.

Op onze CMS websites is het ook mogelijk om voor professionele klanten (bedrijfen, scholen, bibliotheken …) een B2B account aan te maken.

Als u deze functionaliteit wilt toevoegen aan uw website, dan leest u best eerst even deze handleiding door. Er zijn immers verschillende manieren om B2B accounts aan te maken en beschikbaar te stellen voor professionele klanten:

• Boekhandel maakt B2B account aan via backoffice, B2B optie niet open voor alle klanten

• Klant maakt zelf B2B account aan via website, B2B optie open voor alle klanten

B2B account aanmaken via backoffice

Indien u zelf B2B accounts wilt aanmaken dan kan u dit makkelijk via de backoffice doen.

Ga naar ‘Webshop’>‘Klanten’ en klik op ‘Nieuwe klant’.

Open

Vul de voornaam, achternaam en email in van de klant en klik vervolgens op de ‘+' button onder de tab 'Zakelijke informatie’;

Open

Hier kan u nu de B2B informatie van deze klant invullen. Enkel de bedrijfsnaam en BTW nummer zijn verplicht om correct een B2B account te kunnen aanmaken.

U kan ook het account activeren of desactiveren met de sliderbutton ‘B2B account actief’

Staat u het achteraf betalen toe met de sliderbutton ‘Achteraf betalen toestaan’ dan ziet de klant op de laaste pagina van de bestelprocedure de optie om de bestelling te betalen via factuur.

Maakt u een account aan via de backoffice, dan krijgt de klant ook een automatische mail toegestuurd als u het account aangemaakt hebt.
Hiermee kan de klant een wachtwoord aanmaken en vervolgens inloggen op hun B2B account op uw website.

B2B account via een bestaande account

Heeft de B2B klant al een account op uw website, maar wilt u deze omvormen naar een B2B account? Dan kan dit ook makkelijk via de backoffice.

• Zoek het account van de desbetreffende klant

• Open de klantenfiche en klik op de tab ‘Zakelijke informatie'

• Klik op '+' en voeg vervolgens de nodige informatie in

• Klik vervolgens op ‘Opslaan’ en vink de opties 'B2B account actief en ‘Achteraf betalen toestaan’ aan.

•  

B2B account aanmaken via website

Indien u dit wenst, kan de B2B optie ook open staan voor uw klanten op de website. De klant kan dan zelf hun B2B account aanmaken via een nieuw account of een bestaand account.

B2B account aanmaken via nieuw account

Klik op ‘Inloggen’ en vervolgens op ‘Aanmelden’

Vervolgens kan u bij het invullen van uw gegevens de optie ‘Maak een B2B account aan’, waarna u ook de bedrijfsnaam, BTW nummer, Kamer van Koophandel en Afdeling kunt invullen.
Enkel Bedrijfsnaam en BTW nummer zijn verplicht om een B2B account te kunnen aanmaken.

De B2B klant kan vervolgens inloggen op hun nieuw B2B account, maar om gebruik te kunnen maken van de B2B functionaliteiten moet deze nog door de boekhandel geactiveerd worden in de backoffice.
De boekhandel krijgt op dat moment ook een automatische mail met de melding dat er een nieuwe B2B account aangemaakt is en nog goed gekeurd moet worden.

Een B2B account goedkeuren/activeren doet u via ‘Webshop’ > ‘Klanten’. Filter hier op ‘B2B’ > ‘Wachtend op bevestiging’ om meteen de nieuwe, nog niet bevestigde B2B accounts te zien.

Klik op het potlood icoontje rechts om het account te bewerken en klik in de tab ‘Zakelijke informatie’ de sliderbutton ‘B2B account actief’ aan.
Indien er nog informatie ontbreekt in de B2B account, dan kan u via het invulveld onder de sliderbutton ‘B2B account actief’ communiceren met de klant en eventueel de reden meegeven waarom het account nog niet goedgekeurd is.

Om het bericht naar de klant te versturen, klikt u bovenaan op ‘Opslaan’

Als u de B2B account goedkeurd via de backoffice, dan kan krijgt de klant ook een automatische mail met de melding dat hun account geactiveerd is.

De klant kan dan vervolgens volgende informatie zien op hun account:

• B2B gegevens

• Overzicht van gebruikers

• Overzicht van bestellingen

B2B account aanmaken via bestaand account

De klant kan ook makkelijk via de website hun bestaand account omzetten naar een B2B account. De klant logt in op hun account en gaat vervolgens naar de tab ‘Mijn B2B account’ en klikt op ‘B2B account aanmaken’.

