Facturation 2.0 - Configurations / créations gabarits (mise en page)

Dans le menu de configuration vous pouvez :

• gérer la mise en page des différents documents (Documents)

• insérez vos coordonnées PEPPOL (Information)

• définir les options générales de l'outil de facturation (Options)

• personnaliser les informations pour les exportations (Exportations)

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Documents (Créer une mise en page)

Document wijzigen

Vous pouvez modifier un document à trois niveaux : l'entête, la détail et le pied de page.

Entête

Dans l'entête, vous pouvez ajouter un logo et afficher des informations sur votre magasin, le client et la commande.

Pour chaque bloc de texte, vous pouvez choisir de le rendre « Visible », « Exportation visible » ou « Invisible ». Si vous choisissez 'Export visible', cette zone ne sera pas visible à l'impression, mais elle sera visible dans un PDF ou un email.
Vous pouvez également déplacer les zones de texte avec les boutons fléchés:

Si vous souhaitez modifier l'emplacement des informations de la librairie et des informations sur le client et le compte, vous pouvez utiliser l'option "Déplacer les cadres d'informations du côté".

Vous pouvez également choisir les informations que vous souhaitez afficher pour chaque bloc de texte en cliquant sur « Modifier ».

Les zones de texte que vous pouvez configurer sont :

• Informations sur la librairie : nom, adresse, numéro de téléphone, adresse email... (vous pouvez régler ces informations dans les paramètres Medialog (voir Programmes externes > Media Config))

Exemple :

• Informations client : numéro de client, nom et adresse du client (Vous pouvez retrouver et ajuster ces informations dans la fiche client)

• Informations sur le compte : numéro de compte, organisation du compte, adresse, TVA (Vous pouvez retrouver et ajuster ces informations dans la fiche client)

Si vous souhaitez insérer des lignes supplémentaires, cliquez sur la ligne dans le champ de droite puis cliquez sur le bouton du milieu pour ajouter cette ligne au cadre de texte (champ de gauche).

• Numéro de poste de travail et/ou numéro de document (vous pouvez ajuster le numéro de poste de travail juste avant l'impression (paramètres d'impression))

Souhaitez-vous ajouter votre propre logo? Placez d'abord l'image .jpg dans le dossier C://Titelive/import de votre ordinateur afin qu'elle soit visible dans l'outil de facturation de Medialog.
Cliquez ensuite sur 'Charger' dans le module Facturation et sélectionnez l'image souhaitée.

Vous pouvez ensuite agrandir ou réduire le logo avec les touches fléchées.
Vous pouvez également choisir si le logo doit être visible ou non sur le document (ou uniquement visible lors de l'export PDF du document).

Détail

Dans l'onglet Détail, vous pouvez choisir l'apparence de l'aperçu des articles de la commande dans le document.

Regroupement : Choisissez de trier les commandes entre référence commande client, référence ligne, référence web, une extra référence de commande, numéro de bon de livraison ou pas de regroupement.

Prix : Choisissez ici comment vous souhaitez afficher le prix par article.

• Aucun prix

• Tva comprise (Prix unité HTVA)

• Tva comprise (Prix unite TTC)

• Hors TVA

• Hors TVA sans détail

Il existe également trois colonnes dans lesquelles vous pouvez fournir des informations supplémentaires sur les articles du document :

• Ean

• Bon de livraison

• numéro de commande client

• date de livraison

• éditeur

• auteur

• refence ligne

• référence commande client

• référence paiement

• type de produit

• référence commande web

• prix net HT

Pied de page

Dans le pied de page, vous pouvez modifier les informations de communication. Il s'agit d'un message standard par type de document et s'applique à TOUS les documents du type affiché (Tous les bons de livraison, factures, etc.).

Ici, vous pouvez choisir la référence que vous afficherez dans le pied de page du document :

• Message structuré : si le client fournit ce code lors du paiement, vous pourrez le retrouver facilement.

• Informations sur le document (Info doc): Vous pouvez paramétrer ce texte en bas de l'onglet 'Informations' dans le champ 'Communication' (voir aussi Facturation 2.0 - Configurations / créations gabarits (mise en page) | Informatie )

• Info libre (1): vous pouvez également ajouter au pied de page l'en-tête libre et configurable lors de la création d'un document. Pour cela, l'option 'Cinq lignes supplémentaires dans les informations d'en-tête' doit être cochée dans l'onglet Options de la Configuration.

Ensuite, après avoir cliqué sur « Terminer » dans l'écran Imprimer, vous pouvez remplir les cinq lignes d'informations gratuites.

Vous pouvez également choisir d'afficher ou de masquer les informations du compte.

