Les Réponses Fournisseur
Indispensable à faire sinon on s’en mord les doigts …
1. Les Réponses Fournisseur c’est quoi ?
Les Réponses Fournisseur (RF), c’est la méthode par laquelle vous pouvez indiquer la raison pour laquelle un article commandé chez un fournisseur ne vous a pas été livré.
À l’heure actuelle, cette procédure est manuelle (il faut indiqué pour chaque article non-reçu la raison pour laquelle il est manquant) mais à l’avenir avec la généralisation de la norme ONIX et l'évolution des AVE, il sera possible d’intégrer automatiquement les RF en réceptionnant les Avis d’Expédition. Vous serez bien entendu averti dès que cette amélioration sera disponible.
2. Et si je ne les fais pas que se passe-t-il ?
2.1 Statut de commande
Vous vous coupez de la possibilité d’avertir le client du statut de sa commande par génération d’un courriel automatique. En fonction des paramétrages de votre messagerie intégrée à Medialog, vous pourrez , par exemple, générer automatiquement un courriel signalant au client que son livre est épuisé. Donc si vous ne les faites pas vous ne serez pas en mesure d’indiquer au client où en est sa commande, pourquoi vous ne l’avez pas encore reçue ou quand il aura la chance de l’avoir. À moins bien sûr de plonger dans vos anciennes notes d’envois / factures ou de contacter le fournisseur …
Même choses pour les articles commandés en réassort pour le stock.
2.2 Amoncèlement de vielles commandes
Tant que la commande d’un article n’est pas soldée (c-à-d réceptionné ou ayant reçu un statut via les RF), Medialog retiendra cette commande et sera en attente de le recevoir. Et comme en réception, Medialog privilégie toujours la commande la plus ancienne, vous risquez de vous retrouver devant un imbroglio de commandes non servies …
2.3 Conséquences sur la fiche article
Voici l’illustration de ce qui se passe sur la fiche article si les RF ne sont pas faites.
pas de RF, donc dans la cadre jaune aucune information sur la commande de ce livre qui de surcroit est destinée à un client …
Les RF sont faites, on voit immédiatement dans le cadre jaune que ce livre est manquant noté …
CQFD !
Si vous n’avez jamais fait de RF, le mieux serait de commencer par un nettoyage
des commandes en souffrance (aussi bien pour les clients que pour le stock)
en utilisant l’outil de cleaning dont vous trouverez le mode d’emploi ici.
3. Comment cela fonctionne
Il existe deux manières d’accéder aux RF soit depuis la réception, soit depuis l’icône idoine se trouvant en page d’accueil de Medialog.
3.1 Depuis la réception
Une fois votre réception terminée, cliquez sur l’icône illustrée ci-dessous et se trouvant dans la barre de tâches (ou Ctrl+F9 si vous êtes fan des raccourcis clavier ).
Medialog ouvrira alors la page RF liée à la réception que vous venez de terminer (c-à-d au bon de commande que vous avez envoyé au fournisseur). Si tous les articles commandés ont été réceptionnés, alors Medialog indiquera N° commande -1 ce qui signifie que tous ce qui était sur le bon de commande a été reçu. Tout est donc en ordre.
Si ce n’est pas le cas, Medialog indiquera le N° du bon de commande que vous venez de réceptionner et listera les articles manquants. Traitez les en vous référant au point 3.3
3.2 Depuis le menu principal
En cliquant sur l’icône illustrée ci-dessous, vous ouvrirez la page RF.
À la différence du point précédant, aucun N° de commande ne sera indiqué. Ce sera à vous de faire des tris en fonction de ce que vous contrôler. Les choix s’offrant à vous sont les suivants :
par bon de commande
par date
par type de commande
Il va de soi que vous pouvez utilisez plusieurs tris simultanément !
ex : je veux voir toutes les commandes clients envoyée chez Dilibel sur les 3 derniers mois et pour lesquelles je n’ai pas d’information.
Une fois la sélection opérée la liste des articles qu’elle contient s’affichera et il ne vous restera plus qu'à les traiter (cfr 3.3).
3.3 Fonctionnement
Le fonctionnement est très simple. Une fois sur la page RF et que les articles manquants sont affichés, il vous suffit pour chacun d’entre eux d’indiquer la raison pour laquelle ils n’ont pas été réceptionnés. Généralement, vous trouverez ces informations sur la note d’envoi ou sur la facture de la commande.
Pour ce faire, utilisez le menu déroulant prévu à cet effet, sélectionnez la raison puis cliquez sur Enregistrer. Passez à l’article suivant et ainsi de suite jusqu'à la fin.
À savoir, en indiquant la raison Manquant Noté, Medialog retiendra que cet article doit encore arriver et qu’il est susceptible de le faire dans n’importe quelle autre livraison.