Superviseur : procédure

On entend par Superviseur, la personne qui sera chargée du vidage des appareils, de la remontée des données et de la création des inconnus.

1. Faire l'image du stock dans programme inventaire ML

Suivez la procédure ci-dessous pour faire l’image de votre stock avant même de commencer votre inventaire le matin du jour prévu :

Lancez le programme Medialog, dans celui-ci, Cliquez sur l’icône Programmes externes puis Media Inventaire (et ressaisissez le mot de passe)

Open

Notez qu’une fois le programme lancé, il apparaîtra dans votre barre des tâche sous la forme de cette icône

Open

Depuis la home page du programme inventaire, cliquez sur l’icône Image du stock

Puis cliquez sur le bouton Start

Confirmez la création de l’image de votre stock en passant par les 3 étapes ci-dessous que vous devez toutes confirmer :

2. Téléchargez & installez les programmes Windows

Suivez les consignes ci-dessous pour télécharger et installer les différents programmes nécessaires à l’inventaire.

2.1 Firebird

Téléchargez le programme Firebird : Télécharger ici

Puis installez-le en double cliquant sur Setup.exe que vous venez de télécharger et suivez les étapes suivantes :

• Cliquer sur <OK> pour l’installer en Français

• Puis sur <Suivant> et acceptez les termes du contrat de licence pour pouvoir à nouveau cliquer sur <Suivant>

• Cliquer plusieurs fois sur <Suivant> jusqu'à <Installer>

• Après l’installation, décocher la deuxième case et cliquer sur <Terminer>

2.2 Programmes Windows

Téléchargez les programmes nécessaires à l’exécution de votre inventaire : Télécharger ici

En procédant comme suit :

Les inventaires ne se faisant pas toute l’année, il est possible que vous receviez cet avertissement :

Cliquez alors sur “Conserver”

Les fichiers sont téléchargés et compressés, il faut maintenant les placer au bon endroit sur votre ordinateur qui servira à l’inventaire.

Faites un clic droit sur le dossier compressé dans vos “Téléchargements” puis <Extraire tout…>

Puis remplacez le dossier proposé pour l’extraction par C:\Tite-Live\et cliquez sur <Extraire>

Dans le dossier où les fichiers sont décompressés C:\Tite-Live\Inventory

Exécutez adb-setup-1.4.3.exe

Puis suivez les instructions suivantes pour l’installation des pilotes Android :

Do you want to install ADB and Fastboot? (Y/N) Y puis Enter

Install ADB system-wide? (Y/N) Y puis Enter

Do you want to install device drivers? (Y/N) Y puis Enter

Sur la fenêtre qui apparaît, cliquez sur <Suivant>

Puis <Terminer>

Les pilotes Android sont maintenant installés sur votre ordinateur.

3. Le programme InventaireAndroid.exe

Celui-ci se trouve aussi dans le dossier C:\Tite-Live\Inventory de votre ordinateur.

Double cliquez sur l’exécutable pour afficher la page suivante :

Une fois le programme ouvert, passez aux étapes ci-dessous en cliquant sur les icônes correspondantes.

3.1 Paramétrages

Cliquez sur l’icône pour ouvrir la page de Paramétrage.

Dans l’onglet Chemin on voit les deux chemins qui sont nécessaire pour sauvegarder les fichiers sur votre ordinateur. Soyez certain que ces chemins sont créer et existent dans le dossier C:\Tite-Live\Inventory.

Les deux dossiers nécessaires sont C:\Tite-Live\Inventory\Files et C:\Tite-Live\Inventory\Files\Save.

Puis cliquez sur l’onglet Zones/Secteur afin de vérifier que vos zones sont correctement renseignées.

Remplissez cette page grâce au découpage de la librairie par Zones & Secteurs que vous avez effectué lors de la préparation de l’inventaire.

Utilisez la touche TAB, pour passer de colonne en colonne .

Si vous appuyez sur TAB après avoir Nom Secteur, le curseur passera à la ligne pour en créer un nouveau.

Si vous désirez supprimer un secteur, il suffit de faire un clic droit sur celui-ci et de confirmer la suppression de la ligne.

