Configuraties / Lay-out aanmaken

In het configuratiemenu kan u:

• de layout van de verschillende documenten beheren (Documenten)

• uw PEPPOL gegevens invoegen (Informatie)

• algemene opties voor de facturatietool instellen (Opties)

• de informatie voor exports aanpassen (Exports)

Open

Open

Standaardprinter en marges instellen

Bovenaan het configuratiescherm kan u de standaardprinter instellen en ook uw eigen marges kiezen.

Documenten (Lay-out aanmaken)

Document wijzigen

Een document kan u op drie niveaus wijzigen: de koptekst, het detailoverzicht en de voettekst.

Koptekst

In de koptekst kan u een logo toevoegen en informatie over uw winkel, de klant en de bestelling weergeven.

Voor elk tekstkader kan u kiezen om dat ‘Zichtbaar’, Zichtbaar Export' of ‘Onzichtbaar’ te maken. Kiest u ‘Zichtbaar Export’ dan is deze zone niet zichtbaar bij het afprinten maar wordt deze wel zichtbaar in een pdf of email.
U kan de tekstvakken ook verschuiven van plaats met de pijltjesknoppen:

Wilt u de plaats van de boekhandelinformatie en klant- en rekeninginformatie van plaats verwisselen dan kan u de optie ‘Verplaats informatiekaders van kant’

U kan ook voor elk tekstkader kiezen welke info u wilt tonen door te klikken op ‘Bewerken’.

De tekstvakken die u kunt configureren zijn:

• Boekhandelinformatie: naam, adres, telefoonnummer, emailadres … (deze info kan u aanpassen in de instellingen van Medialog (zie Externe programma’s > Media Config))
  
  Voorbeeld:

• Klantinformatie: klantnummer, naam en adres klant (Deze info kan u terugvinden en aanpassen in de klantenfiche)

• Rekeninginformatie: rekeningnummer, organisatie rekening, adres, btw (Deze info kan u terugvinden en aanpassen in de klantenfiche)

Wilt u extra lijnen invoegen, klik dan de lijn in het rechterveld aan en klik vervolgens op de middenste button om deze lijn toe te voegen aan het tekstkader (linkerveld).

• Werkpostnummer en/of documentnummer (het werkpostnummer kan u nog aanpassen net voor het afdrukken (printinstellingen))

• N° tonen: hiermee kan u instellen of het voorvoegsel N° zichtbaar is op de factuur of niet

Wilt u uw eigen logo toevoegen? Plaats de .jpg afbeelding eerst in de map C://Tite-live/import van uw computer zodat het teruggevonden kan worden in de Facturatie tool van Medialog.
Klik daarna op ‘Laden’ in de Facturatie module en selecteer de gewenste afbeelding.

U kan daarna het logo nog vergroten of verkleinen met de pijltjestoetsen.
Verder kan u ook kiezen of het logo zichtbaar of niet zichtbaar moet zijn op het document (of enkel zichtbaar op de pdf export van het document).

Met de optie ‘Voeg een witruimte toe tussen de koptekst en detail’ kan u een extra witruimte toevoegen onderaan de koptekst.

Detail

In de tab detail kan u kiezen hoe het artikeloverzicht van de bestelling er zal uitzien in het document.

Hergroepering: Kies voor de sortering van de bestellingen tussen klantreferentie, lijn referentie, web referentie, een extra orderreferentie, pakbonnummer of geen hergroepering.

Prijs: Kies hier de wijze waarop u de prijs per artikel wilt tonen.

• geen prijs (ook geen korting)

• prijs incl. btw (met eenheidsprijs incl. btw)

• prijs incl. btw (met eenheidsprijs excl. btw)

• prijs excl. btw

• prijs excl. btw (zonder uitsplitsing onderaan het document (geen detail)).

Het is ook mogelijk om de kolom ‘Korting’ wel of niet te tonen op het document. Vink de optie ‘Toon korting’ aan of af om de kolom korting te tonen.
Indien u de optie ‘Geen prijs’ kiest, dan is deze optie sowieso aangevinkt.

Er zijn ook drie kolommen (Zone 1, 2 en 3) waarin u extra info kan meegeven over de artikels in het document:

• EAN

• Pakbon

• Nr. klantbestelling

• Leveringsdatum

• Uitgever

• Auteur

• Lijnreferentie

• Bestelreferentie

• Betaalreferentie

• Product Type

• Bestelreferentie web

• Nettoprijs excl. btw

Voettekst

In de voettekst kunt u de communicatie-informatie wijzigen. Dit is een standaardbericht per documenttype en wordt toegepast op ALLE documenten van het weergegeven type (Alle pakbonnen, facturen …).

