Facturation 2.0 - Créer les documents
p.
Il existe plusieurs façons de rechercher les données client ou les articles pertinents pour le document spécifique que vous souhaitez créer dans l'outil de facturation.
Vous pouvez le faire via
l'aperçu global
la sélection manuelle
l'assistant de facturation
Sélectionner un client via aperçu global
Cliquez sur « Aperçu global » en haut à gauche du module de facturation pour ouvrir l'aperçu.
Ici, vous verrez un aperçu de tous les clients en fonction de la situation de l'article.
Sélectionnez ensuite la ligne du client que vous recherchez et cliquez sur « Terminer ». Vous obtenez désormais immédiatement un aperçu de tous les articles du client sélectionné.
Modifier la grille
En cliquant sur les lignes horizontales à gauche, vous voyez un liste de toutes les infos/colonnes qui peuvent être affiché dans la grille du facturation. Si vous manquez donc quelques infos du commande, il est bien possible que la colonne avec ces infos n’est pas activé ici. Pour activer/desactiver la colonne, simplement (dé)cochez la case du colonne que vous souhaitez.
Si vous voulez changer/aggrandir les colonnes, il faut activer l’option ‘Modifier/déplacer les colonnes’. Vous retrouvez cet option avec un click droit dans la grille.
Avec cet option active, vous pouvez maintenant aggrandir et déplacer les colonnes comme vous voulez. N’oubliez pas de désactiver cet option quand vous avez fait les changements, pour de nouveau bloquer les colonnes.
Sélectionner un client directement
Si vous ne souhaitez pas créer de facture via l'assistant, vous pouvez simplement rechercher manuellement la commande client pour laquelle vous souhaitez créer une facture.
Recherchez un client par nom, email ou numéro de client ou utilisez F11 pour appeler le dernier client depuis Medialog
Vous pouvez également filtrer en fonction des clients avec un compte ou des commandes avec un acompte
« Client » affiche un client individuel
« Tous les clients » donne un aperçu des commandes de tous les clients
« Clients Web » affiche uniquement les commandes via les boutiques en ligne.
Après avoir sélectionné le client, certaines de ses informations seront affichées à gauche, comme son nom, son adresse, mais aussi les 5 derniers documents qui lui ont été délivrés. De plus, nous pouvons voir si le client est sur liste noire, et si l'option Peppol est active, nous serons également informés si les données du client sont correctes pour envoyer un document électronique.
Laissez votre curseur sur le logo Peppol pour visualiser les données. Si la bordure autour du logo devient rouge, cela signifie que les données ne sont pas en ordre. Faites un clic droit et cliquez sur « Modifier » pour ajuster les données.
Vous pouvez rechercher les détails Peppol de votre client sur son site officiel https://directory.peppol.eu/.
Vous pouvez également ajuster les données PEPPOL dans le fichier client du client concerné.
Parce qu'il est possible que le numéro de TVA du client ne soit pas international, mais fonctionne uniquement à l'intérieur du pays, vous pouvez toujours essayer de transmettre la facture depuis le 03/07/2023 si le rectangle est rouge.
Lors de la tentative d'envoi de la facture via Peppol, un test Peppol sera d'abord effectué pour voir si la facture est valide, et si ce n'est pas le cas et que le message d'erreur concerne les données client, vous pouvez avertir le client de faire vérifier ses données chez Peppol pour voir s'ils sont valables au niveau international.
Vous pouvez vérifier si le message d'erreur concerne les données client dans le bouton Peppol qui apparaît dans le menu du haut lorsqu'une facture a été rejetée par le test. Ce bouton jaune ouvre un écran qui affiche souvent le motif du rejet en bas en jaune :
Où le client peut-il faire valider son numéro de TVA pour une utilisation internationale ? Sur cette page web, cliquez sur le lien contactez-nous puis choisissez votre pays :
Vérifier un numéro de TVA (VIES) - L'Europe est à vous (http://europa.eu )
Traitement
Affichage
Dans la barre des tâches en haut, vous pouvez définir les types de commandes à afficher dans l'aperçu de la section « Affichage ». Les différents statuts sont « Commandé », « Disponible » et « Indisponible ».
En commande: L'article a déjà été commandé, mais pas encore reçu.
Disponibles: L'article a été reçu (en tout ou partie) et mis en stock.
Indisponibles: L'article a déjà été commandé mais pas encore reçu car l'article n'est plus disponible ou n'est plus disponible (voir aussi les messages des fournisseurs). Le livre n'est pas en stock.
En cours: La commande est sur commande.
Livré: La commande a été livrée au client.
En cours et livré: Combinaison de commandes ouvertes et de commandes livrées
Avoir en cours: Remboursement total ou partiel d'une commande
Précommande: Commande sans devis
Dévis: Proposition de prix pour une commande
Articles en Dépôt-Vente: Les articles ont été retirés du stock et placés chez le client (par exemple bibliothèque, salon, etc.)
Modification de la sélection
Vous pouvez ajuster certains paramètres dans l'ordre via l'onglet 'Modifier la ligne'.
Chaque fois quand vous voulez changer un paramètre, Medialog vous demande si vous voulez
Toutes = toutes les articles sélectionné
En cours = seulement la ligne sélectionné
Référence de commande
Ajoutez une référence de commande à la ligne sélectionnée ou uniquement aux lignes cochées.
