Klantenbestellingen

.

Een klantbestelling aanmaken

Klantenbestellingen kunnen op verschillende plekken worden aangemaakt

1. Via de Webmodule

2. Via MediaBaseSearch

3. Vanuit Artikel zoeken

4. Vanuit Klantbestellingen

1) Webmodule

Klik hier om naar de handleiding te gaan

2) MediaBaseSearch

• Ga via acties naar klantenbestelling of mandje

3) Artikel zoeken

• Ga via het menu of klik op de buttons <Artikel zoeken>

• Selecteer het gewenste artikel en klik daarna op <Klantenbestelling>

4) Klantenbestelling

• Ga via het menu of klik op de buttons <Klantbestellingen>

Open

• Voer de achternaam van de klant in en druk op <Enter>

• Selecteer de desbetreffende klant en klik op <Ok>

Nu de gegevens van de klant zijn opgehaald kan het artikel worden opgezocht

• Voer de EAN of titel in en druk op <enter>

Indien het artikel nog niet bekend is in de database van MediaLog zelf verschijnt er een pop-up om het artikel aan te maken

Klik hier naar de handleiding 'Artikelen aanmaken' te gaan

• Afhaalbestelling
  De bestelling staat default op 'Afhaalbestelling'. Wordt het boek naar de klant verstuurd, kies dan voor 'Thuislevering'
  Indien er fulfilment met een 3e partij als bij voorbeeld CB is geconfigureerd, dan wordt de bestelling automatisch naar hen doorgestuurd
  Klik hier voor meer informatie over fulfilmentbestellingen
  
  

• Achteraf betalen
  Wanneer er voor 'Thuislevering' of 'Fulfilment' wordt gekozen, is er de optie om de klant per factuur te laten betalen.
  
  

• Voorschot
  Voer het bedrag in dat de klant vooraf heeft betaald, bij voorbeeld omdat hij/zij een artikel wil ruilen
  Voor afhaal en fulfilmentbestellingen wordt het voorschot automatisch ingevuld na de keuze 'Uit voorraad' of 'Bestellen'
  
  

• Korting 

• Huidige prijs of bepalen bij ontvangst
  In de instellingen van MediaLog kan worden ingesteld welke prijs te hanteren voor klantbestellingen. Deze instelling wordt altijd als default in het scherm van de klantenbestelling weergegeven.
  Tijdens de bestelling kan dit alsnog worden gewijzigd
  
  

• Uit voorraad
  Voer het aantal in dat rechtstreeks uit de voorraad wordt gereserveerd
  

• Optie op bestelling
  Voer het aantal in dat gereserveerd moet worden uit nog te ontvangen voorraad
  
  

• Te bestellen
  Voer het aantal in dat kan worden besteld bij de leverancier
  

• Directe bestelling
  Voer het aantal in bij een bestelling die wel geregistreerd moet worden, maar bij voorbeeld al telefonisch is besteld.
  Er wordt automatisch een bestelbon aangemaakt
  

• Lijnreferentie
  Voer hier een interne opmerking als inpakken met wel/geen naam, niet bellen of wordt na een bep. datum opgehaald.
  De lijnreferentie is ook zichtbaar bij 'Ontvangst goederen'
  

• Plaats
  Indien er in de NAW een klantenkast is ingericht, kan hier de plaats gekozen worden
  

• Referentie (Tabblad Referentie)
  Is het een rekeningklant en moet er een referentie op de factuur worden meegegeven, dan kan deze hier worden ingevoerd
  Via selecteren kan er gekozen worden uit eerdere referenties
  
  

  
  Vink de optie 'Deze referentie bewaren ...' uit als deze niet meegenomen moet worden voor andere artikelen binnen dezelfde bestelling
  
  

• Betaalde bestelling (Tabblad referentie)
  Vink deze optie aan als de klant in de winkel betaald, maar er wel een factuur moet worden verstuurd

• Niet leveren (Tabblad informatie)
  Voer de data van en tot in. Deze boodschap is ook zichtbaar bij de ontvangst van de bestelling
  
  

• Klantberichten 
  Ga naar het tabblad Klantberichten om snel te controleren of voor deze klant is ingesteld dat hij/zij klantenberichten ontvangt
  
  

Klik tot slot op <OK> om de bestelling te bevestigen of op <Klantsticker>

Terug naar boven

De klant aanmaken, raadplegen en wijzigen

Wanneer het blijkt dat na het opzoeken van een klant dat het een nieuwe klant is, kunt u vanuit het scherm ‘Klantbestelling’ een nieuwe klant aanmaken.

