Retouren
- Jacqueline Rademakers
.
Retourprocedure van artikelen naar de Leverancier
Inleiding
Het retourneren van artikelen naar de leverancier kan op verschillende manieren, zoals via Artikelbeheer, MediaBaseSearch (snelste methode), lijsten of rapporten. Hier volgt een gedetailleerde beschrijving van de retourprocedure via Artikelbeheer, die ook relevant is voor de andere methoden.
Stappen voor Retourneren
Stap 1: Artikelen in Afwachting van Retour
Beslissen welke artikelen: Bepaal het aantal artikelen dat u wilt retourneren. Dit betreft meestal artikelen die al langer dan 3 maanden op voorraad zijn.
Artikelen in afwachting zetten: Zet deze artikelen in Medialog in afwachting van retour. Ze worden zichtbaar in de lijst onder ‘Artikel’ > ‘Retouren’.
Belangrijk: Deze artikelen blijven nog steeds in de voorraad staan.
Stap 2: Aanvraag naar de Leverancier
Aanvraag creëren: Maak een aanvraag aan de leverancier om de artikelen retour te sturen. De artikelen blijven in de voorraad en kunnen nog verkocht worden.
In ‘Artikelbeheer’ wordt een notitie toegevoegd in het veld ‘Extra informatie’ van het artikel. Hierin staat dat er een retouraanvraag is gedaan, zodat u weet waar het artikel zich bevindt (bijv. in het magazijn).
Indien u stap 2 wilt overslaan, kunt u ook direct een pakbon aanmaken. De voorraad wordt pas aangepast na het printen van deze retourbon.
Stap 3: Retourbon Aanmaken
Toestemming van de leverancier: Wacht op goedkeuring van de leverancier voor de retour.
Retourlijst ophalen: Ga naar ‘Artikel’ > ‘Retouren’ om de lijst van artikelen weer tevoorschijn te halen.
Pakbon aanmaken: Maak een pakbon aan. Op dit moment worden de artikelen verwijderd uit de voorraad
Het retourneren van artikelen aan de leverancier kan efficiënt worden beheerd via deze drie stappen. Door zorgvuldig te werken volgens deze procedure, houdt u overzicht over de artikelen en hun status, en zorgt u ervoor dat uw voorraad nauwkeurig blijft.
Een artikel in afwachting van retour zetten
Ga via het menu naar ‘Artikel’ → 'Artikelbeheer'
Scan de EAN in het veld referentie en druk op <Enter>
Ga via het menu naar ‘Acties’ → ‘Retouren’ of klik op onderstaande button
Selecteer de Ontvangstfiche door op de regel te klikken en MediaLog neemt het aantal over van de beschikbare voorraad
Selecteer bij ‘Type retour’ het juiste type en klik op <OK>
Sluit het retourscherm en dat van ‘Artikelbeheer’
Retour aanvragen bij de leverancier
Wanneer de artikelen al direct uit de voorraad worden gehaald, kan deze stap overgeslagen worden.
Ga via het menu naar ‘Artikel' → ‘Retouren’
Selecteer het ‘Type’ (retour)
Selecteer de ‘Leverancier’ en klik op <OK> of druk op <ENTER>
Er kan ook worden gekozen om ‘Alle retouren’ te zien.
‘Vink de optie reeds aangevraagde retouren’ aan om enkel de aan te vragen retouren te zien
Ga via het menu naar ‘Extra’ en kies voor:
- Retouraanvraag mailen, als de aanvraag naar de leverancier gemaild kan worden
- Retouraanvraag printen, als de aanvraag rechtstreeks bij de leverancier wordt aangevraagd
Er kan worden ingesteld dat de EAN code ook op de retourbon wordt afgedrukt.
Ga via het menu naar ‘Opties’ → ‘Lijst met barcodes’ en klik hierop. De optie wordt hierdoor aangevinkt.
Retourbon aanmaken en printen
Door de retourbon aan te maken en te printen wordt de winkelvoorraad aangepast.
De bon kan eventueel samen met de boeken worden teruggestuurd naar de leverancier.
Ga via het menu naar ‘Artikel’ → ‘Retouren’ of klik op onderstaande button
Ga via het menu naar ‘Extra’ → 'Retouraanvraag/lijst opvragen
Voer het nummer van de retouraanvraag in en klik op <OK>
Klik op het icoontje van de printer en de retourbon wordt geprint
Het artikel is nu uit de lijst en uit de voorraad verdwenen. In het informatievak van het artikel wordt weergegeven dat het boek retour is gestuurd.
Is er geen retouraanvraag/lijst gemaakt
Vink ‘Alle retouren’ aan en klik op <OK>
Selecteer de artikelen die retour worden gestuurd en klik op het icoontje van de printer
Een retouraanvraag schrappen
Vink ‘Alle retouren aan’ en klik op <OK>
Ga via het menu naar ‘Extra’ → ‘Alles deselecteren’
Selecteer het artikel dat uit de retour gehaald moet worden
Ga via het menu naar ‘Bewerken’ → schrappen of klik op minus icoontje
Annuleren van een retourbon
Als een retourbon wordt geannuleerd, gebeurt er in MediaLog het volgende:
De artikelen van de retourbon komen terug in de voorraad;
De historiek van de aankopen wordt terug aangepast van b.v. -1 naar 0 (als er 1 exemplaar geretourneerd was)
De status van de artikelen wordt opnieuw ‘in afwachting van retour’.
Ga via het menu naar ‘Artikel’ → ‘Retouren’.
Ga via het menu naar ‘Bestand’ → ‘Herafdruk retourbon’.
Selecteer de retourbon en druk op <Enter>
Ga via het menu naar ‘Bestand’ → ‘Retourbon annuleren
Bevestig de twee volgende schermen met <Ja>
Controleer tot slot in artikelbeheer of het artikel weer terug in de voorraad in de voorraad is gekomen.