

!worddavfc1558713bc89acfe2e3bb0735f71e24.png|height=185,width=192!Pen aanzetten

Druk op de on/off knop.
Het toestel laadt het programma op en het hoofdmenu (MAIN MENU) verschijnt.

Pen uitzetten

Druk de knop on/off enkele seconden in totdat het beeld verdwijnt.

Pen initialiseren

Het zou kunnen zijn dat de vorige gebruiker de pen niet leeggemaakt heeft en dat er nog data in het geheugen
aanwezig is. Het is dus aangeraden om met iedere pen eerst een 'Reset' te doen.
In het MAIN MENU, druk op toets 1 (Inventory).
In het menu INVENTORY druk op toets 4 (Options).
In het menu OPTIONS druk op toets 2 (Reset). Als Password tikt u in: 1945.

  •  

    • Als er nog gegevens instonden, dan geeft het programma de vraag of de gegevens geschrapt mogen worden of niet. (Erase? 1=yes 0=No).


Druk toets 1 en direct daarna toets ENT. De pen is nu leeg.

  •  

    • Wanneer de pen al leeg was, verschijnt de boodschap dat er geen file is gevonden (File not found).


Druk op de toets ENT en u bevindt zich weer terug in het menu INVENTORY.

Navigeren in het programma
Buiten de numerieke toetsen om menu keuzes te maken of het aantal te wijzigen, heeft u twee extra toetsen die u moet gebruiken, namelijk de ESC en de ENT toetsen.

Scannen

U drukt op de gele knop tussen de 'ESC' en 'ENT' toetsen om te scannen (u moet hiervoor in een kast zijn, zie verder).
Als u een gek geluid hoort tijdens het scannen dan heeft de scanner niet het juiste EAN code gescand. Dan nogmaals het artikel scannen.

Probleem met de scanner?
veranderen !worddav194a41234494fa522016f1ce14d76636.png|height=185,width=204!Wanneer de toetsen van de scanner blokkeren, dan heeft u per ongeluk op het knopje gedrukt net boven de aan/uit toets van het apparaat. Druk nogmaals op dit knopje en het apparaat werkt weer.



Geluid aanpassen op de pen
Druk op de 'CMD' toets, daarna op 'SP' toets.
Op het schermpje ziet u de 'BEEP VOLUME' staan. Druk nogmaals op de 'SP' toets om het geluid te veranderen van 'Low' of 'Medium' naar 'High'.
Druk hierna op de 'ENT' toets.


Inlezen van een pen = een kastnummer toekennen en de artikelen in een kast inscannen in een pen:



Zet de pen aan.

Wanneer er per ongeluk op de toets Alpha (boven de starttoets) gedrukt is, blokkeert het toestel. Druk dan nogmaals op de Alpha-toets en ga verder.
Druk in het hoofdmenu (MAIN MENU) op 1.

Druk In het inventarismenu (INVENTORY) weer op 1 om de Scanmodule op te starten.





Tik eerst het kastnummer in naast Unit. Let er op dat voorloopnummers noodzakelijk zijn, dus kast 1 moet ingetikt worden als 0001.
Druk op ENT om het kastnummer te bevestigen.
De curser komt dan naast Ref: te staan. U kunt nu de artikelen in scannen of eventueel intikken (13 cijferige ISBN#)

Tip: Scan de boeken in de kast van links naar rechts, en van boven naar onderen. Leg de boeken zo, dat het duidelijk is bij welke kastnummer ze horen. Leg een boek op het einde van een plank ,die net gescand is, op zijn kant zodat deze uitsteekt, zodat men weet dat deze plank gescand is. Wanneer men niet zeker is of een boek gescand is of dat het aantal wel goed is, leg dat boek opzij met een briefje met het kastnummer en het aantal wat het moet zijn, dit kun je later nakijken in het MediaLog inventarisprogramma onder 'Control Center'.
Onder de zone Last Scan en Qty komt het ingescande artikel te staan. Het aantal is als default 1. Zijn er meerdere van dezelfde artikelen, tik dan het aantal in en druk daarna op ENT. Dit overschrijft dan het aantal. Wordt er een verkeerd aantal ingetikt, tik dan nogmaals het goede aantal in met ENT. Je kunt ook hetzelfde boek meerdere keren scannen, deze worden dan opgeteld.
Druk men per ongeluk op de Esc-toets tijdens het scannen, tik dan het kastnummer weer In (liefst door de persoon die de pennen uitdeelt) en ga verder met het scannen. De gegevens zijn niet verloren gegaan. Wanneer men niet zeker is, kijk later de uitdraai na van de kast.
Wanneer het beeld op een pen uitgaat tijdens het scannen, start de pen weer op, tik het kastnummer weer in (liefst door de persoon die de pennen uitdeelt) waar men mee bezig was, en ga verder met waar men gebleven was. Er is niets verloren!
Wanneer er per ongeluk achter Ref: iets verkeerd is ingescand of is ingetikt, kun je dit nog altijd wissen met de pijltjetoets  . Deze bevindt zich naast de Alpha-toets.
Na het scannen van een kast kunt u terug gaan naar het INVENTORY MENU door de toets ´ESC` 2 keer in te drukken.



