Leveranciersberichten en leveranciersafwijkingen
Dit zijn twee schermen die samen helpen om us bestellingen die blijven open staan te beheren
In het scherm Leveranciersberichten kan u zoeken welke bestellingen er blijven open staan
en er acties op ondernemen (wissen, herbestellen, retourneren, een bericht naar de klant sturen)
In het scherm leveranciersafwijkingen komen die bestellingen te staan, waar u als actie een leveranciersbericht hebt gekozen waar nog verdere opvolging voor nodig is: Bv als de leverancier heeft laten weten dat het boek nu niet kan geleverd worden, maar later nog zal geleverd worden, kan deze bestelling verplaatst worden naar het scherm leveranciersafwijkingen om op te volgen dat de bestelling later echt geleverd wordt
Bestellingen worden aangemaakt in het scherm bestellen:
Bij ontvangst kan je dan het ontvangen boek aan zijn bestelling koppelen
Nu kan het zijn dat je op een wijze ontvangt waarbij je niet de bijhorende bestelling kiest of dat een artikel niet wordt geleverd
In dat geval blijven de bestelbonnen open staan:
Leveranciersberichten
Het scherm Leveranciersberichten helpt je bij het vinden van welke bestellingen nog open staan.
Het is dus aangeraden om daar van tijd tot tijd te gaan kijken.
Vink ‘een bestelbon’ aan en klik dan op de knop ‘bestellen°’ en klik dan in het scherm dat opent op “alle” om een specifieke bestelbon te zoeken (als je het nummer niet uit het hoofd kent)
Als bij de geselecteerde artikellijn een klantbestelling hoort, ziet u dat in het onderste deel van het scherm:
Opgepast, de klantbestelling is deze die voor de ean open staat en is niet noodzakelijk deze van de bestelling zelf. Het kan dus zijn dat je de openstaande lijn van een oude bestelling ziet (bv uit 2019) en een recente klantbestelling (bv 2023); Let dus altijd op de datum bij klantbestellingen.
LEVERANCIERSANTWOORDEN:
Je kan nu acties ondernemen op de geselecteerde lijn door het kiezen van een leveranciersantwoord en dan op bewaren te klikken:
Doe dat enkel als je weet welke acties aan het gekozen leveranciersantwoord zijn gekoppeld!
Een leveranciersantwoord is een verzameling van een aantal acties die tegelijk gebeuren.
Om te weten welke acties een gekozen antwoord zal uitvoeren, kijk je dit na in het configuratiescherm (menu extra > instellingen) van Medialog in het tabblad leveranciersmeldingen:
Er zijn helaas veel types meldingen, sommige komen van cb , andere van andere leveranciers, dus het is mogelijk dat u er maar een paar van zal gebruiken. De betekenis van een melding kan van winkel tot winkel verschillen, dus kijk even na bij uw eigen winkel in het configuratiescherm wat de meldingen die u gebruikt doen. Maak geen wijzigingen in het scherm leveranciersmeldingen!
Links onder ziet u nu welke acties de geselecteerde melding uitvoert:
DE ACTIES:
Actie | Betekenis |
|---|---|
Zichtbaar: | deze leveranciersmelding is zichtbaar in het scherm leveranciersberichten |
Verwijderen van de bestelportefeuille | staat normaal aan bij alle antwoorden die de lijn weghalen uit de bestelling, bv |
Update in het journaal | Er zal een lijn aangemaakt worden in het scherm leveranciersafwijkingen |
Herbestellen | Het artikel wordt automatisch weer in afwachting van bestelling gezet, bv in het geval van het antwoord "opnieuw bestellen" . In het geval van een klantenbestelling wordt deze opnieuw gestart met alle informatie van de klant. |
Retouren | Het artikel wordt automatisch in retour gezet bv in het geval van het antwoord "beschadigd ruilen" opgepast: gebruik antwoorden die automatisch opnieuw bestellen of retouren met de nodige voorzichtigheid! |
Verwijdering van de klantenbestellingen | staat normaal nooit aan, omdat de klantbestelling niet noodzakelijk bij de bestelling hoort (wel bij de ean) |
Daarnaast kan het zijn dat een gekozen leveranciersantwoord ook een bericht klaarzet in de berichtendienst om op te sturen naar de klant.
Leveranciersafwijkingen
Als u in de leveranciersberichten een antwoord gekozen hebt waarbij het vinkje bij ‘update in journaal’ aanstaat, dan wordt in dit scherm een lijn aangemaakt
U kan perfect werken zonder dit scherm te gebruiken.
Gebruikt u dit scherm wel, dan moet u er op letten dat de lijnen die er staan niet al te oud zijn, want dit is het scherm waar lijnen komen te staan die verdere opvolging nodig hebben.
Bv een bestelling die nog niet is geleverd, maar later zal geleverd worden.
Bent u klaar met het opvolgen van een bestelling kan u ze hier nadien schrappen:
“schrappen” kiezen en dan op bewaren klikken
De knop herbestellen werkt soms wel en soms niet, dus kijk altijd na of u de herbestelling ziet staan in het scherm Bestellen, als u deze knop heeft gebruikt.
NUIT Berichten
Voor Niet uitgeleverde artikelen via CB kan u ook automatische berichten aanmaken. Om hiervan gebruik te kunnen maken moet u echter eerst contact opnemen met CB, zodat zij deze codes ook doorsturen bij de bestelling.
Het instellen van de NUIT berichten kan u doen via Externe Programma’s > Medialog Configurator en vervolgens de tabs ‘Leveranciers meldingen’ > ‘NUIT instellingsberichten’.
Hier kan u per CB code een bijhorende melding instellen. Dubbelklik op de lijn die u wenst in te vullen of te wijzigen en vervolgens kan u via het dropdownmenu de bijhorende melding voor (Niet) in nota kiezen).
Klik vervolgens op ‘Bevestigen’ om de wijzigingen op te slaan.