(U kunt ook altijd een nieuwe klant aanmaken via het beginmenu ‘Klant’ > ‘Klantenbeheer’).

• Klik op ‘Klant’ > ‘Klantbestellingen’.

• Klik in het menu van de Klantbestelling op ‘Klant’ > ‘Nieuwe klant’ of klik op het ‘witte blad’.

Het volgende scherm verschijnt.

• Klik op het ‘kleine pijltje’ achter ‘Aanspreektitels’ om een lijstje te zien met verschillende aanspreektitels.

• Klik op een aanspreektitel en druk daarna op de op je toetsenbord,

• Tik in de Achternaam en ,

• Tik in de Voornaam en naar Adres,

• Tik in vervolgens het Adres, Postcode en Stad.

In het veld ‘Mobiel’ tik in het mobiele # (moet 10 cijfers zijn!) of anders het vaste telefoonnummer, allen gevolgd door de . Het vaste telefoonnummer kun je ook nog altijd in het veld ‘Telefoon werk’ zetten onder het Tabblad ‘Meer’ (zie volgende afbeelding).

Onder het Tabblad ‘Meer’ kun je eventueel het Tel (werk), Fax en emailadres intikken en extra gegevens van de klant.

• Klik op de knop ‘OK’ en daarna Bevestig op ‘Yes’ om de klantgegevens te bewaren.

Wanneer een klant wordt aangemaakt via het scherm ‘Klantbestellingen’ dan komt direct na het aanmaken van een nieuwe klant, de klantgegevens in het scherm van de ‘Klantbestelling’ te staan. Je maakt nu de klantbestelling af zie eerdere instructies.

Huidige klant bekijken in de klantbestelling en eventueel wijzigen

Vanuit het scherm van de klantbestelling kun je altijd nog de huidige klant, die je al gekozen hebt voor de bestelling, bekijken en eventuele wijzigingen aanbrengen, bijv. het mobiele nummer of e-mailadres dat je na wilt kijken.

Klik vanuit het scherm van de klantbestelling (je moet al een klant gekozen hebben) in het menu op ‘Klant’ > ‘Huidige Klant’. Je komt nu terecht in de ‘Klantenfiche’ .

Maak eventueel veranderingen aan de klantgegevens en klik daarna op . Je komt weer terug in het scherm van de klantbestelling.

<Naar hoofdstukken>

Een orderbevestiging printen

Wanneer u een klantbestelling gemaakt heeft van een boek die u uit de winkel heeft gehaald en u heeft gekozen ‘Uit Voorraad’ en u bent vergeten om op te klikken om een klantensticker uit te draaien, kunt u alsnog een ‘Orderbevestiging’ (klantensticker) uitdraaien (wel op een PC die gekoppeld is met een stickerapparaat). In het scherm van de ‘Klantbestelling’ met de cursor in het veld ‘Naam’, druk op de F11-toets op uw toetsenbord en de naam van de laatste klant verschijnt weer.

In het menu van de klantbestelling klik op ‘Klant’ > ‘Huidige klant’.

U bevindt zich weer in de ‘Klantenfiche’.

Klik in het menu van de Klantenfiche op ‘Beeld’ > ‘Detail klantenbestelling’.

Het volgende scherm verschijnt van de Openstaande klantbestellingen.

Klik willekeurig op de regel waarvan u de orderbevestiging wilt afdrukken.

Klik in het menu op ‘Acties’ > ‘Orderbevestiging afdrukken’. U kunt dit tevens ook doen vanuit het beginscherm van Medialog via ‘Klant’ > ‘Zoeken klant’.

Het volgende zoekscherm verschijnt.

Tik achter ‘Naam’ : de naam van de klant en klik op of druk op “Zoeken”.

Uit het lijstje dat verschijnt, klik willekeurig op de regel van de juiste klant.