Opgelet!


Maar 1 kast per pen inlezen.
Het allerbelangrijkste is dat 1 verantwoordelijke goed bijhoudt welke kasten reeds wel en welke nog niet ingelezen zijn (bv. door de naam naast het kastnummer te schrijven op een papieren lijst die je in de buurt van de craddle legt).
Maak de kastdelen niet te groot, zodat als je een kast moet herscannen, het niet teveel werk inhoudt.
Heb je een pen reeds overgezet via mluni, en moet je die toch herinlezen, scrap dan de kast in het inventarisatie programma (zie verder), maak de pen leeg en geef de pen een nieuw nog niet gebruikt nummer bij het herinlezen.
Moet je een kast herinlezen voordat je ze hebt overgezet via mluni, maak dan de pen leeg, je mag de pen nu wel hetzelfde kastnummer geven.

MLUNI


Het programma mluni gebruikt u om de kast (de artikelen) die zijn ingelezen in een pen, over te zetten naar de Tite-live server.
Pas wanneer kasten op de Tite-Llive server staan, zal het inventarisatieprogramma ze terug vinden.


Uitlezen van een pen = de artikelen die in een pen zitten overzetten naar de Titelive server:


Open het programma mluni, dat via de craddle, de artikelen uit uw pen zal overzetten naar de Tite-live server. U vindt dat programma op uw bureaublad of in de map c:\tlinv\mluni.exe
Zo ziet het programma er uit als het is geopend. Laat het programma open staan (samen met het inventarisatie programma)


Hier wordt de stappen getoond die u moet verrichten om de leespennen uit te lezen.
stap 1 tm 3 verricht u op de leespen.
(zie uitgebreide instructies op de volgende blz).
Stap 4 verricht u op de PC door op <START> te klikken.
Stap 5 verricht u weer op de leespen.
De pen met de ingelezen artikelen moet klaargezet worden om uitgelezen te worden.

Zet de pen nog niet in de craddle:

Stap 1.
Ga, na het inlezen van een kast, op de pen naar het menu 'INVENTORY' door 2X op de 'ESC-toets' te drukken.
Druk op 2 – 'Transmission'.



Stap 2.
In het scherm 'TRANSMISSION' kiest u voor het versturen van de gegevens naar de computer.
Druk op 1 - 'Download to PC'.



Stap 3.
U kunt nu de pen in de houder steken. De pen is klaar om uitgelezen te worden.






Stap 4. (op <START> klikken)
Wordt gedaan op de PC.
Stap 5.
Verwijder, nadat de gegevens zijn overgezet, de leespen uit de houder en druk op de leespen 4 keer op de toets <ENT> om deze leeg te maken.

Stap 4 en 5 staan op volgende bladzijde meer in detail uitgelegd.
Dit is wat u ziet nadat u in stap 4 op start hebt geklikt: Wanneer de Unitech leespen correct is aangesloten in de houder, begint met stap 4 het overzetten van de inventaris bestanden. Het volgend scherm verschijnt :

Op dit scherm kan je het aantal ingescande artikelen aflezen (5 articles) , alsook het kastnummer (stk0001.txt = kast 0001).
Wanneer het nummer van de kast (zone) al gebruikt is, komt het volgende scherm te voorschijn met de vraag om een nieuwe kastnummer in te voeren. Geef een niet gebruikt kastnummer in en klik daarna op <OK>.
Dit is een waarschuwing dat een pen voor de 2de keer wordt ingelezen, of dat op een pen 2 keer hetzelfde kastnummer is gebruikt.





