Commandes clients
- Jasper Verfaillie
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Créer une commande client
Les commandes clients peuvent être créées à différents endroits
Via le module Web
Via MediaBaseSearch
Recherche à partir d'un article
Des commandes des clients
1)Module Web
Cliquez ici pour accéder au manuel
2) MediaBaseSearch
Actions; commande client et panier
3) Rechercher un article
Parcourez le menu ou cliquez sur les boutons <Rechercher un article>
Sélectionnez l'article souhaité puis cliquez sur <Commande client>
4) Commande client
Parcourez le menu ou cliquez sur les boutons <Commandes clients>
Saisissez le nom de famille du client et appuyez sur <Entrée>
Sélectionnez le client concerné et cliquez sur <Ok>
Maintenant que les données du client ont été récupérées, l'article peut être recherché
Entrez le EAN ou le titre et appuyez sur <Entrée>
Si l'article n'est pas encore connu dans la base de données de MediaLog elle-même, une fenêtre contextuelle apparaîtra pour créer l'article
Méthode de livraison: La commande est définie par défaut sur «Retrait magasin».
Si le livre est envoyé au client, choisissez «Livraison à domicile».
Si le client veut récuperer son commande dans le magasin, choisissez ‘Retrait magasin’.
Si vous voulez que la commande et livraison est automatiquement fait via le Fulfilment (CB, Gardners …), vous devez choisir l’option ‘Fulfilment'.
Paiement par la suite: Lorsque «Livraison à domicile» ou «Exécution» est choisi, il est possible de faire payer le client par facture.
Acompte: Saisissez le montant que le client a payé à l'avance, par exemple parce qu'il souhaite échanger un article Pour les commandes d'enlèvement et d'exécution, l’acompte est automatiquement renseignée après le choix 'De stock' ou 'Commande'
Réduction : Prix actuel ou déterminer à la réception Dans les paramètres de MediaLog, vous pouvez définir le prix à utiliser pour les commandes des clients. Ce paramètre est toujours affiché par défaut dans l'écran de commande client, mais peut toujours être modifié pendant la commande
À partir du stock: Entrez la quantité qui sera réservée directement à partir du stock
Option sur commande: Saisissez la quantité à réserver du stock à recevoir
Pour commander: Saisissez la quantité pouvant être commandée auprès du fournisseur
Commande directe: Saisissez la quantité pour une commande qui doit être enregistrée, mais qui a déjà été commandée par téléphone, par exemple.
Référence de ligne: Saisissez un commentaire interne tel que l'emballage avec / sans nom, pas d'appel ou enlèvement après une certaine date. La référence de ligne est également visible sous "Réception de marchandises"
Emplacement: Si une armoire client a été configurée avec le nom et l'adresse, l'emplacement peut être sélectionné ici
Référence (onglet Référence): S'il s'agit d'un compte client et qu'une référence doit être fournie sur la facture, elle peut être saisie ici.
Décochez l'option 'Enregistrer cette référence ...' si elle ne doit pas être incluse pour d'autres articles de la même commande
Commande payée (onglet Référence): Cochez cette option si le client paie en magasin, mais une facture doit être envoyée
Ne pas livrer (onglet Informations): Saisissez les dates de et de. Ce message est également visible à la réception de la commande
Messages clients: Accédez à l'onglet Messages clients pour vérifier rapidement si ce client est configuré pour recevoir les messages clients
Enfin, cliquez sur <OK> pour confirmer la commande ou sur <Autocollant client>
Créer, consulter et changer le client
S'il s'avère qu'après avoir recherché un client, il s'agit d'un nouveau client, vous pouvez créer un nouveau client à partir de l'écran « Commande client ».
(Vous pouvez également à tout moment créer un nouveau client via le menu principal 'Client' > 'Gestion des clients').
Il est possible dans Medialog de récupérer rapidement le dernier client utilisé en appuyant sur la touche F11 du clavier, lorsque le curseur est dans le champ 'Nom'.
Cliquez sur 'Client' > 'Commandes clients'.
