Klantberichten

Owned by Jacqueline Rademakers
Last updated: Oct 29, 2024
7 min read
.

Om klantberichten te kunnen versturen moet eerst de berichtendienst worden ingesteld. Neem hiervoor contact op met onze Helpdesk.
Klik hier voor meer informatie over de berichtendienst.

E-mail en/of sms

Afhaalberichten kunnen worden verstuurd via e-mail of sms.
Voor het versturen van e-mails worden geen kosten in rekening gebracht.
Voor het versturen van sms berichten kunt u bij ons sms bundels inkopen. (Neem hiervoor contact op met onze salesafdeling)
Het is alleen mogelijk om sms berichten naar klanten binnen uw eigen land te versturen.
In Vlamingen wordt als afzender nummer 8850 meegegeven. In Nederland wordt geen nummer vertoond, maar afzender ‘Boekhandel’

Terug naar boven

Instellingen MediaLog

Binnen de instellingen van MediaLog kan worden ingesteld:

  1. Defaultinstelling taal, afhaalbericht en leveranciersbericht

  2. Wel geen bericht bij afname uit de voorraad

  3. Orderbevestiging bij afhalen in de winkel

  4. Orderbevestiging bij thuislevering

  5. Wel/niet groeperen van de klantberichten in postvak uit

  6. Voorstel van het samenvoegen van berichten aan dezelfde klant

  • Ga hiervoor naar 'Instellingen Medialog' en vervolgens naar het tabblad 'Termijn verkoop'

  • Ga naar het tabblad 'Klantberichten'

  • Voer de wijzigingen door en klik op <Ok>

  • Start MediaLog opnieuw op

Terug naar boven

Berichtensoorten

Er zijn verschillende soorten berichten welke naar de klant kunnen worden gestuurd.

  1. Bestelling beschikbaar (sms of e-mail)

  2. Bestelling uitverkocht (sms of e-mail)

  3. Bevestiging bestelling afhalen in de winkel
    Voor klanten die bij voorbeeld telefonisch of per e-mail bestellen of in de winkel voor thuislevering hebben gekozen   

  4. Bevestiging bestelling thuislevering
    Voor klanten die bij voorbeeld telefonisch of per e-mail bestellen of in de winkel voor thuislevering hebben gekozen 

  5. Pakbon

  6. Factuur

  7. Creditnota

  8. Verzendbericht 

  9. Boek op verzoek

  10. Kassaticket

Terug naar boven

Berichten opmaken

  • Open de module 'Klantberichten' via het menu of de buttons



  • Ga via het menu naar 'Optie'  en kies voor 'Berichten bewerken' 

  • Selecteer het berichttype

 

  • Selecteer  de wijze waarop het bericht wordt verstuurd

 

  • Selecteer de taal van het bericht en vervolgens op <OK>

 

De tekst kan worden aangepast en met behulp van de editor worden opgemaakt.

De tekst met een @ ervoor voor zijn parameters. Oftewel deze worden opgehaald uit velden van tabellen in MediaLog. Let op dat deze niet worden gewist.

Klik hier om te zien welke velden u toe kunt voegen

Wijzigingen worden niet op reeds aangemaakte berichten doorgevoerd.

Berichten groeperen

 

Om meerdere berichten voor dezelfde klant samen te voegen moet in onderstaand scherm ‘Groeperen’ aangevinkt worden.

De tekst die zich herhaald (meestal meerdere artikelen) moet tussen “parameter vierkante haken” komen te staan

Bijvoorbeeld:

@[
Auteur : @XNOMAUTEUR
Titel : @XTITRE
Prijs : € @XPRIXRECEP
@]

Terug naar boven

Instellingen klantenfiche

Voordat een klant berichten per mail en/of sms kan ontvangen, moeten er op de klantenkaart diverse gegevens en instellingen worden ingevuld. (Bij web klanten gebeurd dit m.u.v. sms instellingen automatisch)

  • Open de klantenkaart en voer het e-mailadres van de klant in

  • Wil de klant liever een sms bericht ontvangen, voer dan het mobiele telefoonnummer in
    Het invoeren van het 10 cijfige nummer is voldoende. MediaLog neemt automatisch de landcode van de boekhandel over.