Appuyez sur Quitter (et confirmez) puis passez à l'étape suivante.

3.2 Génération BD 

Cliquez sur l’icône pour ouvrir la page Génération de la Base de Données.

Le Nom de l’Alias est la seule information que doit vous transmettre le Helpdesk de TiteLive afin de rediriger l’envoi des données de l’inventaire vers votre base de données.

Complétez le Nom de l’Alias puis cliquez sur

Le champ Chemin de BDD doit se remplir automatiquement.

Cliquez ensuite sur Générer BD, le programme crée maintenant une image de votre base de données qui sera intégrée aux appareils Android avant de commencer l’inventaire.

À la fin du processus, vous verrez apparaître un pop-up contenant le nombre de références contenues dans votre base. NOTEZ CE NOMBRE avant de faire OK !

Passez à l'étape suivante.

3.3 Transfert BD (à faire sur chaque appareil)

Cliquez sur l’icône pour commencer le Transfert BD vers le terminal.

• Connectez le scanner Unitech à l’ordinateur au moyen du câble USB fourni. Si à ce moment là l’appareil n’est pas encore reconnu.

• Paramétrez le de la manière suivante pour qu’il soit connecté.

• Sur l'écran de l’Unitech, assurez-vous que les paramétrages suivants soient activés :
  
  

• Une fois ces paramètres actifs, le scanner sera reconnu et actif. Pour vérifier, il suffit de regarder en haut à droite de l'écran. Si c’est bien le cas, il sera affiché Appareil connecté, précédé d’un carré vert.

• Maintenant que l’appareil est connecté, cliquez sur Transfert BD.
  
  

• Quand le transfert sera terminé, valider (OK), puis cliquez sur Quitter.

• Débranchez l’appareil et sur celui-ci , ouvrez l’application Tite Live et vérifiez que le transfert s’est bien passé. En bas de l'écran devra apparaître la mention Base de données connectée ainsi que le nombre de références qu’elle contient.

• L’appareil est prêt pour la saisie de l’inventaire !

• Recommencer cette procédure sur tous les scanners que vous allez utiliser.

4. Comment vider un appareil 

• Ouvrer l’Application Android sur le pc (laissez la ouverte tout le temps).

• Branchez l’appareil qu’on vous ramène sur le pc au moyen du câble USB préalablement utilisé.

• L’Application informe que l’appareil est connecté.

• Cliquez sur le bouton vidage

• Cliquer sur Récupérer les fichiers du portable.

• Sur l'écran suivant, vous verrez apparaître les zones scannées par l’appareil et le nombre de références que chacune contient (dans le carré blanc).

• Annoncez à la personne qui a scanné le nombre de zones et de références contenues dans l’appareil.

• Le cas échéant, si vous désirez faire un test de qualité, lui demander de recompter manuellement une ou plusieurs zones (notez les données pour vous en souvenir). En attendant le résultat du recomptage, Quitter, débranchez l’appareil et mettez le de côté. Si le résultat de ce test est identique à ce que vous avez noté, procédez au vidage. Sinon effacez la zone sur l’appareil de saisie et demandez à la personne de la recommencer.

• Cliquez sur Vidage et une fois l’opération terminée sur Quitter. Les zones scannées seront effacées de l’appareil, vous pourrez alors le rendre pour que la personne continue la saisie de l’inventaire.

5. Comment vérifier la progression (Avancement)

Lors de l'étape du Paramétrage, vous avez découpé votre magasin en secteurs, eux mêmes subdivisés en un certain nombre de zones.

Chaque fois que vous viderez un appareil, les zones qu’il contient viendront s’ajouter au tableau.
Ceci vous permettra :

• de voir les zones encore à faire dans un secteur et pallier à un oubli éventuel.

• de constater l’avancement de la saisie d’un secteur en fonction du nombre de zones scannée (par rapport au total des zones de ce secteur).

Il ne s’agit donc pas ici du nombre de références scannées qui va faire progresser le pourcentage, mais bien les zones scannées.

ex : si vous avez défini un secteur comprenant 5 zones, chaque zone vidée fera gagner à l’Avancement du secteur 20%. Peu importe qu’elle contienne 2 ou 600 articles !