Nu kan de klant de bedrijfsnaam, BTW nummer en Kamer van Koophandel invullen.

Daarna moet het B2B account nog goedgekeurd worden door de boekhandel, zoals ook hierboven beschreven.

B2B account beheren

Met een B2B account heb je de mogelijkheid om meerdere accounts toe te voegen aan je bedrijfsaccount. Zo kunnen meerdere mensen bestellingen plaatsen onder dezelfde B2B account.

Account verwijderen

In de frontend van de website kan de klant er ook voor kiezen om hun account te verwijderen. Als de klant klikt op ‘Verwijder mijn B2B account’ dan zal het account wel behouden blijven, maar zullen alle B2B gegevens verwijderd worden. De klant kan dan ook de B2B functionaliteiten niet meer gebruiken met dit account.

Gebruikers toevoegen

Gebruiker of administrator

• Administrator: kan alle bestellingen (ook van gebruikers) zien, kan gebruikers toevoegen of verwijderen

• Gebruiker: kan enkel zijn eigen bestellingen zien, kan geen gebruikers toevoegen of verwijderen

Bestaande gebruiker toevoegen

Hebben uw medewerkers al een account op de website dan kan u deze simpelweg toevoegen via ‘Voeg een bestaande gebruiker toe’. Vul vervolgens het emailadres van de gebruiker toe.

Nieuwe gebruiker toevoegen

Heeft uw medewerker nog geen account op de website, dan kan u ook snel een nieuwe account aanmaken en meteen koppelen aan de B2B account.

Klik op ‘Voeg een nieuwe gebruiker toe’ en vul vervolgens de nodige gegevens in. Wil u een nieuwe ‘Administrator' toevoegen, dan vinkt u de optie 'Administrator’ aan.

Gebruikers bewerken

Als u gebruikers hebt toegevoegd, kan u hun rol en gegevens nog aanpassen door op het potlood icoontje te klikken. Als u een gebruiker administrator wilt maken, dan vinkt u de optie ‘Administrator’ bovenaan aan.

Bestellen met een B2B account

Als u ingelogt bent met een B2B account zijn er enkele extra opties mogelijk in het bestelproces.

Lijnreferentie

Voor u een boek toevoegt aan uw winkelmandje kan u een lijnreferentie meegeven aan dit artikel. U vult de gewenste referentie in het veld net boven de knop ‘toevoegen aan winkelmandje’.

De lijnreferentie kan u ook nog toevoegen of aanpassen in het winkelmandje indien de klant ingelogd is met hun B2B account.

Aantal toevoegen aan winkelmandje

Wanneer u een artikel wilt toevoegen aan het winkelmandje krijgt u de mogelijkheid om meteen meerdere van hetzelfde artikel toe te voegen. Voeg de gewenste hoeveelheid in het veld en klik op ‘in winkelmandje’ om verder te gaan.

Bestelreferentie en kostenplaats

Op het einde van het bestelproces kan u nog een bestelreferentie en/of kostenplaats toevoegen aan uw bestelling.

In de backoffice kan u de lijnreferentie, bestelreferentie en kostenplaats terugvinden in het overzicht van de klantenbestelling.

In Medialog kan u deze lijnreferentie terugvinden in de kolom ‘Artikelreferentie2’.

Achteraf betalen

Als u ingelogt bent op uw B2B account (én de boekhandel heeft in de backoffice de optie ‘achteraf betalen’ geactiveerd), dan zie je op de laatste pagina van het bestelproces ook de mogelijkheid om de bestelling met een factuur te betalen.

Ga eerst akkoord met de algemene voorwaarden door het vakje aan te klikken, en u ziet meteen de optie ‘Bestellen. Uw aankoop wordt gefactureerd’. Als u hier op klikt, dan wordt de bestelling meteen doorgezet en goedgekeurd.

In de backoffice kan u zien of een klant gekozen heeft voor achteraf betalen in het overzicht van de klantbestelling.

Besteloverzicht

Bent u ingelogd met een administrator account op uw B2B account, dan kan u alle bestellingen (ook van andere gebruikers toegevoegd aan deze B2B account) zien in het overzicht ‘B2B bestellingen’.
Hier kan u ook zoeken naar een bestelling met het zoekvak rechtsbovenaan.

