Préparation de votre inventaire

Travail sur le stock

• Le stock du magasin doit être le plus faible possible.

• Editer tous les bons de retours, faire un maximum de bons de livraison et de factures afin de déstocker et d'avoir le moins de différences possible.

• Si vous avez des réserves, essayez autant que possible de les ranger dans le magasin. Si elles sont trop importantes, incluez-les dans la division du magasin en secteur/zone (voir plus loin).

• Vérifier que les étiquettes soient lisibles sauf si le code à barre est imprimé au dos du livre.

• La veille de l’inventaire, ranger les livres verticalement, sur le chant, dans les étagères, vider un maximum de tables et de tourniquets et placer les livres verticalement dans les étagères.

• Si vous avez des tourniquets de cartes postales, vendues sous le même ean, comptez et notez  la quantité totale.
  
  

Division de la librairie en secteurs & zones

• Le magasin doit être divisé en secteurs, eux-mêmes subdivisées en zones (numérotées sur 4 chiffres) qui contiennent 20 à 200 livres.

• À titre d’exemple, il est contreproductif de créer une zone ne contenant que 3 ou 4 articles, autant les regrouper avec la zone précédente ou suivante !

• Attention dans le rayon voyage, prévoir des petites zones pour le rayon des cartes.

• Ces zones doivent être clairement définies. Choisissez si possible des limites« naturelles », ex . une étagère= une zone.

• Ces zones doivent être numérotées de 1 à …, et toujours sur 4 chiffres. Au-dessus de chaque zone on notera le numéro sur un papier (post-It) affiché clairement sur la zone.

• Attention n’oubliez pas les vitrines, soit il faut les vider, soit les diviser clairement en zone. Attention aux réserves et aux présentoirs !

• Attention aux commandes client (attention c’est ean de l’article qu’il faudra scanner et non le code à barres de l’étiquette de commande client générée par ML).

• IMPORTANT : Scanner également les dépôts fournisseurs ! Ceux-ci ne seront pas valorisés au moment de l'édition de l'inventaire (pour peu qu’ils aient été correctement encodés).

 La logistique à prévoir

• Un endroit pour encoder les inconnus et les livres qui ne passent pas.

• Des bacs pour ramasser les illisibles et les inconnus.

• Désigner 1 personne pour l’encodage des inconnus et le déchargement des Unitech dans le programme d’inventaire : le Superviseur.

Concrètement

• Chaque personne sera munie d’un portable Unitech avec lequel il scannera tous les articles

• Il n’est pas indispensable de compter chaque zone. Néanmoins, il est vivement conseiller d’effectuer le «contrôle » des quelques zones de manière aléatoire.

• Les articles inconnus ou dont le code à barre ne peut être lu par la douchette seront encodés à la main.

• Quand tout est encodé, on clôture l’inventaire, une liste des différences de stock sera éditée. Les plus grosses différences seront recherchées et expliquées. Puis le stock pourra être mis à jour.

Quelques conseils

• La saisie est très importante, concentrez-vous sur le bon « BIP ».

• Ne travaillez pas trop près l’un de l’autre, vous n’entendrez pas correctement le bip.

• Ne parlez pas trop pendant la saisie.

• Plus vous serez concentrés pendant cette saisie, plus vite l’inventaire sera terminé.

• Très important, saisissez toujours les articles dans la zone de haut en bas et de gauche à droite.

• Si un article n’est pas lisible placez le dans un bac et faites le saisir manuellement.

N’oubliez pas que la réussite votre inventaire passe avant tout par une bonne préparation de celui-ci, le respect de ces quelques règles peut vous faire gagner un temps précieux le jour de la saisie et éviter de nombreuses erreurs!