Référence ligne
Ajouter une référence de ligne à la ligne sélectionnée ou uniquement aux lignes cochées.
Track and Trace
Ajoutez un lien Track & Trace à la ligne sélectionnée ou uniquement aux lignes cochées
Frais de port
Ajoutez ici les frais de port pour une commande.
Remise
Si vous souhaitez offrir une réduction sur une commande, vous pouvez l'ajouter ici.
Actions
Dans la section « Actions », vous verrez un aperçu des actions possibles pour les commandes sélectionnées.
Ce n'est que si le plugin pour SendCloud est actif que cette option sera visible à côté du bouton. Si vous cliquez sur Bon de livraison, facture, liste ou dépôt, vous accéderez immédiatement aux paramètres d'impression et vous pourrez imprimer le document. (zie Facturation 2.0 - Créer les documents | Afdrukken / Printinstellingen ).
Séparer la commande
Il est possible de diviser une commande en plusieurs parties. Par exemple, pour un client qui a commandé 3 exemplaires et que le libraire souhaiterait offrir 1 exemplaire, pour cela l'article "gratuit" doit être retiré du stock mais bénéficie d'une remise de 100%, dans un premier temps il est directement inclus dans la quantité 3.
S'il n'y a plus de quantité à recevoir (commande totale reçue), il est possible d'utiliser le bouton "Commande unique" en haut.
Traiter une précommande/devis
Dans le module de facturation, vous pouvez traiter les éléments d'une liste de trois manières différentes.
Recherchez la liste souhaitée via « Aperçu global » ou « Statut » et ajoutez le client si vous le connaissez.
Ensuite, vous verrez trois options apparaître en haut :
Pris sur stock et commande
Toujours pris sur stock
Toujours commander
Si vous choisissez de toujours commander en stock, vous verrez cet avertissement :
Traitement des articles en Dépôt-Vente
Sous « Statut », sélectionnez l'option « Dépôts ». Si vous n'ajoutez pas de client spécifique, vous recevrez un aperçu de tous les dépôts ouverts.
Cliquez sur « Traitement des dépôts » pour poursuivre leur traitement.
Trois options vous seront alors proposées :
Saisie des articles retournés pour les restocker
Choix 1 : vous allez saisir ici les articles qui vous sont retournés par rapport à votre bon de dépôt initial, et qui vont être restockés.Par défaut, les articles qui ne seront pas saisis seront considérés comme facturables,ou toujours en dépôt ; si vous désirez facturer les lignes restantes, veuillezfaire un BL à partir du module de facturation standard ( articles/dépôt )
Saisie des articles vendus pour les facturer
Choix 2: Vous allez saisir ici les articles vendus par votre dépositaire . Ils sont considérés comme facturables,et se retrouvent dans les articles livrés. Les articles qui ne seront pas saisis par rapport au bon de dépôt initial sont toujours en dépôt.
Importation d’un fichier TXT (dépôt inventorié)
Impression
Dans la fenêtre 'Imprimer', vous pouvez sélectionner de nombreuses options telles que le nombre de copies et l'imprimante (en fonction de la configuration effectuée).
Si vous souhaitez envoyer le document par e-mail, vous pouvez cocher cette option et choisir si vous souhaitez l'envoyer à l'adresse e-mail du client, au compte client ou à une autre adresse e-mail.
Si vous choisissez d'envoyer par email, ce message se retrouvera dans les « Messages clients ». Pour envoyer réellement la facture au client, vous devez toujours envoyer la facture dans les « Messages clients ».
Sous l'option « Type de document », vous pouvez appliquer les modèles prédéfinis au document que vous envisagez de créer. Vous pouvez facilement les trouver via « Configuration > Documents ».
L'option « Envoyer sous forme de facture électronique » offre diverses options. Sélectionnez dans le menu déroulant l'export souhaité (csv, xls, mail, PEPPOL xml, etc.) avec l'emplacement entre parenthèses où aboutira le fichier exporté (ftp, répertoire local, mail).
Si l'export sélectionné est local, l'accès à l'ordinateur local doit être autorisé.
L'exportation CSV crée un fichier séparé par : dans le même format que l'import MediaLog (localfileintegrator).
PEPPOL Export exporte un XML au format PEPPOL.
L'exportation XLS exporte le document sous forme de fichier XLS, qui est exactement le même que la facture.
Si le système de correction de date est coché dans les options, vous pouvez ajuster la date du document.
Si le client n'est pas dans la liste, cela sera affiché en bas de l'écran de confirmation d'impression afin que le libraire puisse décider de livrer ou non la commande à ce client.
Cliquez sur « Prévisualiser» pour voir la vue finale avant l'impression.
La prévisualisation est la meilleur manière pour tester les layouts des documents. En utilisant la prévisualisation vous pouvez contrôler le layout du document sans créer un vrai facture/bon de livraison.
Il est possible de créer une facture sans TVA. Sur l'écran d'impression, cochez l'option « Excl. Document TVA».
Attention : Cette option n'est visible que si une facture et un numéro de TVA ont été ajoutés pour le client sélectionné.