Importtool

Owned by Jacqueline Rademakers
Last updated: Oct 27, 2023 by Ann Bruyneel
11 min read
.

Voorbereiding

Artikelen kunnen geïmporteerd worden met behulp van Excel of CSV-bestanden (punt/komma als scheidingsteken).
In het bestand moet altijd een EAN en indien van toepassing de hoeveelheid staan.
Het bestand moet worden opgeslagen in een specifieke map op het werkstation: C:/Tite Live/Import.

Is deze map niet op de computer aanwezig is, neem dan contact op met onze helpdesk.

Terug naar boven

De tool starten

De tool is te bereiken in MediaLog via het menu Extra > Externe programma’s.

  •  

  • Kies bij de pop-up voor ‘Alle toegang toestaan’ en vink 'Niet opnieuw vragen voor deze site’ aan.

Binnen het startmenu zijn er 4 opties mogelijk:

  1. Import artikelen
    Bij deze optie worden de artikelkaarten in MediaLog aangemaakt.
    Let op: er kan geen voorraad worden geregistreerd.

  2. Import artikelen/bestellingen
    Bij deze optie worden - aan het einde van de import - de artikelen en de bijhorende aantallen door MediaLog geregistreerd als 'In afwachting van bestelling' of als 'Besteld'.

  3. Import klantenbestellingen
    Deze functie kan bijvoorbeeld worden gebruikt na het bezoek aan een beurs of van een vertegenwoordiger of om een bestelling meteen aan te maken als klantbestelling.

  4. Import winkelmandje
    Importeer artikelen meteen als winkelmandje voor een klant.

Terug naar boven

Artikelen importeren

Artikelen kunnen worden aangemaakt met de data van de leverancierscatalogus (MediaBaseSearch) en er kunnen eigen (onbekende) artikelen worden aangemaakt.

Indien de artikelen bekend zijn in de leverancierscatalogus (MediaBaseSearch), dan is het voldoende om het EAN te importeren.

Zijn de artikelen onbekend, dan kunnen de onderstaande velden worden meegegeven: EAN*, titel, auteur, type artikel*, uitgever*, leverancier*, rubriek*, uitgeversprijs incl BTW en aankoopprijs excl BTW. (De velden met een * zijn verplicht).

Type artikelen zijn:
Boek = LIVRE
Kantoorartikelen = PAPET
Diversen = DIVER
CD = DISQU
Multimedia = MEDIA
Een eigen verkoopprijs kan worden meegegeven door deze te koppelen met de uitgeversprijs incl BTW en alleen bij artikeltype's Boeken en Divers

Let op: er kan geen voorraad worden geïmporteerd.

  • Klik op < Import artikelen>

De bestanden in de map C/Tite Live/Import worden automatisch weergegeven.

  • Klik op <Verversen> indien het bestand niet wordt weergegeven

  • Selecteer het gewenste bestand

  • Vink 'Koptekst' aan als er in het bestand op de eerste regel kolomtitels staan. Zo wordt die eerste regel niet geïmporteerd.

  • Klik op "Wijzigen formaat" om de structuur van het bestand te koppelen aan de gegevens die zullen worden geïmporteerd

In het vak 'Bestand' staat de structuur van het bestand. In het getoonde voorbeeld staat de EAN code op de eerste positie. 
In het vak 'Volgorde' staat de standaard importstructuur

  • Verwijder de niet gebruikte velden in het vak 'Volgorde', door deze te selecteren en op <Verwijder> te klikken. 

  • Verander de volgorde door een veld te selecteren en met de pijlen naar de juiste positie te verplaatsen

 

  • Klik op <OK>

De artikelen die zullen worden geïmporteerd worden weergegeven in de tabel.

  • Klik op <Volgende>

  • Vink 'Voorkeur gegevens MediaBaseSearch' aan om de artikelgegevens uit een catalogus op te halen
    Er kan alsnog gekozen worden om de rubriek, prijs en/of producttype uit het importbestand over te nemen (checkbox Voorkeurprijs Excel, ...)

    Wanneer MediaBaseSearch' niet aangevinkt is en er ontbreken gegevens in het Excelbestand dan zal het importprogramma deze ook automatisch aanvullen met de gegevens uit MBS
    (Meer bepaald de titel, auteur, Code TypeProduct, uitgever, leverancier, rubriek en prijs)

  • Vink 'Voorkeurprijs MediaBaseSearch' aan om de prijzen uit een catalogus over te nemen.
    Selecteer bij Belgische prijzen en leveranciers selecteer altijd de catalogus MEDIALIVRE BDL MIX!

