Pour vous familiariser avec les différentes options du nouveau module de facturation, nous avons rédigé un certain nombre de workflows. Vous trouverez ci-dessous comment créer un devis (liste) à partir d'une commande en cours, comment traiter ultérieurement une commande en cours dans Facturation 2.0, comment créer un dépôt, comment corriger rapidement des erreurs dans une facture crée et créer un note de crédit sur la base d'une facture.
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Créer un devis à partir d’un précommande
La différence entre une précommande (appelée aussi liste) et un devis est purement administrative. Un devis a un titre plus officiel qu’une commande en cours et sert généralement de devis à un client.
Un devis ne peut être réalisé qu'à partir d'une précommande.
Précommande (liste)
D'abord ajoutez les articles du précommande à votre panier.
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Pour transformer cette commande en cours en devise ou en citation, cliquez sur 'Action' > 'Devis'
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Créer un devis via l'assistant de facturation
Vous pouvez également créer un devis via l'assistant de facturation si vous avez d'abord créé une précommande/liste via le panier et la commande client (comme décrit ci-dessus).
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Finalement, vous pouvez choisir si vous souhaitez d'abord vérifier les postes dans l'écran d’impression ou créer immédiatement le devis.
Cliquez ensuite sur 'Imprimer' pour créer et imprimer le devis.
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Convertir le devis en précommande
Si le client accepte tout ou partie de votre devis, vous pouvez le facturer en reconvertissant le devis en précommande.
Consultez les articles sous Statut > Devis
Cliquez ensuite sur 'Action' > 'Précommande'
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Traitement d’une précommande
Si vous avez créé la précommande via le panier et la commande client comme décrit ci-dessus ou si vous avez créé une nouvelle précommande à partir d'un devis, vous pouvez la traiter davantage dans le module de facturation 2.0.
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Vous pouvez désormais créer un bon de livraison ou une facture pour ces articles à envoyer au client
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Erreur dans la facture ou le bon de livraison ?
Vous voyez une erreur sur la facture ou le bon de livraison ? Vous pouvez ensuite créer rapidement une facture corrigée via l'assistant de facturation.
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Si vous avez modifié les articles, vous pouvez les traiter à nouveau à l'aide des boutons de la barre d'outils en haut.
Les articles redeviendront alors visibles dans le statut « Commandes en cours » où vous pourrez alors recréer la facture ou le bon de livraison (comme décrit ci-dessus).
Dépôt-Vente
Un article peut être mis en dépôt-vente lorsque le stock de cet article est déplacé. Ces articles ne sont donc pas vendus immédiatement, mais transférés vers un autre endroit pour y être éventuellement vendus (par exemple lors d'un salon, chez un client ou par expédition à vue).
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Ici, vous pouvez également créer un bon de livraison pour les articles en dépôt. Cliquez sur 'Action' > 'Bon de livraison' pour créer celui-ci (Les articles sélectionnés recevront alors le statut 'Livré' au lieu de 'Dépôt')
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Créer un dépôt-vente via l'assistant
Cliquez sur « Assistant » en haut à gauche
Choisissez « Créer un nouveau document »
Recherchez le client pour lequel vous avez créé une commande et pour lequel vous souhaitez créer un dépôt-vente
Choisissez le type de document 'Dépôt-Vente' et vous verrez immédiatement pour combien d'articles vous pouvez créer un dépôt
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Cliquez sur Suivant, puis choisissez si vous souhaitez créer le document immédiatement ou afficher d'abord les articles.
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Traitment d’un dépôt-vente
Sélectionnez le client et filtrez par statut 'Dépôt-vente'
Vous pouvez désormais traiter les articles en dépôt via le bouton en haut à droite :
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Saisie des articles retournés pour les restocker : les articles reviennent du dépôt, n'ont pas été vendus et sont donc simplement rajoutés au stock du magasin
Saisie des articles vendus pour les facturer : les articles en dépôt ont été vendus et peuvent donc être facturés au client
Importation d’un fichier TXT (dépôt inventorié)
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Saisie des articles retournés pour les restocker
Wanneer de artikelen in depot niet verkocht werden dan kan de klant ze terug opsturen en kan u ze in Medialog terug in uw stock opnemen.
Kies voor 1) Terug van depot om te herstockeren
In het volgende scherm scant u de ISBN van het artikel dat u wilt herstockeren en druk op 'Enter'
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Medialog toont u meteen voor welk klantnummer, op welke besteldatum en het aantal geleverde artikels u voor dit artikel in depot hebt gezet.
Vul in het veld ‘Hoeveelheid’ het aantal artikels in dat u wilt herstockeren. Hier staat standaard het maximum aantal dat mogelijk is voor de ingevulde ISBN. In dit voorbeeld is dat 3 omdat er 3 artikels aan de klant geleverd werden in depot.