Dans le menu Commande client, cliquez sur « Client » > « Nouveau client » ou cliquez sur la « feuille de papier blanche ».
L'écran suivant apparaît.
Cliquez sur la « petite flèche » derrière « Titres » pour voir une liste de différents titres.
Cliquez sur un titre puis appuyez sur votre clavier TAB,
Tapez le nom de famille et la tabulation
Saisissez le prénom et l'adresse,
Pour les clients de compte qui ont un nom plus long ou qui utilisent plusieurs lignes pour leur « Nom », vous pouvez également utiliser le champ « Organisation », c'est-à-dire mettre le nom le plus long dans le champ « Adresse ».
Entrez ensuite l'adresse, le code postal et la ville.
Dans le champ 'Mobile', saisissez le numéro de mobile (doit comporter 10 chiffres !) ou à défaut le numéro de téléphone fixe, le tout suivi de . Vous pouvez également toujours saisir le numéro de téléphone fixe dans le champ « Téléphone professionnel » sous l'onglet « Plus » (voir image suivante).
Si vous ne renseignez pas le « Pays », Medialog suppose que le client réside dans le pays où se trouve le magasin. Medialog mettra donc le « 31 » devant le numéro de téléphone d'un magasin aux Pays-Bas. Le « 0 » d'un numéro de mobile sera omis. Cela se produit une fois les données client enregistrées. Si vous examinez à nouveau les données de ce client, vous verrez l'indicatif du pays correspondant au numéro de téléphone dans le champ « Mobile ».
Sous l'onglet « Plus », vous pouvez saisir le téléphone (travail), l'adresse de fax et l'adresse e-mail ainsi que des informations supplémentaires du client.
Cliquez sur le bouton 'OK' puis confirmez sur 'Oui' pour enregistrer les données client.
Lorsqu'un client est créé via l'écran « Commandes clients », les détails du client apparaîtront dans l'écran « Commande client » immédiatement après la création d'un nouveau client. Vous finalisez maintenant la commande client, voir les instructions précédentes.
Afficher le client actuel dans la commande client et modifier si nécessaire
A partir de l'écran de commande client, vous pouvez toujours voir le client actuel que vous avez déjà choisi pour la commande et apporter des modifications, par exemple le numéro de téléphone portable ou l'adresse e-mail que vous souhaitez vérifier.
A partir de l'écran de commande client (vous devez déjà avoir choisi un client), cliquez sur 'Client' > 'Client actuel' dans le menu. Vous vous retrouverez désormais dans la « Fiche Client ».
Apportez des modifications aux détails du client, puis cliquez sur OK. Vous reviendrez à l’écran de commande client.
Imprimer une confirmation de commande
Si vous avez créé une commande client pour un livre que vous avez récupéré en magasin et que vous avez sélectionné « En rupture de stock » et que vous avez oublié de cliquer pour imprimer un autocollant client, vous pouvez toujours imprimer une « Confirmation de commande » ( autocollant client) (sur un PC relié à un périphérique d'autocollants). Dans l'écran 'Commande client' avec le curseur dans le champ 'Nom', appuyez sur la touche F11 de votre clavier et le nom du dernier client réapparaîtra.
Dans le menu de commande client, cliquez sur 'Client' > 'Client actuel'.
Vous êtes de retour dans la 'Fiche Client'.
Dans le menu de la fiche Client, cliquez sur 'Voir' > 'Détail de la commande client'.
L'écran suivant apparaît des commandes clients ouvertes.
Cliquez au hasard sur la ligne pour laquelle vous souhaitez imprimer la confirmation de commande.
Cliquez sur 'Actions' dans le menu > 'Imprimer la confirmation de commande'. Vous pouvez également le faire à partir de l'écran d'accueil de Medialog via « Client » > « Rechercher client ».
Derrière « Nom » : appuyez sur le nom du client et cliquez ou appuyez sur TAB.
Dans la liste qui apparaît, cliquez au hasard sur la ligne du bon client.