Wanneer er nu terug per abuis een reeds bestaand kastnummer (zonenummer) ingetikt wordt, krijgen we het volgende scherm. Je kan beter een totaal ander vrij nummer kiezen, bijvoorbeeld kast 6015 in plaats van kast 0015. Dit is dan later ook gemakkelijk herkenbaar.

Klik op <OK> en u keert terug naar het vorige scherm waar u opnieuw een kastnummer (zonenummer) kan intikken.
Wanneer de kast een geldig vrij nummer heeft (= een nog niet eerder gebruikt nummer) kan u verder gaan. Klik op 'Continue' om de kast over te zetten. Volgende melding komt op het scherm :

.
Het bestand met de inhoud van de leespen wordt nu overgezet naar de computer en daarna (via het programma Medianet) naar de Tite-Live server.






Nadat de gegevens zijn overgezet bevindt u zich weer terug op het beginscherm op de PC.
Wanneer de pen is uitgelezen staat er op de pen: STK.txt Uploading... OK! Press any key...
Verwijder de leespen uit de houder.

Een pen terug leegmaken:


U kunt nu stap 5 (= de pen leegmaken) uitvoeren op de pen. Druk 4 keer op de toets
<ENT> om de pen leeg te maken. U bevindt zich weer in het menu 'INVENTORY'.
Wanneer er per ongeluk in plaats van 'ENT' de toets 'ESC' ingedrukt is, kunt u de pen ook leegmaken op de volgende wijze:
Druk nogmaals 'ESC' totdat je weer bij het 'MAIN MENU' terugkomt.
Druk nu toets 1 - 'INVENTORY', dan toets 4 - 'OPTIONS', dan toets 2 - 'RESET'.
Tik als Password: 1945 in en druk 2 keer de 'ENT' toets in, totdat je weer het 'INVENTORY' scherm ziet.
Deze handeling kunt u ook doen wanneer dezelfde kast per ongeluk 2 keer is ingelezen, of wanneer men niet meer weet wat er wel of niet gescand is en een kast opnieuw wil beginnen.

  1. Het Inventaris programma

Start MediaLog op vanuit het Bureaublad, zoals u normaal MediaLog opstart. Klik nu op het icoontje 'Inventaris' in plaats van MediaLog.

Het volgende scherm verschijnt.



Initialiseren van de Inventaris tabellen


Hiermee wis je alle bestanden ( 'Beeld van voorraad' en 'Referenties invoer') van de vorige inventaris. Dit moet je maar 1 keer doen per inventarisatie, aan het begin van de inventarisatie, maar vergeet het niet, anders zal uw voorraad van de vorige keer vermengd worden met de kasten die je vandaag scant! (gebruik je meerdere cradles, dan mag je slechts op 1 pc de tabellen initialiseren en het beeld van stock nemen)
Klik in het menu op 'Extra' – 'Tabellen inventaris opnieuw initialiseren'.

Het volgende schermpje zal verschijnen

Beide vinkjes moeten aanstaan. Klik op OK

Beeld van Stock


Hiermee plaats je de huidige stock van medialog in een eerste kolom in het inventarisatieprogramma, die later zal gebruikt worden om te vergelijken met wat je vandaag via de scanners (of manueel) inscant in een tweede kolom.
Je moet dat maar 1 keer doen aan het begin van de inventarisatie. Heb je die stap gedaan, dan mag je (indien je echt aan het inventariseren bent) geen wijzigingen meer aanbrengen in Medialog (geen verkopen en geen ontvangsten of stockwijzigingen)
Klik op het icoontje 'Beeld van Stock' .

Voordat men verder gaat verschijnt het volgende scherm.

Klik op de knop <START> en klik op de Bevestiging op <Yes>.

Er begint nu een tellertje te lopen dat laat zien hoever men is met het overzetten van de huidige stock uit medialog naar het inventarisatie programma.
Wanneer er voordien een inventaris is gedaan met dit programma zal er nog een extra bevestiging verschijnen:
Opgelet : xxxRecords in het beeld van de voorraad. Datum van de sluiting xx/xx/xx. Wilt u het beeld van de voorraad opnieuw aanmaken? Klik dan op
<YES>.

