Facturation 2.0 - Workflows
- Jasper Verfaillie
Pour vous familiariser avec les différentes options du nouveau module de facturation, nous avons rédigé un certain nombre de workflows. Vous trouverez ci-dessous comment créer un devis (liste) à partir d'une commande en cours, comment traiter ultérieurement une commande en cours dans Facturation 2.0, comment créer un dépôt, comment corriger rapidement des erreurs dans une facture crée et créer un note de crédit sur la base d'une facture.
Créer un devis à partir d’un précommande
La différence entre une précommande (appelée aussi liste) et un devis est purement administrative. Un devis a un titre plus officiel qu’une commande en cours et sert généralement de devis à un client.
Un devis ne peut être réalisé qu'à partir d'une précommande.
Précommande (liste)
D'abord ajoutez les articles du précommande à votre panier.
Cliquez ensuite sur « Commander pour le client » dans le panier.
Sur l'écran 'Commandes clients', sélectionnez 'Mode' > 'Mode Liste'
Traitez ensuite la commande client et saisissez le nombre d'articles souhaité. Cliquez sur « OK » pour traiter la commande.
Ouvrez ensuite Facturation 2.0, sélectionnez le client (via le raccourci F11) et sélectionnez 'Statut' > 'Précommande' pour retrouver les articles.
Pour transformer cette commande en cours en devise ou en citation, cliquez sur 'Action' > 'Devis'
Créer un devis via l'assistant de facturation
Vous pouvez également créer un devis via l'assistant de facturation si vous avez d'abord créé une précommande/liste via le panier et la commande client (comme décrit ci-dessus).
Cliquez sur « Assistant » en haut à gauche pour ouvrir l'assistant de facturation.
Choisissez ensuite de créer un nouveau document
Trouvez le client pour lequel vous souhaitez créer un devis
Dans l'écran suivant, choisissez le type de document « Devis » si vous souhaitez créer un devis. (Ici vous pouvez également créer un dépôt d'une commande en cours)
Finalement, vous pouvez choisir si vous souhaitez d'abord vérifier les postes dans l'écran d’impression ou créer immédiatement le devis.
Cliquez ensuite sur 'Imprimer' pour créer et imprimer le devis.
Convertir le devis en précommande
Si le client accepte tout ou partie de votre devis, vous pouvez le facturer en reconvertissant le devis en précommande.
Consultez les articles sous Statut > Devis
Cliquez ensuite sur 'Action' > 'Précommande'
Traitement d’une précommande
Si vous avez créé la précommande via le panier et la commande client comme décrit ci-dessus ou si vous avez créé une nouvelle précommande à partir d'un devis, vous pouvez la traiter davantage dans le module de facturation 2.0.
Rechercher les articles via 'Statut' > 'Précommande'
Sélectionnez un des boutons de la barre d'outils pour poursuivre le traitement de la commande en cours :
Pris sur stock et commande : Lors du traitement de cette commande en cours, les articles en stock sont sortis du stock et les articles qui ne sont pas en stock sont commandés. Par exemple : 5 articles de votre précommande, dont 2 en stock, ces 2 articles sont sortis du stock et les 3 restants sont commandés.
Toujours pris sur stock : tous les articles de votre précommande seront sortis du stock s'il y a du stock
Toujours commander : tous les articles de votre précommande seront commandés.
Les articles sont maintenant en cours de traitement et sont alors visibles sous le statut « Commandes en cours».
Vous pouvez désormais créer un bon de livraison ou une facture pour ces articles à envoyer au client
Erreur dans la facture ou le bon de livraison ?
Vous voyez une erreur sur la facture ou le bon de livraison ? Vous pouvez ensuite créer rapidement une facture corrigée via l'assistant de facturation.
Ouvrez l'assistant via le bouton en haut à gauche, puis cliquez sur 'Gestion des documents existants' puis recherchez la facture erronée.
Dans l'assistant vous pouvez facilement retrouver la facture erronée en effectuant une recherche par type de document (facture), date de création ou si vous connaissez le numéro exact de la facture, vous pouvez également le faire dans le champ en haut à droite du tableau.
