Workflows
- Jasper Verfaillie
- Ann Bruyneel
Om u wegwijs te maken in de verschillende mogelijkheden van de nieuwe facturatiemodule, hebben we enkele workflows uitgeschreven. Hieronder kan u lezen hoe u van een bestelling in aanmaak (beter bekend als lijst) een prijsopgave (devies), hoe u een bestelling in aanmaak verder kan verwerken in de Facturatie 2.0., hoe u een depot kan aanmaken, hoe u snel fouten op een factuur kan corrigeren en een credietnota kan aanmaken op basis van een factuur.
Bestelling in aanmaak (lijst) omzetten in prijsopgave
Het verschil tussen een bestelling in aanmaak (ook gekend als lijst) en een prijsopgave devies is louter administratief. Een devies heeft een meer officiële titel dan een bestelling in aanmaak en wordt meestal gebruikt als prijsopgave voor een klant.
Een prijsopgave (ook wel bekend als devies) kan enkel gemaakt worden vanuit een bestelling in aanmaak.
Bestelling in aanmaak (lijst)
Voeg eerst de artikels die u in de bestelling in aanmaak wilt toe aan je winkelmandje.
Klik vervolgens in het winkelmandje op ‘Bestellen voor klant’.
Kies in het scherm ‘Klantenbestellingen’ voor ‘Mode' > 'Titellijst, Prijsopgave aanmaken’
Verwerk vervolgens de klantenbestelling en geef het gewenste aantal artikelen in. Klik op ‘Ok’ om de bestelling te verwerken.
Open vervolgens Facturatie 2.0., kies de klant (via sneltoets F11) en selecteer via ‘Status’ > 'Bestelling in aanmaak' om de artikelen terug te vinden.
Om van deze bestelling in aanmaak een devies of prijsopgave te maken, klik op ‘Actie’ > ‘Prijsopgave’
Prijsopgave aanmaken via Facturatiewizard
Een prijsopgave/devies aanmaken kan ook via de Facturatiewizard indien u eerst een lijst hebt aangemaakt via het winkelmandje en klantenbestelling (zoals hierboven beschreven werd).
Klik linksbovenaan op ‘Wizard’ om de facturatiewizard te openen.
Kies vervolgens om een nieuw document aan te maken
Zoek de klant waarvoor u een prijsopgave wilt aanmaken
Kies in het volgende scherm het documentstype ‘Prijsopgave’ als u een prijsopgave wilt aanmaken. (Hier kan u ook een depot maken van een bestelling in aanmaak)
Tenslotte kan u kiezen om u eerst de artikelen nog even wilt controleren in het overzichtscherm of de prijsopgave meteen wilt aanmaken.
Klik daarna op ‘Afdrukken’ om de Prijsopgave aan te maken en af te drukken.
Prijsopgave omzetten naar Bestelling in aanmaak
Gaat de klant vervolgens akkoord met de gehele of een gedeelte van uw prijsopgave dan kan u deze factureren door de prijsopgave opnieuw om te vormen naar een bestelling in aanmaak.
Bekijk de artikels onder Status > Prijsopgave
Klik vervolgens op ‘Actie’ > ‘Bestelling in aanmaak’
Bestelling in aanmaak verwerken
Als u de bestelling hebt aangemaakt via het winkelmandje en klantenbestelling zoals hierboven beschreven of van een prijsopgave opnieuw een bestelling in aanmaak gemaakt hebt, kan u deze verder verwerken in de facturatiemodule 2.0.
Zoek de artikelen via ‘Status’ > ‘Bestelling in aanmaak’
Kies een van de knoppen in de werkbalk bovenaan om de bestelling in aanmaak verder te verwerken:
Uit vooraad nemen en bestellen: bij het verwerken van deze bestelling in aanmaak worden artikelen die in stock zijn, uit stock genomen en artikelen die niet in stock zijn, besteld. Bijvoorbeeld: 5 artikelen in uw bestelling in aanmaak waarvan 2 in stock, die 2 artikelen worden uit stock genomen en de overige 3 worden besteld.
Altijd uit voorraad nemen: alle artikelen uit uw bestelling in aanmaak zullen uit voorraad genomen worden, indien er geen voorraad is
Altijd bestellen: alle artikelen uit uw bestelling in aanmaak zullen besteld worden.
De artikelen worden nu verwerkt en zijn vervolgens zichtbaar onder de status ‘Open orders’.