Wanneer alle bestanden zijn overgezet verschijnt een boodschap 'einde van transfert. Klik op <OK>. U bevindt zich weer in het startscherm.



3.3 Integratie van Bestanden


U hebt de artikelen in een pen ingescand; met een eigen kastnummer. Deze pen heeft u via het mluni programma (zie eerder in deze handleiding) overgezet naar de Tite-live server. Om de kasten die zijn overgezet op de server te zien verschijnen in het inventarisatie programma, gebruikt u het icoontje integratie van bestanden.
Dit zal al de artikelen van de kasten op de server inlezen in een tweede kolom in het inventarisatie programma. Deze kolom is de kolom waarin de huidige (gescande) stock geteld wordt.
Klik op het icoontje van: 'Integratie van Bestanden'.


Het volgende scherm verschijnt. Hier kies men waar de bestanden staan, lokaal of op de ASP server.
De Reeds ingescande kasten (zones) komen in een keuzelijstje tevoorschijn. U zal enkel kasten zien indien er reeds 1 is overgezet via mluni. (Zijn er geen kasten overgezet, dan krijgt u een foutmelding)
Kies als Type 'ASP' en selecteer uw zone, bv 'stk3333.txt' en klik op <Ja> .

De reeds tot op de Tite-live server geraakte kasten worden nu in het scherm zichtbaar.

Zet u daarna een extra kast over via mluni, klik dan op de refresh toets om die extra kast zichtbaar te maken in het inventarisatie programma.
Onder de kolom Zone ziet u de gescande kasten staan. Daarnaast staat een kolom met Bekende en Onbekende artikelen.
(Onbekenden zijn boeken die de scanner niet heeft kunnen scannen. Met behulp van de onbekendenlijst kan u die in de kast terugvinden en alsnog manueel ingeven, zie verder).

23 - 40*U ziet bij de ingelezen kasten , onder de kolom integratie, *[dubbel-klik hier] staan. Doe dat voor elke ingelezen kast.
Een schermpje verschijnt met de tekst: Einde behandeling van xx records. (xx onbekenden!!!)
Als er géén onbekenden zijn zal er staan: Wilt u de zone afdrukken? Yes No. Klik op <No>.
Als er wel onbekenden zijn zal er staan: [OK] om de onbekende te printen [Annuleren] om niet te printen.
Klik op <OK>.

Als u besluit de 'lijst van onbekende' niet uit te draaien, daar er géén onbekende zijn, zal onder de kolom 'Afdruk lijst onbekende' een streepje verschijnen (zie zone 2424).
Als u besluit geen lijst uit te draaien daar u dat pas later wilt doen, dan verschijnt er onder 'Afdruk lijst onbekende' [dubbel-klik hier].
Om deze dan alsnog uit te draaien, dubbelklik op de regel van een kast (zone). Wanneer u de onbekenden lijst heeft uitgedraaid zal er ook hier een datum verschijnen.
Bent u een lijst verloren en wilt u deze nogmaals afdrukken, dubbelklik op de regel van die kast in de kolom 'Afdruk lijst onbekende'.
Wanneer u inmiddels andere kasten (zones) heeft ingelezen via het MLUNI programma, klik op de knop Refresh en die laatste zones worden dan ook getoond.


Verwijderen van een zone (kast)

Wanneer u een zone (kast) wilt verwijderen bijvoorbeeld: de kast 3333 (test pen), doet u dat als volgt:
Klik in het menu op 'Extra' > 'Zone verwijderen' en een klein schermpje verschijnt. Klik op het 'kleine pijltje' en selecteer de zone en klik op de knop <Verwijderen>.
Een schermpje verschijnt met een bevestiging: 'Bevestig het verwijderen van de zone XXXX.
Klik op de knop <Yes> en sluit het schermpje 'Zone verwijderen' met het kruisje
rechtsboven.


Manuele invoer


U kunt de artikelen ook manueel invoeren via het icoon Manuele invoer.
Als u met pennen werkt zal u dat in principe enkel doen voor boeken die voor de scanner onbekend waren.
U kan deze onbekende boeken terugvinden via de in vorige stap afgedrukte onbekenden lijsten.

Lijst Onbekende artikelen

Wanneer je kijkt naar een lijst met Onbekende artikelen zie je het volgende staan: Zone:PosRef.Hoev.AuteurOmschrij.
0001497890225403502Cox, SimonDe geheimen vd DaVinci code
0001697890225401251Onbekend !!!*********

Hoe vindt je het onbekende artikel ?

