Facturation Caisse
Présentation
Le programme permettant l'impression de factures en caisse démarre automatiquement au moment où vous ouvrez la caisse, il se nomme FactPos.
Il permet de faire une facture à partir d'un ticket de caisse, celle-ci sera payée en caisse et se retrouvera donc dans le GTZ de la journée.
Attention : FactPos ne permet l'impression que de factures, en cas de note de crédit vous devrez obligatoirement passer par Medialog, le programme FactPos ne gère que les quantités positives d'un ticket.
Configuration
Le numéro de poste doit indiquer le numéro du facturier Medialog à utiliser (Par défaut, le facturier Medialog est le 0).
L'imprimante sera celle où le document sera imprimé.
Le document est le gabarit du document à utiliser, qui peut-être le même que celui utilisé dans Medialog ou un gabarit spécifique.
Auto permet de définir si l'impression sera faite automatiquement ou non. Si la case est cochée, le programme ne vous laissera rien modifier et imprimera directement la facture.
Ex. permet de définir le nombre d'exemplaires à imprimer à chaque fois.
Correction libellé permet de ne pas afficher les articles sur la facture et de les substituer par un texte de remplacement ("Livres divers" par ex.).
D'autres éléments de configuration plus techniques seront faits par Tite-Live au moment de l'installation de votre caisse ou lors de la mise en place du programme FactPos.
On peut aussi changer le Gabarit de la facture caisse imprimée via le menu 'Configuration' > 'FactureCaisse' et ensuite vous pouvez choisir entre FactPosQR (l'ancien gabarit) et FactPosV2 (le nouveau gabarit créé dans la Facturation 2.0)
N’oubliez pas de redémarrer la caisse après ce changement de gabarit.
Fonctionnement
Merci de prendre note de cet avertissement si vous utilisez les cartes de fidélités :
Un client possédant une carte de fidélité et demandant une facture en caisse perd le bénéfice de la fidélité obtenue.
Si un dividende a été versé sur la carte de fidélité il n'est pas possible de l'indiquer sur la facture.
Pour utiliser la facturation caisse, il faut tout d'abord faire un ticket et le relier à un client, pour cela il suffit de faire une recherche client et le sélectionner grâce au bouton "Sélection Client" ou la touche [F8].
Vous verrez apparaître une icône et le nom du client à côté de la zone articles de la caisse.
Aucun retour ne peut être effectué sur un ticket qui est destiné à une facture caisse, en cas de retour d'articles merci de faire un ticket séparé.
Les retours ne peuvent se faire que dans MediaLog au moyen de Note de crédit.
Dès lors, la validation du ticket peut être faite comme une vente normale.
La facture caisse est payée en caisse et son mode de règlement doit être maintenu dans le GTZ. De cette manière, le total Bancontact, ou autres moyens de paiements seront justes et le montant des factures caisse sera défini dans le GTZ sous le nom ”FACTURE CAISSE”.
Une fois le ticket imprimé normalement, vous pourrez cliquer sur ”Facture caisse” (En haut à côté de Commandes)
Une fenêtre apparaîtra pour vous demander quel ticket doit être passé en facture (il proposera toujours le dernier ticket).
Une fois le ticket choisi, le programme FactPos s'exécutera et vous pourrez choisir de corriger le libellé ou non, ainsi que le facturier désigné pour la facture.
Si vous choisissez la correction de libellé, veuillez inscrire le texte de remplacement à cet endroit
FactPos créera la facture, pour cela le programme envoie les articles en commande client puis crée une facture à partir de celle-ci.
Un duplicata de la facture est donc disponible dans le module de facturation si besoin.
Exemple de facture contenant une correction de libellé :
Après l'impression de la facture, l'application se réduira automatiquement et vous pourrez continuer à travailler normalement avec la caisse.
En cas d'anomalies
Il est possible que le processus ne puisse pas s'accomplir jusqu'au bout, voici les causes possibles :
Votre caisse n'est pas en liaison avec Medialog, vous pouvez le vérifier en contrôlant l'icône sur votre caisse, celle-ci doit être de couleur orange, si cette icône est rouge vous avez un problème de connexion.
Aucune facture caisse ne pourra être faite tant que la connexion ne sera pas rétablie, idéalement redémarrez complètement l'ordinateur. Une fois la caisse redémarrée, faites une recherche client, cette icône Medialog doit passer de la couleur rouge à orange.
La facture a été créée mais votre imprimante n'était pas connectée ou elle est tombée en erreur. La plupart du temps la facture sortira dès que le problème sera résolu.
Un message vous avertira que l'impression a échoué et vous donnera le numéro de la facture pour que vous puissiez faire un duplicata à partir de Medialog (Menu Facturation, Options, Duplicata).
En cas d'erreur, n'annulez jamais le ticket. Mis à part un problème de connexion dès le départ, les données auront été envoyées à Medialog. Si vous souhaitez tout de même annuler l'opération, vous devrez le faire de la manière suivante :
Si la facture n'a pu être créée et que les données sont en commande client, allez dans Medialog-Clients-Commandes Clients, choisissez votre client et supprimez la commande. Ensuite vous pourrez annuler le ticket caisse (pour un GTZ correct).
Si la facture a été créée (imprimée ou pas), il vous faudra annuler le ticket caisse (pour un GTZ correct) et ensuite créditer la facture dans Medialog (Medialog-Clients-Facturation-Options-Avoir d'une facture).
Résultats
Le principe de la facturation caisse est le suivant : une fois un ticket validé en caisse, vos articles sont déstockés de Medialog et votre GTZ contient le mode paiement effectué (processus habituel de vente en caisse). Lors de la demande d'une facture caisse, la connexion avec Medialog (pour le facturier) est obligatoire.
Une fois ces données insérées dans la base Medialog, une facture sera établie en suivant l'ordre des factures Medialog.
Vous trouverez une ligne ”FACTURE CAISSE” dans votre GTZ vous indiquant le montant qui a été envoyé sur des factures mais qui ont été payées en caisse. Vos résultats pour les différents modes de paiement resteront donc cohérents quant à ce que vous avez bien encaissé au comptoir.