Nu kan u voor deze artikelen een pakbon of factuur aanmaken om naar de klant te versturen
Fout in factuur of pakbon?
Ziet u een fout op de factuur of pakbon? Dan kan u snel een gecorrigeerde factuur aanmaken via de Facturatiewizard.
Open de wizard via de knop linksbovenaan, klik vervolgens op ‘Beheer van bestaande documenten’ en zoek daarna de foute factuur.
In de wizard kan u de foute factuur makkelijk terugvinden door te zoeken op documentstype (factuur), aanmaakdatum of indien u het exacte factuurnummer weet kan u dit ook in het veld rechtsbovenaan de tabel.
Selecteer de factuur die u wilt aanpassen en klik op ‘Volgende’
In het volgende scherm ziet u een overzicht van de artikelen in de geselecteerde factuur. Klik op ‘Creditnota’ om snel een creditnota aan te maken van deze factuur. Hierdoor zal het artikel ook terug in stock genomen worden.
Zoek vervolgens de net aangemaakte credietnota op in de Facturatiewizard en zet deze nu om naar een lijst via ‘Converteren naar lijst'.
De artikelen zijn nu opnieuw zichtbaar in de Facturatiemodule onder de status ‘bestelling in aanmaak’. In de tabel kan u nog eventuele kortingen, verzendkosten of referenties aanpassen.
Als u de artikelen hebt gewijzigd, kan u deze opnieuw verwerken met de knoppen in de werkbalk bovenaan. Kies voor ‘Altijd uit voorraad nemen’. Want aangezien we eerst een credietnota hebben aangemaakt van de foute factuur zijn de artikelen opnieuw in stock genomen.
Daarna worden de artikelen opnieuw zichtbaar in de status ‘Open orders’ waar u vervolgens de factuur of pakbon opnieuw kan aanmaken (zoals hierboven beschreven werd).
Depots
Een artikel kan in depot gezet worden wanneer de stock van dit artikel verplaatst wordt. Deze artikels worden dus niet meteen verkocht maar naar een andere lokatie overgebracht om daar eventueel verkocht te worden (bijvoorbeeld op een beurs, bij een klant of een zichtzending).
Een depot kan enkel aangemaakt worden vanuit een klantenbestelling MET beschikbare voorraad in Medialog.
Selecteer de klant in de facturatiemodule en filter op status ‘open orders’
Controleer of u voor de klant die een depot wilt een open order hebt staan met beschikbare voorraad en maak indien nodig een order aan via klantenbestelling.
Selecteer de artikelen die voorraad hebben en klik vervolgens op ‘Actie’ > ‘Depot’
Klik op ‘Voltooien’ om het depot aan te maken. De artikelen worden nu zichtbaar onder de status ‘Depots’
Hier kan u ook nog een pakbon aanmaken voor de artikels die in depot staan. Klik op ‘Actie’ > ‘Pakbon' om deze aan te maken (De geselecteerde artikelen zullen dan wel de status ‘Geleverd’ krijgen ipv 'Depot’)
Depot aanmaken via facturatiewizard
Klik op ‘Wizard’ linksbovenaan
Kies ‘Maak een nieuw document aan’
Zoek de klant waarvoor u een bestelling hebt aangemaakt en waarvoor u een depot wilt aanmaken
Kies het documentstype ‘Depot’ en u ziet meteen voor hoeveel artikelen u een depot kan aanmaken
Klik op volgende en kies vervolgens of u het document meteen wilt aanmaken of eerst de artikelen wilt weergeven.
Depots (zichtzending) verwerken
Selecteer de klant en filter op status ‘Depots’
De artikelen in depots kan u nu verwerken via de knop rechtsbovenaan:
U hebt drie mogelijkheden om een depot te verwerken:
Terug van depot om te herstockeren: de artikels komen terug van het depot, zijn niet verkocht en worden dus gewoon terug toegevoegd aan de stock van de winkel
Verkochte depots om te factureren: de artikels in depot werden verkocht en kunnen dus gefactureerd worden aan de klant
Invoer van txt-bestand
Terug van depot
Wanneer de artikelen in depot niet verkocht werden dan kan de klant ze terug opsturen en kan u ze in Medialog terug in uw stock opnemen.
Kies voor 1) Terug van depot om te herstockeren
In het volgende scherm scant u de ISBN van het artikel dat u wilt herstockeren en druk op 'Enter'
Medialog toont u meteen voor welk klantnummer, op welke besteldatum en het aantal geleverde artikels u voor dit artikel in depot hebt gezet.