Kijkend naar het voorbeeld hierboven, ziet u dat in kast 0001, op de 4rde positie (van links naar rechts, boven naar onder), het boek 'De geheimen vd DaVinci code' staat. Er zijn 2 boeken, dus op positie 6 staat 1 het onbekend boek.

Onbekende artikelen
  •  

    •  

      • Vaak zijn onbekende boeken niet bekend in het systeem en moeten ze alsnog ingevoerd worden (via Manuele invoer).

      • Het zou ook kunnen zijn dat tijdens het scannen van het artikel de pen een verkeerd nummer gescand heeft, en dat daarna het juiste nummer is gescand. In dit geval zult u het boek niet vinden. Kijk dus eventjes naar het nummer dat onbekend is.

      • Het zou ook kunnen zijn dat de pen een ISBN# verkeerd gelezen heeft, (sticker was onduidelijk). In dit geval kunt u het artikel alsnog invoeren (Manuele invoer).

Om onbekende artikelen in te voeren klikt u op het icoontje 'Manuele invoer'.


Het volgende scherm verschijnt:

Met de cursor in Referentie: scan/typ het artikel.
Wanneer dit artikel onbekend is zal het programma vragen of je het artikel wil aanmaken. Het schermpje verschijnt en je maakt het artikel dan aan op dezelfde manier
zoals je een artikel aanmaakt in Artikel Beheer in Medialog (De uitgever en leverancier moeten WEL bekend zijn in MediaLog).. Let op dat het artikel aangemaakt wordt voor: Boeken onder productgroep (Tab) - Boeken etc.
In het vakje 'Correctie' - achter Zone - tik in: 9000
(je mag nooit het kastnummer gebruiken van de originele kast waar het artikel onbekend in was, daarom wordt Zone 9000 gebruikt als een Zone voor manuele invoer).
en in Aantal: het aantal dat moet worden toegevoegd (of verminderd)., in principe is dat
1. Manuele invoer werkt immers zoals de scanner: u kan het boek in verschillende kasten tegenkomen, omdat een klant het bv verkeerd heeft teruggezet in een kast. Telkens u het boek tegenkomt doet u +1 in manuele invoer voor dat boek en het programma zal die later mooi samentellen.
Als een boek per ongeluk 2 keer is ingevoerd, tik dan als Zone 9000 in en als aantal -1.
Klik op <OK>.
In het vakje 'Invoeren' komen de ingevoerde artikelen te staan. Het vakje Bewaren NIET aanvinken.



Verschillen raadplegen

Wanneer alle artikelen zijn gescand of manueel ingevoerd dan beschikt het inventarisatie programma over twee kolommen.
In kolom 1 staat de voorraad zoals die in medialog was voor u begon te inventariseren (= oude voorraad)
In kolom 2 staat de voorraad van de inventarisatie (die u gescand heeft of manueel ingevoerd)
U kan nu een controle doen door deze kolommen met elkaar te vergelijken en waar er grote verschillen zijn het aantal exemplaren van een boek nog eens te gaan dubbelchecken/ natellen.
Klik op het icoontje 'Verschillen raadplegen'.

Het volgende scherm verschijnt. Zet het vinkje vóór 'Barcode afdrukken' uit.
Klik dan op <OK>.

Het verschillenbestand wordt opgemaakt.

De kolom Inv. Stock = ingelezen stock (inventaris)
The. Stock = de oude voorraad uit Medialog (Theoretisch).
Voordat u de verschillenlijst afdrukt, raden wij u aan om eerst het afdrukvoorbeeld op het scherm uit te draaien, je kunt dan zien hoeveel pagina's er moeten worden uitgedrukt.



Klik op het 'oogje' voor een afdrukvoorbeeld.
U kan de lijst kleiner maken door enkel de artikelen te tonen waarvan het verschil bv. groter is dan 2 (u kan zelf het getal kiezen dat u plaats in het vak 'minimum verschil')
Print de verschillenlijst uit via de knop <Afdrukken>.
Wanneer u het keuzevakje 'Barcode afdrukken' aan laat staan, dan wordt de verschillenlijst uitgedraaid met barcodes, maar….. dit duurt veel langer om te printen en verbruikt veel meer papier!
U kan de boeken die u gecontroleerd hebt op het papier doorstrepen of aanduiden met een fluorescerende stift.