Hier kan u kiezen welke referentie u toont in de footer van het document:

• Gestructureerde mededeling: als de klant deze code meegeeft bij het betalen, dan kan u deze makkelijk terugvinden.

enkel te gebruiken in België: Gestructureerde mededeling - Wikipedia

controletool correctheid gestructureerde mededeling: Gestructureerde mededeling: betekenis, uitleg en controle - BeursBever

• Doc informatie: Deze tekst kan u configureren onderaan de tab ‘Infomatie’ bij het veld ‘Communicatie’ (zie ook Configuraties / Lay-out aanmaken | Informatie )

• Webreferentie: u kan ook de vrije koptekst die configureerbaar is bij het aanmaken van een document ook toevoegen aan de voettekst.
  Hiervoor dient de optie ‘Vijf extra regels in kopinformatie’ aangevinkt te zijn in de Opties tab van de Configuratie

Vervolgens kan je na het klikken op ‘Voltooien’ in het Afdrukscherm de vijf vrije info lijnen invullen.

U kan ook kiezen of u de rekeninggegevens toont of verbergt.

U kan ook kiezen om de info ‘Korting’ en ‘Voorschot’ wel of niet te tonen op het document indien dit 0 is.

• Zichtbaar: Indien er voor de artikelen op dit document geen korting en/of geen voorschot is, zal dit toch op het document staan (Korting € 0,00 / Voorschot € 0,00)

• Onzichtbaar: Indien er geen korting en/of voorschot is voor de artikelen, zal dit niet op het document staan

Ook het totaalbedrag kan u zichtbaar of onzichtbaar maken op het documentstemplate. Dit kan u doen voor bijvoorbeeld een pakbon die al reeds betaald is.

Wilt u bijvoorbeeld een pakbon aanmaken waar geen info over prijzen en totaalprijzen te zien is, dan kan u deze optie op ‘Onzichtbaar’ en in het ‘Detail' kiezen voor 'Geen prijs’

Er is ook een optie om het totaalbedrag van het document in woorden weer te geven. In het veld onder deze optie kan u ook nog extra tekst invoegen.

U kan ook manueel tekst toevoegen onderaan de footer. Klik op ‘Aanpassen’ en voeg de tekst toe. U kan ook enkele parameters toevoegen zoals Adres, telefoonnummer, rekeninginfo …

Ook voor deze voettekst kan u kiezen om deze zichbaar, enkel zichtbaar in een pdf export of onzichtbaar.

Via de knop preview kan u een voorbeeld bekijken (enkel indien er reeds eerder een pakbon factuur enz is aangemaakt),

• 'Toepassen op alles' past de lay-out meteen toe op alle documenten van dit type

• ‘Toepassen’ slaat de wijzigingen op voor enkel huidige document

Informatie

De meest recente documentatie over PEPPOL vindt u hier:
PEPPOL - Online Wiki - Confluence (atlassian.net)

Hier kan u de juridische info van uw boekhandel aanvullen, voornamelijk voor het exporteren van PEPPOL facturen.

De correcte PEPPOL gegevens kan u hier opzoeken: Peppol Directory - Search

De velden IBAN en BTW-nr zijn ook verplicht in te vullen.
Vul de gegevens in, klik op Toepassen en Bevestigen.

Indien u niet opgenomen bent in de Peppol-directory, omdat u enkel Peppol-facturen zal versturen en niet ‘ontvangen’ (wat voor de meeste boekhandels zal gelden),
gebruik je als Officiële ID ..

Aandacht !
Voor NL-boekhandels : we hebben gemerkt dat bepaalde eindklanten (zoals bvb Waterstaat) strengere eisen stelt aan de info van de boekhandel.
Zij eisen een OIN- (0190) of KvK-nr (0106) als Officiële ID.
BTW-nr (9944) bij Officiële ID wordt dan niet aanvaard.
In theorie zou het dus aan te raden zijn om BTW-nr als Officiële ID te vermijden.
Dit wordt nog verder onderzocht en indien dit bevestigd wordt zal documentatie nog aangepast worden.

Let er op dat u de informatie correct ingeeft zoals deze gekend is bij PEPPOL. Is de PEPPOL code een btw-code, vermeldt dan zeker de landcode zoals in het voorbeeld hieronder.

Met de extra optie ‘Communicatie’ is het mogelijk om een extra infolijn toe te voegen aan de voettekst van elk document. Vinkt u de optie ‘Wijzigbaar per document’ dan kan u per document deze tekst aanpassen.

Opties

In het tabblad ‘Opties’ vindt u volgende opties terug:

• Datumcorrectiesysteem: hiermee kunt u facturen afsluiten in het begin van het jaar.

• Bladsprong voor webreferentie: Dit wordt alleen gebruikt bij het in één keer afdrukken van alle facturen voor webklanten. Naast slechts één document per klant, kunt u ook 1 document per weborderreferentie hebben.

• Vijf extra regels in koptekstinformatie: Bij het aanmaken van een factuur, krijgt u de mogelijkheid om vijf regels toe te voegen aan de koptekst van het document. Laat u deze leeg, dan zullen deze niet ingevuld worden.