Aussi il est possible de afficher ou pas afficher le montant à payer et la remise si elle est nulle

Il existe également une option pour afficher le montant total du document en mots. Vous pouvez également insérer du texte supplémentaire dans le champ situé sous cette option.

et via le bouton ‘Preview’ vous pouvez visualiser un exemple (uniquement si un bon de livraison, une facture, etc. a déjà été créé),

• 'Appliquer à tous' applique immédiatement la mise en page à tous les documents de ce type

• ‘Appliquer’ applique immédiatement la mise en page pour seulement le document en cours

Informations

Ici vous pouvez compléter les informations légales de votre librairie, principalement pour l'export des factures PEPPOL.

Vous pouvez rechercher les données PEPPOL correctes ici : https://directory.peppol.eu/

Les champs IBAN et numéro de TVA sont également obligatoires.
Remplissez les détails, cliquez sur Appliquer et confirmer.

Si vous n'êtes pas inscrit dans l'annuaire Peppol, car vous enverrez uniquement des factures Peppol et ne les « recevrez » pas (ce qui s'appliquera à la plupart des librairies),
utiliser comme pièce d'identité officielle.

Assurez-vous de saisir correctement les informations car elles sont connues de PEPPOL. Si le code PEPPOL est un code TVA, veillez à bien indiquer le code pays comme dans l'exemple ci-dessous.

Avec l'option supplémentaire 'Communication', il est possible d'ajouter une ligne d'information supplémentaire au pied de page de chaque document. Si vous cochez l'option 'Modifiable par document', vous pouvez ajuster ce texte par document.

Options

Dans l'onglet « Options », vous trouverez les options suivantes :

• Correction date système: permet de clôturer les factures en début d'année.

• Rupture sur référence Web : ceci n'est utilisé que lors de l'impression simultanée de toutes les factures des clients Web. En plus d'un seul document par client, vous pouvez également disposer d'1 document par référence de commande web.

• Proposer les infos d’entête : lors de la création d'une facture, vous avez la possibilité d'ajouter cinq lignes à l'en-tête du document. Si vous les laissez vides, ils ne seront pas remplis.

• Alert date publication : si la date de publication dépasse le nombre de mois saisi, elle sera colorée en noir dans l'aperçu. Si la date est toujours dans la période spécifiée, elle sera colorée en rouge.

• Inclure le prix unitaire TTC dans le document PEPPOl: cet option concerne seulement les factures numerique envoié via PEPPOL

• Enregistrer la sélection des adresses mail dans la fenêtre d’impression: Si vous activez cet option, les options pour l’envoie via mail seront sauvegardé pour la prochaine

• Ecran principal sur une seule colonne (nécessite un redémarrage): Si vous n’aimez pas le layout du tableau, il est possible d’utiliser un layout avec une seule colonne au lieu du trois colonnes.

• Menus roulants: Si vous cochez « Menus roulants», les menus seront affichés en cercle (voir photo ci-dessous), cela peut être utile si vous travaillez sur un écran tactile.

• Afficher clients à gauche : cochez cette option pour afficher les détails du client dans la barre latérale gauche. Si vous ne cochez pas cette option, les coordonnées du client apparaîtront en haut.

• Afficher la cover : un clic droit sur une ligne affiche la couverture du livre de l'article sélectionné

• Reset columns : Si vous avez ajouté ou supprimé trop de colonnes, vous pouvez réinitialiser les colonnes aux paramètres par défaut en un seul clic sur ce bouton.

Exports

Dans l'onglet « Exportations », vous pouvez définir la manière dont les exportations vers des fichiers CSV, XLS ou Peppol sont écrites sur un chemin local ou sur un serveur FTP ou SFTP ou par e-mail.

Si vous sélectionnez l'option « Mail », une exportation sera immédiatement envoyée sous forme de fichier PDF par e-mail à l'adresse e-mail spécifiée (par exemple l'adresse e-mail de votre comptable ou une adresse e-mail de facturation).

Sous l'option « Type de documents », vous pouvez choisir pour quel type de document spécifique cette exportation est valide. Par exemple, vous pouvez uniquement écrire des factures/notes de crédit dans un dossier local sous forme de fichier CSV :

Cliquez sur « Edition» pour choisir les colonnes qui seront incluses dans le fichier d'exportation. Déplacez les données souhaitées de la colonne de droite vers la colonne de gauche, puis cliquez sur « Terminer ».

Cliquez sur « Enregistrer » pour enregistrer les modifications. Cliquez ensuite sur « Confirmer » pour enregistrer toutes les modifications de configuration et revenir à l'outil de facturation.

Pour paramétrer les options d'export pour des clients spécifiques, rendez-vous dans l'onglet « Compte » et « Gestion client V2 » dans la fiche client du client concerné.
Sous « Format », vous pouvez choisir le modèle souhaité pour chaque type de document dans le menu déroulant. Dans « Exporter », vous pouvez activer la méthode d'exportation souhaitée pour ce client spécifique.

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