Vul in het veld ‘Hoeveelheid’ het aantal artikels in dat u wilt herstockeren. Hier staat standaard het maximum aantal dat mogelijk is voor de ingevulde ISBN. In dit voorbeeld is dat 3 omdat er 3 artikels aan de klant geleverd werden in depot.
Kiest u hier voor bijvoorbeeld 1 artikel (de klant heeft de overige twee artikels verkocht) dan zal dit meteen aangepast worden in het overzicht in de facturatiemodule.
Klik op Voltooien en sluit het depot scherm.De beschikbare voorraad en het aantal te leveren artikelen wordt automatisch aangepast:
Voor herstockering
Na herstockering
Factureren
Zijn er artikels in depot verkocht, dan kan u deze factureren aan de klant.
Kies voor 2) Verkochte depots om te factureren
Geef opnieuw de ISBN in van het artikel dat u wilt factureren en druk op Enter
In het scherm ziet u opnieuw alle info over dit artikel in depot.
Pas de hoeveelheid aan naar het aantal artikelen dat u wilt factureren. De hoeveelheid staat hier ook automatisch op het maximaal aantal te factureren artikelen (= aantal geleverde artikelen).
Kiezen we om bijvoorbeeld maar 1 artikel te factureren, dan blijft het overige artikel staan in depot en wordt het te factureren artikel verplaatst naar status ‘Geleverd’
Klik hierna op ‘Voltooien’ en sluit het depot venster, dan worden de aantallen automatisch aangepast in het facturatieoverzicht.
Voor facturering
Na facturering
Het te factureren artikel vind u terug door te filteren op status ‘Geleverd’ (aangezien het artikel al in depot stond bij de klant, kan het artikel dus als geleverd beschouwd worden)
Selecteer het artikel en klik vervolgens op ‘Actie’ > ‘Factuur’ om een factuur aan te maken voor dit artikel
Credietnota
Om snel een credietnota aan te maken zijn er twee mogelijke werkwijzes. U kan een credietnota aanmaken op basis van een bestaande factuur (via de facturatiewizard) of indien
Via Facturatiewizard
Open de facturatiewizard via de knop ‘Wizard’ linksbovenaan
Klik op 'Beheer van bestaande documenten.
Zoek de factuur op waarvoor u een credietnota wilt aanmaken.
In het volgende scherm ziet u de artikels van de gekozen factuur. Klik vervolgens onderaan op ‘Creditnota’
Als u vervolgens kiest om de artikelen weer te geven voor de credietnota wordt aangemaakt, kan u nog wijzigingen aanbrengen aan de artikelen. Bijvoorbeeld slechts één van de artikelen uit de factuur selecteren, aantallen aanpassen door dubbelklik in het veld ‘Aantal aan te leveren’.
Klik hierna op ‘Afdrukken’ rechtsbovenaan om de credietnota aan te maken.
Via klantenbestelling
Voeg het artikel waarvoor u een credietnota wilt aanmaken toe aan het winkelmandje.
Klik vervolgens op ‘Bestellen voor een klant’
Ga naar ‘Klantenbestelling’ en kies in de werkbalk ‘Menu’ de optie ‘Creditnota aanmaken’ (mode avoir)
Vul vervolgens het aantal van dit artikel in
Ga nu naar de facturatiemodule en zoek de klant op
De artikelen zijn terug te vinden onder de status ‘Te verwerken creditnota’
Maak tenslotte een creditnota aan voor de geselecteerde artikelen via ‘Actie’ > ‘Creditnota’
Datumcorrectiesysteem
Het is ook mogelijk om uw facturen te antidateren op het einde van het jaar. Dit kan u doen door de optie ‘Datumcorrectiesysteem’ aan te vinken in het tabblad ‘Opties’ van de configuratie van de nieuwe facturatiemodule.
Als u vervolgens een nieuwe factuur aanmaakt, ziet u in het afdrukscherm de optie ‘Datumcorrectie systeem’ verschijnen. Vink deze optie ook hier aan en kies vervolgens de datum voor de factuur.
Je kan hier maximaal terugkeren naar de datum van de laatste aangemaakte factuur. In het voorbeeld hieronder is de datum 16 december en de datum van de laatst aangemaakte factuur 13 december. Met het datumcorrectie systeem kan u dus de factuur dateren op 13, 14, 15 of 16 december.