• Klik in het menu op ‘Beeld’ > ‘Detail Klantbestellingen’. (Het scherm van de openstaande klantbestellingen verschijnt weer).

• Volg hierna dezelfde instructies als op de vorige bladzijde.

<Naar hoofdstukken>

Een klantbestelling schrappen

Een klantenbestelling kun je vanuit meerdere schermen schrappen.

• Vanuit ‘Zoeken Klant’

• Vanuit ‘Klantenbeheer’

• Vanuit de lijst van de klantenbestellingen

• Vanuit de artikelgegevens.

Vanuit ‘Zoeken Klant’

Klik vanuit het beginscherm in het menu op ‘Klant’ > ‘Zoeken klant’.

Het volgende schermpje verschijnt.

In het veld achter ‘Naam’ tik in de naam van de klant en druk daarna op of klik daarna op de knop . Een lijstje verschijnt met namen van klanten.
Klik 1 keer op de regel van de juiste klant en klik op het icoontje van de ‘Detailscherm van de Klantbestellingen’. Een lijstje verschijnt met de bestellingen van die klant.

Vanuit de lijst van de ‘Openstaande klantenbestellingen’ klik in het menu op: ‘Acties’ > ‘Bestelling schrappen’.

Vanuit ‘Klantenbeheer’

Klik vanuit het beginscherm van Medialog in het menu op ‘Klant’ > ‘Klantenbeheer’. Het volgende scherm verschijnt.

• Tik de naam van de klant in het veld achter ‘Naam’ en druk op <Enter>.

(Wanneer er meerdere klanten zijn die beginnen met dezelfde naam zal er een zoekscherm verschijnen).

• Klik 1 keer op de regel van de juiste klant en klik op <OK>. Het vorige scherm verschijnt weer.

• Klik op het icoontje van de ‘Detailscherm van de Klantbestellingen’. De lijst met de bestellingen van die klant verschijnt.

• Ga via het menu naar ‘Acties’ en kies voor ‘Bestelling schrappen’.

Vanuit de lijst van de ‘Klantenbestellingen’

• Klik vanuit het beginscherm in het menu op ‘Klant’ > ‘Klantbestellingen’.

Het volgende scherm verschijnt.

• Klik met de muis op het icoontje van de ‘Detail lijst’. Het volgende scherm verschijnt.

• Klik in het kleine vierkantje voor – ‘Alle bestellingen zien’. (Dit kan even duren!)
  Een lijst verschijnt met alle openstaande klantenbestellingen.

• Klik vanuit dit scherm in het menu op ‘Acties’ > ‘Bestelling schrappen’.

Vanuit de ‘Artikelgegevens’

• Klik vanuit het beginscherm in het menu op ‘Artikel’ > ‘Artikelbeheer’.

Het volgende scherm verschijnt.

• Scan of tik in het veld ‘Referentie’ de EAN code en druk op <Enter>. De artikelgegevens verschijnen in dit scherm.

• Klik op het icoontje van ‘Detail klantenbestellingen’.

• Klik vanuit dit scherm in het menu op ‘Acties’ > ‘Bestelling schrappen’.

<Naar hoofdstukken>

De bestelbon opzoeken

• Noteer vanuit het ‘detailscherm’ (onderaan in het scherm) van een artikel de datum en de leverancier van de bestelling.

Ga vanuit het beginscherm van Medialog via het menu naar ‘Artikel’ > ‘Leveranciersberichten’.

Het volgende scherm verschijnt.

• Klik in het rondje voor ‘Een bestelbonnummer’ en tik bij ‘Bestelnr’ het nummer - bonnr. 15006 in bestelling op 24/08/2009.
  Onderaan zie je deze klantbestelling staan.

<Naar hoofdstukken>

Artikel in depot zetten (Klantenadministratie)

Hoe u artikels in depot kan zetten in de nieuwe Facturatie 2.0 kunt u hier lezen: Workflows | Depots

Het is mogelijk in Medialog om een artikel tijdelijk uit de voorraad te halen en deze zolang in ‘Depot’ te zetten. Deze kun je daarna weer gemakkelijk terugzetten of eventueel factureren. Deze optie kun je bijv. gebruiken wanneer je artikelen uit de winkel neemt voor een evenement waar deze eventueel verkocht worden. Dan worden ze tijdelijk uit de voorraad gehaald en de artikelen die niet verkocht zijn worden weer terug gezet. De andere kunnen dan gefactureerd worden om deze in de omzet te verwerken. Het evenement kun je dan aanmaken als een ‘klant’ en deze ‘klant’ moet je ook aangemaakt worden als een ‘rekeningklant’.

