Préparation de votre inventaire

Travail sur le stock

 

  • Le stock du magasin doit être le plus faible possible.

  • Editer tous les bons de retours, faire un maximum de bons de livraison et de factures afin de déstocker et d'avoir le moins de différences possible.

  • Si vous avez des réserves, essayez autant que possible de les ranger dans le magasin. Si elles sont trop importantes, incluez-les dans la division du magasin en secteur/zone (voir plus loin).

  • Vérifier que les étiquettes soient lisibles sauf si le code à barre est imprimé au dos du livre.

  • La veille de l’inventaire, ranger les livres verticalement, sur le chant, dans les étagères, vider un maximum de tables et de tourniquets et placer les livres verticalement dans les étagères.

  • Si vous avez des tourniquets de cartes postales, vendues sous le même ean, comptez et notez  la quantité totale.

Division de la librairie en secteurs & zones

 

  • Le magasin doit être divisé en secteurs, eux-mêmes subdivisées en zones (numérotées sur 4 chiffres) qui contiennent 20 à 200 livres.

  • À titre d’exemple, il est contreproductif de créer une zone ne contenant que 3 ou 4 articles, autant les regrouper avec la zone précédente ou suivante !

exemple :

secteur 1 XXXX comprenant les zones de 1000 à 1999

secteur 2 XXXX comprenant les zones de 2000 à 2999

secteur 3 XXXX comprenant les zones de 3000 à 3999

etc …

Pour assurer un suivi correct de l’avancement de votre inventaire il est impératif de numéroter les zones de 1 en 1 c’est à dire par exemple :

1001,1002,1003,1004……. 1125

2001,2002,2003,2004…….. 2096

3001,3002, 3003, 3004…… 3058

  • Attention dans le rayon voyage, prévoir des petites zones pour le rayon des cartes.

  • Ces zones doivent être clairement définies. Choisissez si possible des limites« naturelles », ex . une étagère= une zone.

  • Ces zones doivent être numérotées de 1 à …, et toujours sur 4 chiffres. Au-dessus de chaque zone on notera le numéro sur un papier (post-It) affiché clairement sur la zone.

  • Attention n’oubliez pas les vitrines, soit il faut les vider, soit les diviser clairement en zone. Attention aux réserves et aux présentoirs !

  • Attention aux commandes client (attention c’est ean de l’article qu’il faudra scanner et non le code à barres de l’étiquette de commande client générée par ML).

  • IMPORTANT : Scanner également les dépôts fournisseurs ! Ceux-ci ne seront pas valorisés au moment de l'édition de l'inventaire (pour peu qu’ils aient été correctement encodés).

 

 La logistique à prévoir

 

  • Un endroit pour encoder les inconnus et les livres qui ne passent pas.

  • Des bacs pour ramasser les illisibles et les inconnus.

  • Désigner 1 personne pour l’encodage des inconnus et le déchargement des Unitech dans le programme d’inventaire : le Superviseur.

 

Concrètement

 

  • Chaque personne sera munie d’un portable Unitech avec lequel il scannera tous les articles

  • Il n’est pas indispensable de compter chaque zone. Néanmoins, il est vivement conseiller d’effectuer le «contrôle » des quelques zones de manière aléatoire.

  • Les articles inconnus ou dont le code à barre ne peut être lu par la douchette seront encodés à la main.

  • Quand tout est encodé, on clôture l’inventaire, une liste des différences de stock sera éditée. Les plus grosses différences seront recherchées et expliquées. Puis le stock pourra être mis à jour.

 

 

Quelques conseils

 

  • La saisie est très importante, concentrez-vous sur le bon « BIP ».

  • Ne travaillez pas trop près l’un de l’autre, vous n’entendrez pas correctement le bip.

  • Ne parlez pas trop pendant la saisie.

  • Plus vous serez concentrés pendant cette saisie, plus vite l’inventaire sera terminé.

  • Très important, saisissez toujours les articles dans la zone de haut en bas et de gauche à droite.

  • Si un article n’est pas lisible placez le dans un bac et faites le saisir manuellement.

 

N’oubliez pas que la réussite votre inventaire passe avant tout par une bonne préparation de celui-ci, le respect de ces quelques règles peut vous faire gagner un temps précieux le jour de la saisie et éviter de nombreuses erreurs!