In het vak 'Sortering selectie van catalogi' wordt de volgorde van leverancierscatalogi weergegeven. Is er een voorkeur voor een specifieke catalogus, dan kan deze bovenaan worden gezet.

  • Selecteer de catalogus en klik op de pijl om deze naar de eerste positie te plaatsen

  • Vink 'Automatische aanmaak van onbekende uitgever/leverancier', indien MediaLog deze aan moet maken

  • Zijn alle artikelen boeken, vink dan de desbetreffende optie aan

  • Geef een rubriek in

Door de optie 'Gebruik default rubriek indien nodig' aan te vinken, verschijnt een pop-up met de bestaande rubrieken

  • Klik op volgende

MediaLog geeft een samenvatting waarbinnen u de gegevens nog kan bewerken. De artikelen zijn onderverdeeld in 2 tabbladen:

1) Correcte artikelen
De artikelgegevens zijn volledig en consistent met de Medialog-directory's.

  • Klik in het desbetreffende veld in de tabel om gegevens te wijzigen of aan te vullen

2) Foutieve artikelen
Deze artikelen kunnen niet automatisch gecreëerd worden. Er wordt per artikel aangegeven wat de foutmelding is.

 

  • Klik met de rechtermuisknop in het veld met het EAN nummer

  • Selecteer de uitgever en klik op <OK>

Nadat de data is gecorrigeerd verhuist het artikel naar het tabblad 'Correcte artikelen'
Indien de artikelen niet worden gecorrigeerd, worden deze niet meegenomen met de import.

Er verschijnt een pop-up met een mogelijkheid om deze lijst te printen.

  • Je kan ook de te importeren artikels exporteren naar een csv of excel bestand en de foutieve gegevens in het bestand aanpassen.

  • Klik op 'Importeren' om verder te gaan

De artikelkaarten zijn nu aangemaakt en bekend in MediaLog zonder voorraad

Op de artikelkaart is terug te zien dat het artikel middels de importtool is aangemaakt

Terug naar boven

Import artikelen/bestellingen

  • Klik op < Import artikelen/bestellingen>


De bestanden in de map C/Tite Live/Import worden automatisch weergegeven.

  • Klik op <Verversen> indien het bestand niet wordt weergegeven

  • Selecteer het gewenste bestand

  • Vink 'Kopteksten' aan, als in het bestand op de eerste regel kolomtitels staan

  • Vink ‘Aanmaak onbekende artikelen’ indien er onbekende artikelen in de lijst staan, zodat Medialog deze artikelen automatisch aanmaakt.

 

  • Klik op "Formaat wijzigen" om de structuur van het bestand te koppelen aan de gegevens die zullen worden geïmporteerd

In het vak 'Bestand' staat de structuur van het importbestand. In het getoonde voorbeeld staat de EAN op de eerste positie en vervolgens de bestelde hoeveelheid
In het vak 'Sortering' staat de standaard importstructuur

  • Verwijder de niet gebruikte velden in het vak 'Volgorde, door deze te selecteren en op <Verwijder> te klikken

  • Selecteer de regel 'Aantal besteld' en klik op de pijl om deze naar de 2e positie te verplaatsen

  • Klik op <OK>

De artikelen die zullen worden geïmporteerd worden weergegeven in de tabel.

  • Klik op <Volgende>

  • Vink 'Voorkeur gegevens MediaBaseSearch' aan om de artikelgegevens uit een catalogus op te halen

  • Vink 'Voorkeurprijs MediaBaseSearch' aan om de prijzen uit een catalogus over te nemen.
    Selecteer bij Belgische prijzen en leveranciers selecteer altijd de catalogus MEDIALIVRE BDL MIX!

In het vak 'Sortering selectie van catalogi' wordt de volgorde van leverancierscatalogi weergegeven. Is er een voorkeur voor een specifieke catalogus, dan kan deze bovenaan worden gezet.

  • Selecteer de catalogus en klik op de pijl om deze naar de eerste positie te plaatsen

  • Vink 'Automatische aanmaak van onbekende uitgever/leverancier', indien MediaLog deze aan moet maken

  • Zijn alle artikelen boeken, vink dan de desbetreffende optie aan

  • Geef een rubriek in

Door de optie 'Gebruik default rubriek indien nodig' aan te vinken, verschijnt een pop-up met de bestaande rubrieken

  • Klik op volgende

MediaLog geeft een samenvatting waarbinnen u de gegevens nog kan bewerken.

De artikelen zijn onderverdeeld in 2 tabbladen:
1) Correcte artikelen
De artikelgegevens zijn volledig en consistent met de Medialog-directory's.