Cliquez sur « Afficher » > « Détail des commandes clients » dans le menu. (L'écran des commandes clients ouvertes apparaît à nouveau).
Suivez ensuite les mêmes instructions que sur la page précédente.
Annuler une commande client
Vous pouvez supprimer une commande client à partir de plusieurs écrans.
À partir de « Recherche de client »
À partir de la « Gestion des clients »
À partir de la liste des commandes clients
À partir des données de l'article.
À partir de « Recherche de client »
À partir de l'écran d'accueil, cliquez sur « Client » > « Rechercher client » dans le menu.
L'écran suivant apparaît.
Dans le champ derrière « Nom », saisissez le nom du client, puis appuyez ou cliquez sur le bouton. Une liste apparaît avec les noms des clients.
Cliquez une fois sur la ligne du bon client et cliquez sur l'icône de l'écran 'Détail commandes clients'. Une liste apparaîtra avec les commandes de ce client.
À partir de la liste des «Commandes clients», cliquez dans le menu sur : « Actions » > « Supprimer la commande ».
A partir de la «Fiche client»
A partir de l'écran d'accueil de Medialog, cliquez sur 'Client' > 'Fiche client' dans le menu. L'écran suivant apparaît.
Dans le champ derrière « Nom », saisissez le nom du client et appuyez sur . (Si plusieurs clients commencent par le même nom, un écran de recherche apparaîtra).
Cliquez une fois sur la ligne du bon client et cliquez sur le bouton. L'écran précédent réapparaît.
Cliquez sur l'icône de l'écran 'Détail commandes Clients'. Une liste apparaît à nouveau avec les commandes de ce client.
A partir de la liste des «Commandes clients», cliquez dans le menu sur : « Actions » > « Supprimer la commande ».
A partir de la liste des « Commandes clients »
A partir de l'écran d'accueil, cliquez sur « Client » > « Commandes clients » dans le menu.
L'écran suivant apparaît.
Cliquez une fois avec la souris sur l'icône de la 'Liste détaillée'. L'écran suivant apparaît.
Cliquez dans le petit carré pour – « Afficher toutes les commandes ». (Cela peut prendre quelques minutes!)
Une liste apparaîtra avec toutes les commandes clients ouvertes.
A partir de cet écran, cliquez sur « Actions » > « Supprimer la commande » dans le menu.
À partir des « Fiche article »
A partir de l'écran d'accueil, cliquez sur « Article » > « Fiche article » dans le menu.
L'écran suivant apparaît.
Dans le champ « Référence », scannez ou saisissez le numéro ISBN et appuyez sur ‘TAB’. Les détails de l'article apparaissent sur cet écran.
Cliquez sur l'icône « Détail des commandes clients ».
À partir de cet écran, cliquez sur « Actions » > « Supprimer la commande » dans le menu.
Consulter le bon de commande
Pour retrouver un bon de commande, notez la date et le fournisseur de la commande dans « l'écran de détail » (en bas de l'écran) d'un article.
A partir de l'écran d'accueil de Medialog, cliquez sur « Article » > « Réponses fournisseurs » dans le menu.
L'écran suivant apparaît.
Cliquez dans le cercle devant « Un numéro de bon de commande » et derrière « Numéro de commande », appuyez sur le numéro - numéro de commande.
Mettre un article en depot (ancien facturation)
Pour voire comment mettre un article en depot dans le nouveau facturation 2.0, vous pouvez consulter le documentation suivant: Facturation 2.0 - Workflows
Il est possible dans Medialog de retirer temporairement un article du stock et de le placer dans 'Dépôt' pendant un certain temps. Vous pourrez alors facilement restaurer celui-ci ou le facturer si nécessaire. Vous pouvez utiliser cette option, par exemple, lorsque vous récupérez des articles du magasin pour un événement au cours duquel ils peuvent être vendus. Ils sont ensuite temporairement retirés du stock et les articles non vendus sont remis en vente. Les autres peuvent ensuite être facturés pour les inclure dans le chiffre d'affaires. Vous pouvez ensuite créer l'événement en tant que « client » et ce « client » doit également être créé en tant que « client de compte ».
