Leveranciersberichten en leveranciersafwijkingen
- Kurt Vromant
- Jacqueline Rademakers
- Jasper Verfaillie
Dit zijn twee modules die gebruikt worden om bestellingen die open blijven open te beheren
Een bestelbon die nog niet volledig is ontvangen blijft open staan. U kunt deze bij de leveranciersberichten bekijken en de reden noteren.
Deze informatie is daarna ook zichtbaar in de titelinformatie.
U kunt in dit scherm ook een actie ondernemen om bijvoorbeeld:
Het artikel opnieuw in bestelling te zetten.
Opnieuw te bestellen (eventueel bij een andere leverancier).
Een bestelbon te verwijderen.
Afhankelijk van de actie zal het artikel open blijven staan in de bestelbon of verdwijnen.
U kunt hier ook zien of het wel/niet een klantenbestelling betreft.
Wij adviseren om de openstaande bestelbonnen regelmatig na te lopen.
Opgepast: wat is een “redencode/leveranciersbericht/leveranciers melding” ?:
Een “redencode” is een groep acties die allemaal samen gaan uitgevoerd worden. Het is dus belangrijk dat u niet zomaar een antwoord/reden kiest , maar dat u eerst gecontroleerd hebt welke acties gaan uitgevoerd worden die bij deze redencode/leveranciersbericht/leveranciers melding horen
Bv als u als reden kiest: ‘opnieuw bestellen’ dan zal er enkel maar iets opnieuw besteld worden, als de actie herbestellen aangevinkt is bij de leveranciersmelding opnieuw bestellen.
gebruik dus enkel de redencodes/leveranciersberichten/leveranciers meldingen waarvan u weet welke acties ze veroorzaken.
U vindt in het deel LEVERANCIERSANTWOORDEN hoe u dit kan controleren.
Bestelbon bekijken/verwerken/verwijderen
Ga via het beginscherm van MediaLog naar ‘Leveranciersberichten’
Er kan op verschillende manieren gezocht worden zoals op een specifiek nummer, een leverancier of alle openstaande bonnen.
Ook kan er gekozen worden om alleen de klantenbestellingen of bestellingen via de herbevoorradingen te zien.
Selecteer ‘Een bestelbonnummer’ en klik op <Bestelbonnummer>
Klik op <Alle>, selecteer de bestelbon en klik op <Ok>
Selecteer bij ‘Antwoord leverancier’ de redencode en klik op ‘Bewaren’
Indien het een klantenbestelling betreft is, zijn de details onderin het scherm zichtbaar.
Het is mogelijk dat er een openstaande lijn van een oude bestelling (bv uit 2019) en een lijn van een recente klantbestelling (bv 2023) zichtbaar zijn.
Let daarom bij klantenbestellingen altijd op de datum.
Mocht u de bestelling verwijderen, denk er dan aan om dit -indien nodig- ook bij de leverancier zelf te doen.
Bestelling opnieuw direct bestellen bij een andere leverancier
Bijvoorbeeld: een bestelling die bij het CB besteld is en daar is uitverkocht.
Via de leveranciersberichten kan een artikel opnieuw in bestelling worden gezet en daarna van leverancier veranderd worden.
Voer bij ‘Bestelnummer het bestelbonnummer in en druk op <Enter>
Selecteer bij ‘Antwoord leverancier’ → Opnieuw bestellen en klik op <Bewaren>
Het artikel wordt verwijderd uit de bestelbonlijst en wordt weer opnieuw in afwachting van bestelling geplaatst (voor de originele leverancier).
Ga via het beginscherm naar ‘Bestellen’.
Selecteer de leverancier en druk op <Enter>
Selecteer het artikel en ga via het menu naar ‘Extra’ → ‘Leverancier’
Selecteer de nieuwe leverancier uit de lijst en druk op <Enter>
Leveranciersantwoorden
Een leveranciersantwoord is een verzameling van een aantal acties die tegelijk gebeuren.
In de instellingen van MediaLog kan worden ingesteld welke actie aan welk antwoord is gekoppeld.
Ga via het menu naar ‘Extra’ → ‘Instellingen’
Ga naar het tabblad ‘Leveranciersmeldingen’
Hier ziet u een lijst met alle verschillende meldingen; sommigen komen van het CB (te herkennen aan CB in de code), anderen zijn van andere leveranciers.
Het is dus mogelijk dat u er maar een paar zult gebruiken.
De betekenis van een melding kan van winkel tot winkel verschillen, dus wij adviseren u om in uw eigen instellingen na te kijken welke actie aan welke melding is gekoppeld.
De acties staan rechtsonder in het uitgegrijsde vlak.
Deze acties houden in:
Actie | Betekenis |
|---|---|
Zichtbaar | De leveranciersmelding is zichtbaar in het scherm leveranciersberichten. |
Verwijderen van de bestelportefeuille | Dit staat normaliter aangevinkt bij alle antwoorden die de lijn weghalen uit de bestelling, bv ‘Verschijnt niet’ of ‘Uitverkocht’ |
Update in het journaal | Er wordt een lijn aangemaakt in het scherm leveranciersafwijkingen. |
Herbestellen | Het artikel wordt automatisch weer in afwachting van bestelling gezet. |
Retouren | Het artikel wordt automatisch in retour gezet Voorbeeld: 'Beschadigd ruilen" Het recht van retour moet ook bij de leverancier zelf worden aangevraagd. |
Verwijdering van de klantenbestellingen | Deze actie staat normaliter niet aan, omdat de klantbestelling niet noodzakelijk bij de bestelling hoort (wel bij de EAN). |
Indien u de berichtendienst gebruikt worden de berichten naar de klant daar klaargezet.
Leveranciersafwijkingen
In deze module komen de artikelen te staan, waarvan bij ‘Leveranciersberichten’ een antwoord is gekozen waarbij het vinkje bij ‘update in journaal’ aanstaat.
U hoeft de manco’s niet via deze module te werken, maar doet u dat wel doe dat dan met regelmaat.
Ga via het beginscherm naar ‘Leveranciersafwijkingen’
Selecteer ‘Een leverancier’ en klik op <Leverancier>
Selecteer het artikel en selecteer bij ‘Actie’ → Schrappen
Klik op <Bewaren> om de bestelling te verwijderen
NUIT Berichten
Voor niet uitgeleverde artikelen via CB kunt u de leveranciersberichten ook automatische aanmaken.
Om hier gebruik van te kunnen maken moet u eerst contact opnemen met het CB, zodat zij deze berichten ook doorsturen bij de levering.
Daarnaast moeten aan de verschillende codes de acties worden gekoppeld.
Ga via het menu naar ‘Extra’ → Instellingen
Ga naar het tabblad ‘Leveranciersmeldingen en kies voor het tabblad ‘NUIT instellingsberichten’
Hier kan per CB code een bijhorende melding ingesteld worden.
Dubbelklik op de lijn die ingevuld of gewijzigd moet worden
wijzigen en vervolgens kan u via het dropdownmenu de bijhorende melding voor (Niet) in nota kiezen.
Klik vervolgens op ‘Bevestigen’ om de wijzigingen op te slaan.