  • Klik in het desbetreffende veld in de tabel om gegevens te wijzigen of aan te vullen

2) Foutieve artikelen
Deze artikelen kunnen niet automatisch gecreëerd worden. Er wordt per artikel aangegeven wat de foutmelding is. (Klik hier voor meer informatie)

  • Klik in het desbetreffende veld in de tabel om gegevens te wijzigen of aan te vullen

  • Klik op Importeren" om verder te gaan

  • Klik op <OK>

De bestellingen worden automatisch in afwachting van bestelling geplaatst

  • Vink 'Artikelen zijn besteld…' aan, indien de bestelling al op een beurs/via een vertegenwoordiger zijn geplaatst

  • Vink de optie 'Depot' aan om artikelen later in Depot te ontvangen

  • Klik op <Importeren> en op <OK>

Er verschijnt een pop-up met de mogelijkheid om de bestelling te printen.


De artikelkaarten zijn nu aangemaakt en bekend in MediaLog zonder voorraad.


Op de artikelkaart is terug te zien dat het artikel in afwachting van bestelling is.

Of al in bestelling staat.

Terug naar boven

Klantenbestelling

Het importeren van klantenbestellingen verloopt grotendeels op dezelfde manier als artikelen bestellen (zie hier boven), maar eerst dient u de klant op te zoeken waarvoor u bestellingen moet importeren. Typ de naam in het zoekveld en klik op <ok>. Selecteer daarna de klant.

Op het importscherm is de naam van de klant nu zichtbaar. Wijzig nu het formaat zoals hier boven beschreven en klik daarna op <Volgende>. Belangrijk is hier dat er zeker een kolom met aantallen aanwezig is in het bronbestand.

Stel daarna ook de importopties in, los eventuele fouten of verschillen op in het importoverzicht op dezelfde manier zoals hierboven beschreven.

Klik op <Importeren> om de bestelling te importeren.

Nu zijn de klantenbestellingen zichtbaar in het bestellingsoverzicht in Medialog. Hier kan u ook meteen een bestelbon afdrukken via de button <Afdrukken>.

Ook in MediaBaseSearch zijn de bestellingen zichtbaar.

Terug naar boven

Filialen zonder centraal magazijn

Wanneer er meerdere filialen zijn ingesteld, staan bij het wijzigen van het formaat afkortingen van de verschillende databases in de rechterkolom van de pop-up

  • Kies het filiaal waar de artikelen en/of bestellingen geïmporteerd moeten worden

Wanneer er bestellingen in beide filialen geplaatst moeten worden, moet er per filiaal een kolom met het aantal worden ingelezen

Terug naar boven

Import winkelmandje

  • Kies eerst een klant waarvoor je het mandje wilt aanmaken

  • Kies daarna het bestand waarmee je een winkelmandje wilt aanmaken en volg dezelfde stappen als hierboven (zie Import artikelen)

Om een winkelmandje aan te maken in de Importtool moet het bronbestand een kolom met aantallen bevatten. Indien niet kan het winkelmandje niet aangemaakt worden.

  • Vul in het volgende scherm zeker het onderste veld in. Hier komt de naam die je aan het winkelmandje wilt geven.

  • Ga verder met de import zoals hierboven beschreven staat.

  • Na het importeren van de artikelen als winkelmandje kan je het nieuwe winkelmandje openen, de inhoud bekijken en bestellen voor de klant.

Terug naar boven

 

Non-Books

 

Let op bij het importeren van non-books (kantoorartikelen, divers, cd, dvd …) dat de instellingen van Medialog ook correct ingesteld zijn.

 

Ga naar ‘Externe programma’s' > 'Media Config'

Bekijk in het tabblad ‘Producten’ onderaan naar de instellingen voor het specifieke type non-books dat u wilt gaan importeren via de File Import Tool.

Hier kan u volgende instellingen aanpassen:

  • Catalogus prijs excl. of incl. btw

  • Coëfficient toepassen op de A.P. Catalogusprijs, A.P Netto prijs of Aankoop kosten

  • De prioriteire berekening op basis van het coëfficient of de publieke verkoopsprijs

 

Let op dat als u hier wijzigingen doet, u Medialog opnieuw moet opstarten voor deze doorgevoerd zullen worden.



EAN-13

De EAN13 wordt steeds gecontroleerd. Indien de barcode niet correct is wordt het artikel niet aangemaakt binnen MediaLog.

Bij non-books worden soms EAN12 of EAN8 artikelen aangeleverd.

Bij een EAN12 wordt een verloopnul toegevoegd.

Een EAN8 kan niet binnen MediaLog worden aangemaakt.