Je kunt dit ook gebruiken voor eigen gebruik van de winkel bijvoorbeeld: Een medewerker van de winkel neemt een boek uit voorraad om deze te lezen, en deze gaat later weer terug in de voorraad. Ook hier maak je de medewerker aan als klant en tevens als rekeningklant.

Lay-out laden (eenmalig)

• Ga vanuit het beginscherm van Medialog via het menu naar ‘Klant’ > ‘Klantenadministratie’.

• Klik in dit menu op ‘Opties’ > ‘Layout laden...’. Het volgende scherm verschijnt.

• Klik in het rondje voor ‘Depot’ en klik op <Ok>.

• Klik eerst op de map ‘Mijn documenten’. (Je zult niets zien gebeuren!)

• Klik nu op ‘Doc_Depot_NL.qr’ en klik op <Ok> .

Stap 1: Klantenbestelling maken

• Maak een klantenbestelling op de gebruikelijke wijze aan vul bij ‘Uit voorraad’ het aantal boeken dat uit de voorraad wordt gehaald.(zie eerder in dit hoofdstuk).

Het boek is nu UIT de ‘beschikbare voorraad’ gehaald en staat ter beschikking voor de ‘klant’

Stap 2: Boek in ‘Depot’ zetten

• Ga vanuit het beginscherm van Medialog via het menu naar ‘Klant’ > ‘Klantenadministratie’.

• Voer de naam van de klant in en druk op <Enter> of zoek de klant op.

• Klik op ‘Artikel’ > ‘Open Orders’.

In de lijst staan alle open orders staan voor deze klant, vink de artikelen aan die in depot gezet moeten worden.

• Klik in het menu op ‘Actie’ > ‘Depot’.

Een bevestigingsscherm verschijnt.

• Klik hier op <Ja>.

(Een pakbon wordt geprint en het artikel verdwijnt uit de ‘Open Orders’ van deze klant.
De artikelen in depot zijn terug te vinden onder ‘Artikel’ > ‘Depots’.

Stap 3: Verwerken van Depots

Met het verwerken van de depots kunnen deze terug gezet worden in de beschikbare voorraad of gefactureerd worden zodat deze in de omzet komt.

• Ga vanuit het beginscherm van Medialog via het menu naar ‘Klant’ > ‘Klantenadministratie’.

• Voer de naam van de klant in of zoek de klant op.

• Klik op ‘Artikel’ > ‘Depots’. (Hier zijn alle depotartikelen terug te vinden).

• Klik op ‘Opties’ > ‘Verwerken van depots’.

Het volgende scherm verschijnt.

Besluit per regel of het artikel terug in de voorraad gezet of gefactureerd moet worden.

1) Terug van depot om te herstockeren.

Het volgende scherm verschijnt.

• Scan het artikel of voer de EAN code in bij ‘Referentie’

• Voer bij ‘Hoev.’ het ‘aantal’ in om terug in de voorraad te zetten, klik op 'Ok” en sluit het scherm af.

(Het artikel is weer teruggezet in de beschikbare voorraad).

Nu kunnen de verkochte depots worden gefactureerd.

• Selecteer optie 2) ‘Verkochte depots om te factureren’ en klik op <OK>.

Het volgende scherm verschijnt.

• Scan het artikel of voer de EAN code in bij ‘Referentie’

• Voer bij ‘Hoev.’ het ‘aantal’ in om te factureren, klik op 'Ok” en sluit het scherm af

De artikelen hebben nu de status ‘Geleverd’ gekregen en kunnen nu gefactureerd worden.

• Klik op ‘Artikel’ > ‘Reeds geleverd’.

• Ga via het menu naar ‘Actie’ > ‘Factuur’.

Een bevestiging verschijnt.

• Klik hier op 'Ja'

De factuur wordt geprint.

Terug naar boven