Sélectionnez la facture que vous souhaitez ajuster et cliquez sur « Suivant »
Dans l'écran suivant, vous verrez un aperçu des éléments de la facture sélectionnée. Cliquez ensuite sur « Note de crédit » pourque on crée un note de crédit pour ce facture et que les articles du facture sont de nouveau pris en stock.
Il faut ensuite afficher les articles avant qu’on peut créer le note de crédit.
Crée le note de crédit via ‘Action’
Après, reouvre l’assistent et retrouve le note de crédit qu’on a justement crée.
Maintenant on transforme ce note de crédit en liste via le bouton ‘Transformer en liste’
Les articles du facture sont maintenant visible dans le facturation en statut ‘précommande’. Vous pouvez ajuster les éventuelles réductions, frais de port ou références dans le tableau.
Si vous avez modifié les articles, vous pouvez les traiter à nouveau à l'aide des boutons de la barre d'outils en haut. Vue qu’on a crée d’abord un note de credit, les articles de notre facture sont repris en stock. On peut choisir ici 'toujours pris sur stock'.
Les articles redeviendront alors visibles dans le statut « Commandes en cours » où vous pourrez alors recréer la facture ou le bon de livraison via ‘Action’.
Dépôt-Vente
Un article peut être mis en dépôt-vente lorsque le stock de cet article est déplacé. Ces articles ne sont donc pas vendus immédiatement, mais transférés vers un autre endroit pour y être éventuellement vendus (par exemple lors d'un salon, chez un client ou par expédition à vue).
Un dépôt-vente ne peut être créé qu'à partir d'une commande client AVEC stock disponible dans Medialog.
Sélectionnez le client dans le module de facturation et filtrez par statut 'en cours'
Vérifiez si vous avez une commande en cours avec du stock disponible pour le client qui souhaite un dépôt-vente et, si nécessaire, créez une commande via commande client.
Sélectionnez les articles en stock puis cliquez sur 'Action' > 'Dépôt-Vente'
Cliquez sur 'Terminer' pour créer le dépôt. Les articles sont désormais visibles sous le statut 'Dépôt-vente'
Ici, vous pouvez également créer un bon de livraison pour les articles en dépôt. Cliquez sur 'Action' > 'Bon de livraison' pour créer celui-ci (Les articles sélectionnés recevront alors le statut 'Livré' au lieu de 'Dépôt')
Créer un dépôt-vente via l'assistant
Cliquez sur « Assistant » en haut à gauche
Choisissez « Créer un nouveau document »
Recherchez le client pour lequel vous avez créé une commande et pour lequel vous souhaitez créer un dépôt-vente
Choisissez le type de document 'Dépôt-Vente' et vous verrez immédiatement pour combien d'articles vous pouvez créer un dépôt
Cliquez sur Suivant, puis choisissez si vous souhaitez créer le document immédiatement ou afficher d'abord les articles.
Traitment d’un dépôt-vente
Sélectionnez le client et filtrez par statut 'Dépôt-vente'
Vous pouvez désormais traiter les articles en dépôt via le bouton en haut à droite :
Vous disposez de trois options pour traiter un dépôt-vente :
Saisie des articles retournés pour les restocker : les articles reviennent du dépôt, n'ont pas été vendus et sont donc simplement rajoutés au stock du magasin
Saisie des articles vendus pour les facturer : les articles en dépôt ont été vendus et peuvent donc être facturés au client
Importation d’un fichier TXT (dépôt inventorié)
Saisie des articles retournés pour les restocker
Si les articles en dépôt n'ont pas été vendus, le client peut les renvoyer et vous pouvez les réintégrer dans votre stock dans Medialog.
Choisissez 1) Saisie des articles retournés pour les restocker
Dans l'écran suivant, scannez l’EAN de l'article que vous souhaitez réapprovisionner et appuyez sur « Enter ».