Vous pouvez également l'utiliser pour le propre usage du magasin, par exemple : un employé du magasin prend un livre en stock pour le lire et le remet en stock plus tard. Ici aussi, vous créez le collaborateur en tant que client et également en tant que client de compte.
Charger la disposition (une fois)
A partir de l'écran d'accueil de Medialog, cliquez dans le menu sur 'Client' > 'Administration client'. L'écran suivant apparaît.
Dans ce menu, cliquez sur 'Options' > 'Charger un gabarit…'. L'écran suivant apparaît.
Cliquez dans le cercle pour « Dépôt » et cliquez sur . L'écran suivant apparaît.
Cliquez d'abord sur le dossier « Mes documents ». Vous ne verrez rien se passer !
Cliquez maintenant sur 'Doc_Depot_NL.qr' et cliquez sur ok.
Étape 1 Créer une commande client
Créez une commande client de la manière habituelle et choisissez : « En stock » le nombre de livres que vous sortirez du stock (voir plus haut dans ce chapitre).
Le livre a désormais été retiré du « stock disponible » et est à la disposition du « client ».
Étape 2 : placez le livre dans « Dépôt »
A partir de l'écran d'accueil de Medialog, cliquez dans le menu sur 'Client' > 'Facturation'.
Entrez le nom du client et appuyez sur ou recherchez le client.
Après avoir trouvé le client, cliquez sur « Article » > « Commandes ouvertes ».
Vous y verrez les commandes ouvertes pour ce client.
(S'il y en a plusieurs et que vous ne souhaitez PAS les mettre dans 'Dépôt', alors décochez (cliquez sur la coche) pour ces articles).
Cliquez maintenant sur « Action » > « Dépôt » dans le menu.
Un écran de confirmation apparaîtra.
Cliquez ici sur Ja.
(Un bordereau d'expédition est imprimé et l'article disparaît des « Commandes ouvertes » de ce client et est placé au Dépôt).
Vous pouvez maintenant les voir sous « Article » > « Dépôts ».
Étape 3 : Dépôts de traitement
Lorsque les dépôts sont traités, ils peuvent être remis en stock disponible ou facturés afin qu'ils soient intégrés au chiffre d'affaires.
A partir de l'écran d'accueil de Medialog, cliquez dans le menu sur 'Client' > 'Administration client'.
Entrez le nom du client et/ou recherchez le client.
Cliquez sur « Article » > « Dépôts ». (Vous pouvez voir tous les articles du dépôt ici).
Cliquez maintenant sur « Options » > « Dépôts de traitement ».
L'écran suivant apparaît.
Pour chaque ligne, vous décidez si vous souhaitez remettre l'article en stock ou si vous facturerez l'article.
On choisit d'abord : 1) Retour du dépôt pour réapprovisionnement.
L'écran suivant apparaît.
Avec le curseur derrière « Référence », scannez l'article ou saisissez le numéro ISBN.
Derrière « Quantité », saisissez la « quantité » à réapprovisionner puis cliquez sur « Ok ».
(L'article a été remis en stock disponible). Lorsque vous aurez terminé, cet écran se fermera.
Maintenant, nous allons refaire la même chose, mais maintenant nous allons facturer les dépôts vendus.
Deze keer kiezen we: 2) ‘Verkochte depots om te factureren’ en klik op .
L'écran suivant apparaît.
Avec le curseur derrière « Référence », scannez l'article ou saisissez le numéro ISBN.
Derrière 'Quantité', saisissez la 'quantité' à facturer puis cliquez sur . Lorsque vous avez terminé, cet écran se fermera et vous reviendrez à l'écran 'Administration Client' (les articles ont désormais le statut 'Livré' et peuvent désormais être facturés).
Cliquez maintenant sur « Article » > « Déjà livré ».
(Les articles facturables apparaissent).
Cliquez maintenant sur « Action » > « Facture » dans le menu.
Une confirmation apparaît.
Cliquez sur « Oui » ici
Une facture est imprimée.