6. Comment réagir aux erreurs éventuelles

Problème de déconnexion de l’appareil de saisie

Il peut arriver que lors de la saisie (surtout quand il se passe un laps de temps trop long entre deux vidages), l’appareil se déconnecte de la base de référence. Il en résulte que l’Unitech fait toujours le bruit au scannage mais n’enregistre pas ! Généralement, quand ça arrive, la personne qui scanne s’en rend compte très rapidement (pour peu qu’elle respecte la procédure), il faut alors qu’elle vienne immédiatement signaler le problème.

Quand l’appareil vous revient avec ce problème, il faut malheureusement recommencer à scanner la zone concernée après avoir redémarré l’Unitech.

Pour éviter que cela se produise sur d’autres appareils, par précaution il faut rappeler les opérateurs qui ont terminé une zone scannée et redémarrer leur Unitech après avoir vidé leurs zones enregistrées.

Que faire si une zone déjà vidée apparaît sur un autre appareil

Si ce message apparaît lors du vidage d’un Unitech

Nous vous conseillons de cliquer sur “Annuler”, ensuite il faut vous renseigner auprès des opérateurs si une autre personne a oui ou non déjà scanné cette zone.

• Cas 1: Si tel est le cas il est inutile de l’intégrer une seconde fois à l’inventaire donc vous pouvez donc débrancher l’appareil puis supprimer la zone (Menu “Visualisation” de l’application Android).

• Cas 2: Personne n’a auparavant scanné cette zone, il s’agit alors d’une erreur d’un opérateur qui a mal encodé le numéro de sa zone au moment de la saisie. Vous pouvez donc débrancher l’appareil, Il est alors recommandé de modifier le numéro de la zone depuis l’application Android (Menu “Visualisation” de l’application Android) avant de vider à nouveau l’appareil. Utilisez une zone qui se démarque des autres pour pouvoir la contrôler après son intégration: 8888, 7777, etc…

• Cas 3: Vous êtes perdus ? Contactez le Helpdesk au 0032.69.89.00.00

Comment définir une zone vide

Il peut arriver durant l’inventaire qu’une personne ne fasse pas suffisamment attention et scanne deux zones en une (c-à-d scanner une zone puis continuer la sur la suivante sans changer de n°). Il faudra alors définir cette zone comme étant vide.

• exemple : je scanne entièrement la zone 1000, puis je passe à la 1001. Mais j’oublie d’encoder le n° de cette nouvelle zone. Du coup, quand je vais vider mon Unitech celui ne contient qu’une seule zone (la 1000 dans laquelle on retrouve les articles de 1000+1001). Il faudra alors définir la zone 1001 comme vide pour ne pas fausser la progression.

Pour ce faire, faites un clic droit sur le n° de la zone en question et cliquez sur Définir comme zone vide

7 Intégration des fichiers dans le programme d’inventaire de Medialog

Dans le programme d’inventaire de Medialog, cliquez sur l’icône Intégration des fichiers.

• Sélectionnez local dans le menu déroulant situé dans l’intégration des fichiers d’inventaire.

Puis Confirmez l’intégration

Appuyez sur le bouton Refresh après chaque zone puis utilisez l’intégration automatique

Il est impératif que toutes les zones soient intégrées avant de passer aux étapes d'écarts d’inventaire, mise à jour du stock et édition de l’inventaire !

8 Comment encoder les inconnus

Les articles qui vous seront ramenés sont de deux natures :

• ceux dont le code à barres est illisible par le scanner (ils peuvent donc être connus de Medialog)

• ceux qui sont totalement inconnus (jamais encodés dans Medialog)

Dans le programme d’inventaire de Medialog, cliquez sur Saisie manuelle.

• Scannez (ou introduisez l’ean manuellement) l’article dans le champ Référence.

1. si l’article est connu de Medialog, il vous suffit de saisir la zone à laquelle il appartient, la quantité trouvée en magasin et de valider par OK.

2. si l’article est inconnu de Medialog, il vous sera proposer de le créer.

3. Confirmez et encodez l’article de manière classique (ouverture de la mise à jour article).

4. L’article est maintenant connu, terminez en faisant ce qui est indiqué au point 1 de cette rubrique.