Medialog vous indique immédiatement pour quel numéro de client, à quelle date de commande et le nombre d'articles livrés que vous avez stockés pour cet article.
Saisissez le nombre d'articles que vous souhaitez réstocker dans le champ « Quantité ». La valeur par défaut est le nombre maximum possible pour l’EAN saisi. Dans cet exemple, il s'agit de 10 car 10 articles ont été livrés au client en dépôt.
Si vous choisissez ici, par exemple 6 articles à restocker (le client a vendu les quatre autres articles), cela sera immédiatement ajusté dans l'aperçu du module de facturation. Cliquez sur ‘Terminer’ et fermez l'écran de dépôt.
Le stock disponible et le nombre d'articles à livrer sont automatiquement ajustés :
Avant le restock
Apres le restock
Saisie des articles vendu pour les facturer
Si des articles ont été vendus en dépôt, vous pouvez les facturer au client.
Choisissez 2) Saisie des articles vendu pour les facturer
Saisissez à nouveau l’EAN de l'article que vous souhaitez facturer et appuyez sur Entrée.
Sur l'écran, vous verrez à nouveau toutes les informations sur cet article en dépôt.
Ajustez la quantité au nombre d'articles que vous souhaitez facturer. La quantité est également automatiquement réglée ici sur le nombre maximum d'articles à facturer (= nombre d'articles livrés).
Par exemple, si nous choisissons de facturer deux articles, les articles restant restera en dépôt et l'article à facturer passera au statut 'Livré'.
Cliquez ensuite sur 'Terminer' et fermez la fenêtre du dépôt, les quantités seront automatiquement ajustées dans l'aperçu de facturation.
Avant le facturation
Apres le facturation
Vous pouvez retrouver l'article à facturer en filtrant par statut 'Livré' (l'article étant déjà dans le dépôt du client, l'article peut donc être considéré comme livré)
Sélectionnez l'article puis cliquez sur 'Action' > 'Facture' pour créer une facture pour cet article
Note de crédit
Il existe deux méthodes possibles pour créer rapidement un note de crédit. Vous pouvez créer un avoir à partir d'une facture existante (via l'assistant de facturation) ou via une commande client.
Via l’assistent
Ouvrez l'assistant de facturation via le bouton 'Assistant' en haut à gauche
Cliquez sur « Gérer les documents existants ».
Recherchez la facture pour laquelle vous souhaitez créer un note de crédit.
Dans l'écran suivant, vous verrez les articles de la facture sélectionnée. Cliquez ensuite sur 'Note de crédit' en bas
Si vous choisissez ensuite d'afficher les postes avant la création de l'avoir, vous pouvez toujours apporter des modifications aux postes. Par exemple, sélectionnez un seul des articles de la facture, ajustez les quantités en double-cliquant dans le champ 'Quantité à livrer'.
Cliquez ensuite sur 'Imprimer' en haut à droite pour créer l'avoir.
Via commande client
Ajoutez l'article pour lequel vous souhaitez créer un avoir au panier.
Cliquez ensuite sur 'Commander pour un client'
Allez dans ‘Commande client' et sélectionnez Mode > 'Mode Avoir’ dans la barre d'outils
Entrez ensuite la quantité de cet article
Ensuite allez dans le module de facturation et trouvez le client
Les articles se trouvent sous le statut 'Note de crédit'
Enfin, créez un avoir pour les articles sélectionnés via 'Action' > 'Note de crédit'
Correction date système
Il est également possible d'antidater vos factures en fin d'année. Vous pouvez le faire en cochant l'option 'Correction date système' dans l'onglet 'Options' de la configuration du nouveau module de facturation.
Si vous créez ensuite une nouvelle facture, vous verrez apparaître l'option 'Correction date système' sur l'écran d'impression. Cochez cette option ici également puis choisissez la date de la facture.
Ici vous pouvez revenir à la date de la dernière facture créée. Dans l'exemple ci-dessous, la date est le 22 décembre et la date de la dernière facture créée est le 21 décembre. Avec le système de correction de date vous pouvez dater la facture au 21 ou 22 décembre.