Control Center


Control center gebruikt u om de boeken in te geven die u in de vorige stap (verschillenlijst raadplegen) hebt nageteld. U kan in dit scherm het boek inlezen in kast 9999 en daar het exacte aantal exemplaren van dat boek aangeven. Een boek dat in kast 9999 staat, zal geen rekening houden met andere kasten, maar het aantal uit kast 9999 overzenden naar Medialog.
Dit kun je doen door op het icoontje <Control center> te klikken.

Het volgende scherm verschijnt:
Scan/typ in 'Referentie' het ean van het artikel in.
Tik in het vakje 'Correctie' : de Zone (kast) 9999 in en in 'Gevonden hoeveelheid' de
werkelijke voorraad.
Om te controleren of een artikel gescand is of dat het aantal van een artikel goed gescand is (van een bepaalde kast), zet de cursor in 'Referentie' en scan of tik het artikel in.
In het vakje onder 'Inventaris invoer' zult u het artikel zien staan en in welke Kast met de hoeveelheid.
Om deze aan te passen:
in het vakje 'Correctie', tik in 'Zone' 9999 en vul hier het juiste aantal exemplaren van dat artikel in en klik op de knop <OK>.
Opgelet! De kast moet al geïntegreerd en afgedrukt zijn voordat deze zichtbaar is in Control Center.


Update voorraad


Wanneer al de correcties gemaakt zijn gaan we de gescande voorraad overzetten naar Medialog.
Opgepast: Na deze stap kunnen géén aanpassingen meer gemaakt worden via het programma 'Inventaris'.
Aanpassingen moeten dan gemaakt worden via de normale manier met het programma MediaLog in 'Artikel beheer'.
Klik op <Update voorraad>.


Het volgende scherm verschijnt. Klik hier op de knop <START>.


Wanneer de stock is overgezet verschijnt het volgende scherm. Klik hier op de knop <OK>.

U bent nu klaar met het inventariseren.

Sluit het programma.


Draai eventueel in MediaLog een Voorraadanalyse uit om de waarde te bepalen na de inventaris.
Wij raden ten strengste aan om in Medialog nu naar het menu management > inventaris te gaan, daar op nieuw te klikken en een maandelijkse inventaris (vinkje vandaag) uit te draaien.
34 - 40


Inventaris uitprinten

Wilt u een Inventaris uitprinten waarin de artikelen vermeld staan per Rubriek is dit mogelijk via Uitgave voorraad. (Dat wordt meestal niet gedaan, omdat het veel printwerk is, maar het kan als volgt)

Vanuit dit scherm kan je kiezen, welke productgroep je wilt gebruiken.

Je kan sorteren per Hoofdgroep (Voordeelcentra), per Groep (Familie) of per Rubriek. (Bladsprong betekent dat het geprint wordt op een nieuwe bladzijde).


TIPS: Voorbereiding van een inventarisatie


Een goede voorbereiding van de inventarisatie is minstens zo belangrijk als de eigenlijke inventarisatie. Hoe minder er aan het toeval wordt overgelaten, hoe beter de resultaten achteraf zijn. Ga ervan uit dat de inventarisatie in 1 dag moet gebeuren. Uw winkel is dan gesloten.
Het scannen van de voorraad mag maximaal 2/3 van de dag duren, dus tot ongeveer 15:00 uur. Vanaf 09:00 tot 15:00 uur heb je 6 uur ( incl. lunchtijd).
Maak een uitdraai in MediaLog van wat de Voorraadwaarde is vóór de inventarisatie en nogmaals na de inventarisatie.
! Je mag eventueel wel artikelen opzoeken in MediaLog, maar er mag NIET in MediaLog gewerkt worden tijdens het inventariseren (geen acties die vorraad wijzigen).

Wat moet geïnventariseerd worden?
InventariserenWinkelvoorraadKlantenbestellingenTijdschriftenNiet beheerde artikelenMediaLogMediaLogManueelManueel
Denk goed na wat je wel of niet wilt inventariseren.
Bedenk goed of er nog Retouren klaar staan voor verzending die nog in mindering zijn gebracht op de voorraad.
Vergeet niet de Klantenbestellingen te scannen, maar scan dan wel de ean sticker (en NIET de KLANTENSTICKER).



