Pour vous familiariser avec les différentes options du nouveau module de facturation, nous avons rédigé un certain nombre de workflows. Vous trouverez ci-dessous comment créer un devis (liste) à partir d'une commande en cours, comment traiter ultérieurement une commande en cours dans Facturation 2.0, comment créer un dépôt, comment corriger rapidement des erreurs dans une facture crée et créer un note de crédit sur la base d'une facture.
| Table of Contents |
|---|
Créer un devis à partir d’un précommande
La différence entre une précommande (appelée aussi liste) et un devis est purement administrative. Un devis a un titre plus officiel qu’une commande en cours et sert généralement de devis à un client.
Un devis ne peut être réalisé qu'à partir d'une précommande.
Précommande (liste)
D'abord ajoutez les articles du précommande à votre panier.
...
Pour transformer cette commande en cours en devise ou en citation, cliquez sur 'Action' > 'Devis'
...
Créer un devis via l'assistant de facturation
Vous pouvez également créer un devis via l'assistant de facturation si vous avez d'abord créé une précommande/liste via le panier et la commande client (comme décrit ci-dessus).
...
Finalement, vous pouvez choisir si vous souhaitez d'abord vérifier les postes dans l'écran d’impression ou créer immédiatement le devis.
Cliquez ensuite sur 'Imprimer' pour créer et imprimer le devis.
...
Convertir le devis en précommande
Si le client accepte tout ou partie de votre devis, vous pouvez le facturer en reconvertissant le devis en précommande.
Consultez les articles sous Statut > Devis
Cliquez ensuite sur 'Action' > 'Précommande'
...
Traitement d’une précommande
Si vous avez créé la précommande via le panier et la commande client comme décrit ci-dessus ou si vous avez créé une nouvelle précommande à partir d'un devis, vous pouvez la traiter davantage dans le module de facturation 2.0.
...
Vous pouvez désormais créer un bon de livraison ou une facture pour ces articles à envoyer au client
...
Erreur dans la facture ou le bon de livraison ?
Vous voyez une erreur sur la facture ou le bon de livraison ? Vous pouvez ensuite créer rapidement une facture corrigée via l'assistant de facturation.
...
Si vous avez modifié les articles, vous pouvez les traiter à nouveau à l'aide des boutons de la barre d'outils en haut.
Les articles redeviendront alors visibles dans le statut « Commandes en cours » où vous pourrez alors recréer la facture ou le bon de livraison (comme décrit ci-dessus).
Dépôt-Vente
Un article peut être mis en dépôt-vente lorsque le stock de cet article est déplacé. Ces articles ne sont donc pas vendus immédiatement, mais transférés vers un autre endroit pour y être éventuellement vendus (par exemple lors d'un salon, chez un client ou par expédition à vue).
...
Ici, vous pouvez également créer un bon de livraison pour les articles en dépôt. Cliquez sur 'Action' > 'Bon de livraison' pour créer celui-ci (Les articles sélectionnés recevront alors le statut 'Livré' au lieu de 'Dépôt')
...
Créer un dépôt-vente via l'assistant
Cliquez sur « Assistant » en haut à gauche
Choisissez « Créer un nouveau document »
Recherchez le client pour lequel vous avez créé une commande et pour lequel vous souhaitez créer un dépôt-vente
Choisissez le type de document 'Dépôt-Vente' et vous verrez immédiatement pour combien d'articles vous pouvez créer un dépôt
...
Cliquez sur Suivant, puis choisissez si vous souhaitez créer le document immédiatement ou afficher d'abord les articles.
...
Traitment d’un dépôt-vente
Sélectionnez le client et filtrez par statut 'Dépôt-vente'
Vous pouvez désormais traiter les articles en dépôt via le bouton en haut à droite :
...
Saisie des articles retournés pour les restocker : les articles reviennent du dépôt, n'ont pas été vendus et sont donc simplement rajoutés au stock du magasin
Saisie des articles vendus pour les facturer : les articles en dépôt ont été vendus et peuvent donc être facturés au client
Importation d’un fichier TXT (dépôt inventorié)
...
Saisie des articles retournés pour les restocker
Si les articles en dépôt n'ont pas été vendus, le client peut les renvoyer et vous pouvez les réintégrer dans votre stock dans Medialog.
...
Avant le restock
...
Apres le restock
...
Saisie des articles vendu pour les facturer
Si des articles ont été vendus en dépôt, vous pouvez les facturer au client.
...
Sélectionnez l'article puis cliquez sur 'Action' > 'Facture' pour créer une facture pour cet article
...
Note de crédit
Il existe deux méthodes possibles pour créer rapidement un note de crédit. Vous pouvez créer un avoir à partir d'une facture existante (via l'assistant de facturation) ou via une commande client.
Via l’assistent
Ouvrez l'assistant de facturation via le bouton 'Assistant' en haut à gauche
Cliquez sur « Gérer les documents existants ».
...
Cliquez ensuite sur 'Imprimer' en haut à droite pour créer l'avoir.
...
Via commande client
Ajoutez l'article pour lequel vous souhaitez créer un avoir au panier.
Cliquez ensuite sur 'Commander pour un client'
Allez dans ‘Commande client' et sélectionnez Mode > 'Mode Avoir’ dans la barre d'outils
...