Bestelbestanden van bibliotheken inlezen in Medialog voor bestelling bij boekenbank
- Patrick Vanhoolandt
Deze pagina is bestemd voor Belgische boekhandels die bestellingen voor bibliotheken willen invoeren in Medialog, aan de hand van een Excelbestand, om deze dan te bestellen bij Boekenbank.
Onderstaande voorbeeld is gebaseerd op een Excel-bestand welke via Boekenbank gedownload is.
De volledige uitleg van de importtool (ook gekend als File Import) is hier terugvinden.
Hieronder vind je een beknopte uitleg.
Opstart van de Import tool via menu Extra/Externe programma’s/File Import
Keuze ‘Import Klantbestellingen’
Kies de gewenste klant
Het Excelbestand moet zich op de lokale harde schijf bevinden onder c:\Tite-live\import
Wanneer het Excelbestand een hoofding heeft dien je het vak ‘Hoofding’ aan te klikken.
Hieronder zie je duidelijk in de preview dat er een hoofding aanwezig en moet dus het vakje ‘Hoofding’ nog aangevinkt te worden.
'Aanmaak onbekende artikelen' aanvinken om … onbekende artikelen in Medialog aan te maken
Volgende stap :
Gebruiker moet dan de gegevens uit Excel mappen via de knop ‘Wijzigen formaat’
Links zie je de kolommen van de Excel. (de eerste lijn, welke meestal de hoofding is)
Rechts zie je de velden welke gekoppeld ‘kunnen’ worden.
Wanneer de artikelen gekend zijn in MBS, zoals hier Boekenbank, zijn niet alle velden verplicht.
Rechts zie je dus het maximum aantal velden dat ingelezen kan worden via de Import Tool.
Dit is voornamelijk voor artikelen welke helemaal niet gekend zijn binnen MBS (dus in geen enkele catalogus).
De minimum data die we nodig hebben in dit geval zijn :
Referentie (ISBN)
Aantal besteld
De overige data komt dan uit de Boekenbank-catalogus via MediaBaseSearch. (MBS)
Om zeker te zijn dat de prijs in Medialog up-to-date is kan gebruiker eventueel aangeven dat hij de prijs van Excel wil overnemen in Medialog. (In het voorbeeld kolom 'Adviesprijs' in Excel)
Voor Rubriek zal de rubriek uit MBS gebruikt worden tenzij de gebruiker zelf in de Excel hun eigen rubrieknummers invullen.
Dan kan er in volgende stap aangegeven worden dat de rubriek uit de Excel voorrang heeft op MBS.
(Afdeling zoals in het voorbeeldbestand kan niet gebruikt worden. Het moet het gekende rubrieksnummer zijn in Medialog.)
Eventueel kan gebruiker ook één van de kolommen koppelen aan het veld Leveranciers Referentie.
Dan zou het formaat er zo moeten uitzien.
Volgende stap is dan aangeven welke gegevens moeten gebruikt worden. (uit MBS of een beperkt aantal uit Excel)
In dit geval dus :
Voorkeur gegevens MediaBaseSearch zodat gegevens zoals titel, auteur, etc uit de Boekenbank-catalogus gehaald worden.
Als prijs heb ik aangegeven dat de prijs in Excel moet gebruikt worden. (en Reeds bestaande artikelen aanpassen)
Voor onbekende artikelen zou anders de prijs uit de catalogus gebruikt worden maar voor reeds bestaande artikelen in Medialog zou de gekende prijs in Medialog behouden blijven en deze is misschien niet up-to-date (afhankelijk van hoelang geleden dat de prijzen gesynchroniseerd zijn geweest via TLPRM of wanneer laatst ontvangen)
Verder geef ik aan dat onbekende uitgever/leveranciers automatisch mogen aangemaakt worden binnen Medialog.
Ook dat het om allemaal ‘boeken’ gaat. (Indeling binnnen Medialog)
En … dat reeds bestaande artikelen moeten aangepast worden. (zoniet zou de prijs ook ‘niet’ aangepast worden voor bestaande artikelen)
Als Rubriek zal dus de rubriek gebruikt worden uit MBS en indien deze niet zou bestaan binnen Medialog wordt er (in dit voorbeeld) rubriek 20 gebruikt. (Rubriek in MBS komt overeen met de NUR-code)
Rechts heb ik ook aangegeven dat de voorkeur catalogus ‘Boekenbank’ is.
In volgende stap zie je dat de import tool de nodige ontbrekende gegevens opgehaald heeft.
En dit kan dan definitief geïmporteerd worden.
Eerste stap is aanmaak/wijziging van de artikelgegevens.
De volgende stap is de voorbereiding van de klantbestelling. (nog niet de definitieve bestelling !!!)
Import tool kan afgesloten worden en in Medialog zie je dan in het bestelscherm dat de ‘klantbestelling’ klaar is om dan definitief te verzenden/bestellen naar Boekenbank vanuit Medialog.