Hoeveel tijd is er nodig voor het inventariseren?

Een exacte tijdsduur voor het inventariseren is moeilijk te zeggen omdat dit van een aantal factoren afhankelijk is. De omvang van de winkel speelt een rol, maar ook het aantal medewerkers die ingezet kunnen worden en het aantal handscanners die gebruikt zullen worden. TITE-LIVE geeft alleen een richtlijn wat betreft de tijd die nodig is voor het scannen. Deze tijd is gemiddeld 15 tot 20 minuten per kast. Dit geldt ook voor een verkoopmeubel. Na het scannen wordt de verschillenlijst uitgedraaid, nagekeken en eventueel gecorrigeerd. Deze tijd is voor iedereen verschillend en hiervoor hoeven maar een paar mensen aanwezig te zijn. Nadat alles is goedgekeurd wordt de gescande voorraad overgezet naar de werkelijke voorraad.

Hoeveel medewerkers moeten er worden ingezet?

1 persoon kan ongeveer 3 tot 4 kasten per uur scannen. 1 kast is ongeveer 250 artikelen, meer als het kantoorartikelen zijn.
Met 5 personen (5 pennen) is dit ongeveer 15 tot 20 kasten per uur.
Daarnaast is het van belang dat 1 persoon de pennen instelt en uitdeelt en wanneer deze pen weer terug komt, deze overzet naar de server via MLUNI, en 1 geroutineerde medewerker die de lijsten met onbekende artikelen gaat controleren.


Welke overige voorbereidingen zijn er nog nodig?

Aanbevolen is dat er een plattegrond van de winkel getekend wordt, waarop staat welke kasten en meubels er zijn (met kastnummers).
Plak de kastnummers boven elk kastdeel en noteer ze op 'de lijst met kasten', waarop je bijhoudt welke kasten gescand zijn en door welke persoon .
De kasten moeten de dag voor de inventarisatie genummerd worden en deze worden ook op het plattegrond genoteerd. Denk ook aan de etalages, kassameubels, molentjes, en magazijn/opslagruimtes.
Bedoeling van dit alles is dat 1. Duidelijk is tot welke kast elk artikel hoort 2. Een kast gemakkelijk terugvindbaar is wanneer een onbekend boek moet gezocht worden, of een kastdeel volledig herscand moet worden.

De batterijen













In principe zijn de batterijen krachtig genoeg om een hele inventaris aan te kunnen. In iedere pen zit een batterij en we leveren vier extra batterijen mee zodanig dat de pennen verder gebruikt kunnen worden terwijl hun batterij aan het herladen is.
We leggen hieronder uit hoe u de batterijen uit een pen haalt (en die uiteraard er terug in steekt) en hoe u de batterijen terug oplaadt met de oplader.

U krijgt graag alles klaar voor gebruik? De volgende gebruiker ook.

Denk er daarom aan om de batterijen ook op te laden na de inventaris of laat de volgende gebruiker weten dat u geen tijd gehad heeft.
Vervangen van een batterij
Stap 1. Gebruik een muntstuk van bijvoorbeeld 5 cts, om het schroefje aan de achterkant van de pen een halve slag naar links te draaien..

!worddav20c9680fab140bd464c3bdbcc0803992.png|height=185,width=275!Stap 3. Batterij verwisselen
Haal de batterij eruit en stop een nieuwe batterij erin, met de tekst naar boven en de 2 pijltjes naar beneden zoals het plaatje. Plaats het dekseltje er weer bovenop en draai het schroefje met een muntstuk een halve slag naar rechts totdat het niet verder gaat.



Herladen van de batterijen

!worddavaf4db706f58790dae4459361de98d644.png|height=182,width=275!Het is belangrijk om de batterijen te herladen voor en na de inventaris. Gebruik hiervoor de meegeleverde oplader.






Stap 1. Sluit de voeding aan op de oplader en steek de stekker in het stopcontact.








Stap 2. Batterijen in de oplader
Steek de batterijen in de oplader zoals afgebeeld hiernaast (zie connector). Een rood lampje toont aan dat de batterij geladen moet worden. Indien groen dan is de batterij goed en hoeft het niet opgeladen te worden.

Stap 3. Einde
Een groen lampje duidt aan dat de batterijen volledig opgeladen zijn. Haal de batterijen uit de oplader.