  • Ga vervolgens naar het tabblad 'Klantberichten' en geef de taal in

  • Geef bij 'Afhaalbericht' in of de klant per e-mail of per sms verwittigd wil worden.

Bij het aanmaken van een klantenbestelling kan het type bericht (voor die specifieke bestelling) worden gewijzigd

 

  • Geef bij 'Leveranciersbericht' in of de klant per e-mail of sms verwittigd wil worden


Bij ontvangst van de klantenbestelling en/of leveranciersbericht wordt automatisch een bericht klaargezet in de berichtendienst. 

Het is ook nog mogelijk de bevestiging per fax te versturen. Selecteer in dat geval 'papier'.
Er wordt dan bij ontvangst direct een print gemaakt welke gefaxt kan worden

  • Klik op <OK> om de wijzigingen op te slaan

Betreft het een wijziging van het soort bericht en staan er nog berichten van de eerdere soort klaar, dan verschijnt er een pop up.

  • Klik op <Ja> om de oude berichten om te zetten naar de nieuwe berichtsoort

Wil de klant pakbonnen, facturen en creditnota's per mail ontvangen, vink dan op de klantenfiche deze optie aan

  • Controleer het e-mailadres en klik op <OK>

 

  • Open de bijbehorende klantrekening en voer hier het e-mailadres in


Terug naar boven

Klantberichten versturen

  • Ga via het menu of de buttons naar de module 'Klantberichten'


De berichtendienst zet per ontvangen artikel een bericht klaar. Staan er voor een klant meerdere e-mailberichten klaar dan verschijnt er bij het openen van de module een pop-up.

  • Klik op <Ja> om de verschillende berichten voor dezelfde klant samen te voegen

In de kolom 'Send' is zichtbaar of het een bericht per mail of per sms betreft

  • Ga naar 'Postvak uit' om de berichten te controleren

  • Dubbelklik op <Open> om het bericht indien gewenst te bewerken

  • Voer de wijzigingen in en klik op <Bewaren>

Let op: een sms bericht heeft een maximum van 120 karakters

Op dit moment kan er nog voor gekozen worden om de berichtsoort te wijzigen. 

  • Ga via het menu naar 'Actie' en selecteer bij 'Send Mode' de berichtsoort

  • Wijzig de tekst (let op het maximaal aantal karakters bij een sms) en klik op 'Bewaren'
    De wijziging geldt alleen voor het geselecteerde bericht en de toekomstige berichten.  

  • Klik op <Bericht verzenden> of op <Alles verzenden> om de berichten 1 voor 1 of allemaal tegelijk te versturen

Terug naar boven

Herinneringsmail

Let op: U dient eerst de template van het bericht in de berichtendienst te controleren en naar wens aan te passen.

Is er al eerder een afhaalbericht naar de klant gestuurd, maar heeft deze de bestelling nog niet afgehaald dan kan er een herinnering worden gestuurd.

  • Open ‘Klantenbestellingen’ en ga naar Lijstmode

  • Vink vervolgens ‘Alle bestellingen zien’ aan

  • Klik met de rechtermuisknop in een willekeurige lijn en ga naar ‘Bericht verzenden’ > ‘Bestelherinnering’

  • In het volgende scherm staan alle bestellingen die zijn geleverd zijn en nog niet zijn opgehaald (in stock).

  • Er kan gefilterd worden op ontvangstdatum en de kolommen kunnen gesorteerd worden.

  • Vink de bestellingen aan waarvoor een bestelherinnering aangemaakt moet worden en klik bovenaan op ‘e-mails maken’

  • De bestelherinneringen worden nu toegevoegd aan het klantenberichtenoverzicht onder ‘Bestelherinnering’

  • Klik op ‘Bericht verzenden’ om de bestelherinnering definitief te verzenden

Berichtenteller

Met behulp van de berichtenteller is per berichtsoort/Jaar/Maand terug te vinden hoeveel berichten er zijn verzonden
De teller is bereikbaar via het menu → Opties → Berichtenteller


Terug naar boven