PEPPOL
PEPPOL Informatie Boekhandel
Via Peppol is het mogelijk om digitale facturen naar bij voorbeeld bibliotheken of overheidsinstellingen te versturen.
Voordat u deze functionaliteit kunt gaan gebruiken:
dient u eerst een lay-out aan te maken via 'Configuratie' > 'Documenten'.
moet Peppol aan onze kant geactiveerd worden
Neem contact met ons op via sales@titelive.be voor meer informatie.
Hier kan u de juridische info van uw boekhandel aanvullen, voornamelijk voor het exporteren van PEPPOL facturen.
De correcte PEPPOL gegevens kan u hier opzoeken: https://directory.peppol.eu/
De velden IBAN en BTW-nr zijn ook verplicht in te vullen.
(Bij BTW-nr, vermeldt zeker de landcode zoals in het voorbeeld hierboven)
Vul de gegevens in, klik op Toepassen en Bevestigen.
Opgepast voor Officiële ID !
Sommige eindklanten kunnen strengere eisen stellen aan de Peppol documenten.
Bvb Nederlandse overheidsinstanties eisen dat het KvK- of OIN-nr gekend is in het document. Zoniet worden deze documenten niet geaccepteerd door hen.
Dus NL boekhandels dienen voor de zekerheid bij Officiële ID het ID 0106 (voor Kvk) of het ID 0190 (voor OIN) in te vullen.
Voor Belgische en Luxemburgse boekhandels kan je (optioneel) het BTW-nr invullen
| 1ste vak | 2e vak |
|---|---|---|
Belgische boekhandel | 9925 | BTW-nr voorafgegaan door landcode BE |
Luxemburgse boekhandel | 9938 | BTW-nr voorafgegaan door landcode LU |
Nederlandse boekhandel | 0106 0190 | Kvk-nr of OIN-nr |
PEPPOL informatie klant
Daarnaast kunnen we zien of de klant op de zwarte lijst staat, en als de Peppol-optie actief is, worden we ook geïnformeerd of de gegevens van de klant correct zijn om een elektronisch document te verzenden.
Laat uw cursor even op het logo van Peppol staan om de gegevens te bekijken. Indien de rand rond het logo rood kleurt, dan betekend dat de gegevens niet in orde zijn. Klik op de rechtermuisknop en op ‘Wijzigen’ om de gegevens aan te passen.
U kan de Peppolgegevens van uw klant opzoeken op hun officiële site https://directory.peppol.eu/ .
De PEPPOL gegevens kan u ook aanpassen in de klantenfiche van de desbetreffende klant.
Omdat het mogelijk is dat het btw nummer van de klant niet internationaal is, maar enkel binnen het land werkt, kan u sinds 03/07/2023 toch proberen de factuur door te sturen als de rechthoek rood is.
(Let er op dat u de informatie correct ingeeft zoals deze gekend is bij PEPPOL. Is de PEPPOL code een btw-code, vermeldt dan zeker de landcode.)
Er zal dan bij de poging tot versturen van de factuur via Peppol eerst een Peppol test gebeuren of de factuur geldig is, en indien niet en de foutmelding gaat over de klant gegevens kan u de klant verwittigen om zijn gegevens bij Peppol te laten controleren of ze internationaal geldig zijn.
Of de foutmelding over de klantgegevens gaat kan u nazien in de Peppol knop die in het menu bovenaan verschijnt bij een door de test afgewezen factuur. Die gele knop opent een scherm dat de reden van afkeuring onderaan in het gele vaak weergeeft:
Waar kan de klant zijn btw nummer geldig laten maken voor internationaal gebruik? Klik op dez webpagina op de link contact opnemen en kies dan uw land:
Een btw-nummer controleren (VIES) - Your Europe (europa.eu)
PEPPOL factuur aanmaken en verzenden
Opgepast !
Indien u wijzigingen hebt aangebracht bij de Peppol info voor de klant of voor uw eigen (boekhandel) dien je het document opnieuw aan te maken.
Dit is enkel nodig indien het document afgekeurd is geweest door de eindklant.
Zoniet wordt er geen rekening gehouden met de gewijzigde gegevens.
Aandacht !
Medialog doet een eerste reeks van tests om na te gaan of het document voldoet aan de ‘standaard’ Peppol-normen.
Dit garandeert echter niet dat het document (factuur/creditnota) door de eindklant ook geaccepteerd wordt.
Sommige eindklanten kunnen strengere eisen toepassen die afwijken van de ‘standaard’ normen.
De extra eisen is iets dat we niet vooraf kunnen voorzien.
Echter zodra dergelijke extra eisen gekend zijn bij ons stellen we alles in het werk om deze ook te voorzien binnen Medialog.