• Publicatiedatum alarm: als de publicatiedatum het aantal ingegeven maanden overschrijd dan wordt deze zwart gekleurd in het overzicht. Valt de datum nog binnen de opgegeven termijn dan wordt deze rood gekleurd.

• Toon eenheidsprijs incl. BTW op PEPPOL documenten: deze optie is enkel geldig bij PEPPOL facturen.

• Sla de selectie van emailadressen op in het afdrukvenster: Indien u deze optie aanvinkt, dan zal het facturatieprogramma de aangevinkte emailadres opties onthouden bij het aanmaken van een volgende factuur. Maakt u bijvoorbeeld een factuur aan en u vinkt zowel Klant als Andere aan, dan zullen deze opties reeds aangevinkt zijn bij het aanmaken van een volgende factuur.

• Hoofdscherm met één kolom (opnieuw opstarten vereist): Vinkt u deze optie aan, dan wordt alle informatie in het overzicht in één grote tabel getoond, in plaats van de standaard opdeling in drie kolommen.

Standaard drie kolommen:

Eén kolom:

• Dynamische menu’s: Vinkt u “Dynamische menu’s” aan dan worden de menu’s in een cirkel getoond (zie foto onder), dit kan handig zijn indien u op een touchscreen werkt.

• Toon klanten in de linkerzijbalk: vink deze optie aan om de klantengegevens in de linkerzijbalk te tonen. Vinkt u deze optie niet aan dan verschijnen de klantgegevens bovenaan.

• Toon boekcover: rechtermuisklik op een lijn toon de boekcover van het geselecteerde artikel

• Aantal dagen duplicata: Hier kan u instellen voor hoeveel dagen u aangemaakte documenten kan terugvinden via het beheer van bestaande documenten in de facturatiewizard.

• Kolommen herinstellen: Hebt u te veel kolommen toegevoegd of verwijderd, dan kan u met één klik op deze knop de kolommen terug naar de standaard instellingen zetten.

Exports

In de tab ‘Exports’ kan u instellen hoe exports naar csv, xls of peppol bestanden worden weggeschreven naar een lokaal pad of naar naar een ftp of sftp server of via mail.

• De export ‘CSV FACT’ slaat het document ook op als een csv bestand dat u makkelijk in Excel kan openen. Indien u deze optie wenst te gebruiken, moet u eerst via de knop ‘Verwerken’ de kolommen kiezen die zullen opgenomen worden in de exportfile. Verplaats de gewenste gegevens van de rechter kolom naar de linkerkolm en klik daarna op ‘Voltooien’.

Klik op ‘Opslaan’ om eventuele wijzigingen op te slaan. Klik daarna op ‘Bevestigen’ om alle wijzigingen in de configuraties op te slaan en terug te keren naar de facturatietool.

• Selecteerd u de optie ‘Mail’ dan wordt een export meteen verstuurd als Pdf bestand via mail naar het opgegeven mailadres (bijvoorbeeld mailadres van uw boekhouder of een bill to box mailadres).

• Exporteren als ‘PEPPOL 3.0. Bis’ is enkel mogelijk indien u een document aanmaakt voor een klant wiens PEPPOL-gegevens volledig en correct zijn ingegeven (zie ook Documenten aanmaken | Peppol informatie)

Bij de optie ‘Documentstype’ kan u kiezen voor welk specifiek documentstype deze export geldig is. Zo kan u bijvoorbeeld kiezen om enkel Facturen/Creditnota’s wegschrijven naar een lokale map als csv bestand:

De opties ‘Mode’ en ‘Leveringstype’ zijn hier geblokkeerd zodat u niet het verkeerde leveringstype bij de juiste mode kan aanvinken, waardoor het opslaan en/of versturen dus niet correct zou werken.

Klantenfiche

Om de export opties voor specifieke klanten in te stellen, gaat u in de klantenfiche van de desbetreffende klant naar het tabblad ‘Rekening’ en ‘KlantenadministratieV2’.
Bij ‘Formaat’ kan u in het dropdownmenu de gewenste template kiezen voor elk verschillend documentstype. In het ‘Export’ kan u de gewenste export methode activeren voor deze specifieke klant.

Terug naar boven

Mail configuratie

In het tabblad 'Mail configuratie' is het mogelijk om per documenttype in te stellen welk emailadres er automatisch gekozen wordt bij het aanmaken van dat document.

Vink de optie ‘Configuratie gebruiken’ aan om de instellingen ook te activeren in de facturatiemodule.

Per documenttype kan u instellen welk emailadres er standaard gekozen wordt bij het aanmaken van een document.

Kiest u bijvoorbeeld voor ‘E-mail rekening’ voor Facturen, dan zal bij het aanmaken van een factuur automatisch het emailadres van de rekeningklant gekozen worden.

Terug naar boven