Kiest u hier voor bijvoorbeeld 1 artikel (de klant heeft de overige twee artikels verkocht) dan zal dit meteen aangepast worden in het overzicht in de facturatiemodule.
Klik op Voltooien en sluit het depot scherm.De beschikbare voorraad en het aantal te leveren artikelen wordt automatisch aangepast:
Voor herstockering
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Na herstockering
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Si les articles en dépôt n'ont pas été vendus, le client peut les renvoyer et vous pouvez les réintégrer dans votre stock dans Medialog.
Choisissez 1) Saisie des articles retournés pour les restocker
Dans l'écran suivant, scannez l’EAN de l'article que vous souhaitez réapprovisionner et appuyez sur « Enter ».
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Medialog vous indique immédiatement pour quel numéro de client, à quelle date de commande et le nombre d'articles livrés que vous avez stockés pour cet article.
Saisissez le nombre d'articles que vous souhaitez réstocker dans le champ « Quantité ». La valeur par défaut est le nombre maximum possible pour l’EAN saisi. Dans cet exemple, il s'agit de 10 car 10 articles ont été livrés au client en dépôt.
Si vous choisissez ici, par exemple 6 articles à restocker (le client a vendu les quatre autres articles), cela sera immédiatement ajusté dans l'aperçu du module de facturation. Cliquez sur ‘Terminer’ et fermez l'écran de dépôt.
Le stock disponible et le nombre d'articles à livrer sont automatiquement ajustés :
Avant le restock
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Apres le restock
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Saisie des articles vendu pour les facturer
Zijn er artikels in depot verkocht, dan kan u deze factureren aan de klant.
Kies voor 2) Verkochte depots om te factureren
Geef opnieuw de ISBN in van het artikel dat u wilt factureren en druk op Enter
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In het scherm ziet u opnieuw alle info over dit artikel in depot.
Pas de hoeveelheid aan naar het aantal artikelen dat u wilt factureren. De hoeveelheid staat hier ook automatisch op het maximaal aantal te factureren artikelen (= aantal geleverde artikelen).
Kiezen we om bijvoorbeeld maar 1 artikel te factureren, dan blijft het overige artikel staan in depot en wordt het te factureren artikel verplaatst naar status ‘Geleverd’
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Klik hierna op ‘Voltooien’ en sluit het depot venster, dan worden de aantallen automatisch aangepast in het facturatieoverzicht.
Voor facturering
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Na facturering
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Het te factureren artikel vind u terug door te filteren op status ‘Geleverd’ (aangezien het artikel al in depot stond bij de klant, kan het artikel dus als geleverd beschouwd worden)
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Selecteer het artikel en klik vervolgens op ‘Actie’ > ‘Factuur’ om een factuur aan te maken voor dit artikel
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Si des articles ont été vendus en dépôt, vous pouvez les facturer au client.
Choisissez 2) Saisie des articles vendu pour les facturer
Saisissez à nouveau l’EAN de l'article que vous souhaitez facturer et appuyez sur Entrée.
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Sur l'écran, vous verrez à nouveau toutes les informations sur cet article en dépôt.
Ajustez la quantité au nombre d'articles que vous souhaitez facturer. La quantité est également automatiquement réglée ici sur le nombre maximum d'articles à facturer (= nombre d'articles livrés).
Par exemple, si nous choisissons de facturer deux articles, les articles restant restera en dépôt et l'article à facturer passera au statut 'Livré'.
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Cliquez ensuite sur 'Terminer' et fermez la fenêtre du dépôt, les quantités seront automatiquement ajustées dans l'aperçu de facturation.
Avant le facturation
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Apres le facturation
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Vous pouvez retrouver l'article à facturer en filtrant par statut 'Livré' (l'article étant déjà dans le dépôt du client, l'article peut donc être considéré comme livré)
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Sélectionnez l'article puis cliquez sur 'Action' > 'Facture' pour créer une facture pour cet article
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Depot wordt verstuurd naar klant → artikelen uit stock in Medialog, maar gaan in stock bij de klant
artikels worden enkel zichtbaar in Depot → leverbon aanmaken
Note de crédit
Il existe deux méthodes possibles pour créer rapidement un note de crédit. Vous pouvez créer un avoir à partir d'une facture existante (via l'assistant de facturation) ou via une commande client.
Via l’assistent
Ouvrez l'assistant de facturation via le bouton 'Assistant' en haut à gauche
Cliquez sur « Gérer les documents existants ».
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Cliquez ensuite sur 'Imprimer' en haut à droite pour créer l'avoir.
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Via commande client
Ajoutez l'article pour lequel vous souhaitez créer un avoir au panier.
Cliquez ensuite sur 'Commander pour un client'
Allez dans ‘Commande client' et sélectionnez Mode > 'Mode Avoir’ dans la barre d'outils
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