Wilt u enkel uw bestellingen zien, dan kan je deze nog seeds zien in het overzicht ‘Bestellingen’

Bent u ingelogd als gebruiker op uw B2B account, dan kan u enkel uw eigen bestellingen zien in het overzicht ‘B2B bestellingen’. Enkel een B2B gebruiker met de administrator rol kan alle bestellingen zien.

Selectie in lijstweergave

Indien u specifieke pagina’s wilt aanmaken voor B2B klanten of bibliotheken, dan kan u gebruik maken van de selectie in lijstweergave.

Maak uw pagina aan in de backoffice en ga vervolgens naar het tabblad ‘Bijvoegen’

Hier kan u selecties toevoegen (zie ook CMS Module_Pagina's | Een pagina met selecties maken ) en als u de optie ‘Toon als lijst’ aanvinkt, dan zullen deze selecties niet als de gebruikelijke carrousel maar als een lijst vertoond worden op de pagina.

Een pagina met enkele selecties als lijst ziet er dan als volgt uit.

De klant kan hier verder filteren in deze lijst door een zoekterm in te geven in het veld rechts bovenaan de lijst.

Indien de klant enkel wilt zoeken binnen een specifieke selectie, dan kan u de selectienaam aanklikken in de lijst en creert dit een tag naast het zoekveld. Als u nu een zoekterm ingeeft, dan krijgt u enkel resultaten binnen de gekozen selectie.
Om deze selectie te verwijderen als tag, klikt u gewoon op de selectienaam naast het zoekveld.

Verder kan de klant ook sorteren op selectie, titel en auteur, kan de klant via de button met het oogje de detailpagina van het artikel zien in een nieuw tabblad en kan de klant het atikel aan hun winkelmandje toevoegen

Indien de klant ingelogd is met hun B2B account, krijgen ze na het klikken op de knop ‘Toevoegen aan winkelmandje’ volgens pop-up scherm te zien:

Hier kan de klant het aantal en een lijnreferentie invoegen en wordt het artikel meteen toegevoegd aan het winkelmandje.

Het aantal artikelen en de lijnreferentie kunnen ook nog aangepast worden in het winkelmandje.

Terug naar boven

Bibiliotheek klanten

Met deze B2B functionaliteiten is het ook voor bibliotheken mogelijk om bestellingen te plaatsen op de website. Specifiek voor hebben we nog enkele extra functionaliteiten uitgewerkt zoals het toevoegen van een budget code en Wise code aan een bestelling.

Budget- en Wise code aanmaken

In de klantenfiche van een B2B klant is het mogelijk om een budgetcode en een Wise code aan te maken.

Budgetcode toevoegen

• Ga naar de tab ‘Zakelijke informatie’ en klik vervolgens onderaan verder naar de tab ‘Budgets’

• Klik op de '+' button om een nieuwe budgetcode toe te voegen

• BudgetCode: Dit is de naam van uw budget waarmee de bibliotheekmedewerker het budget kan herkennen (bijvoorbeeld FICTIE, NON-FICTIE, JEUGD …)

• Totaal budget: Hier kan u het totale budget van de bibliotheek (voor deze budgetcode) toevoegen of wijzigen.

• Resterend budget: Hier kan u het resterende budget ingeven of aanpassen. Indien een bibmedewerker bijvoorbeeld het budget niet (of verkeerd) heeft toegevoegd aan een bestelling, kan je hier toch het resterende budget opnieuw corrigeren.

• Standaard korting: Dit is de korting die gegeven wordt aan een artikel indien het artikel ouder is dan 6 maanden en dus niet meer onder de vaste boekenprijs valt.

• Vaste prijs korting wijzigen: Dit is de korting die de bib krijgt indien het artikel nog onder de vaste prijs (6 maanden) valt.

• Vaste prijs periode (maanden) : dit is de periode waarin de vaste prijs voor het artikel geldt. In Vlaanderen is dit doorgaans 6 maanden.

Wise gegevens

In de tab ‘Wise’ kan u de Wise codes voor de bibliotheekklant instellen. Klik hier ook op de '+' button.

• Geef aan of deze Wise code voor de hoofdbib is door de slider button aan te klikken.

• Geef de relatie code en relatie naam van uw Wise koppeling in. De relatiecode is de code die door Wise werd toegewezen aan deze specifieke bibliotheek.

In het account kan de bibliotheekmedewerker de toegevoegde budget en Wise codes raadplegen (maar niet wijzigen).

Wise categorieën bij selectie

Om de Wise categorieën mee te kunnen geven aan de artikelen in de bestelling moeten de juiste Wise categorieën toegevoegd worden aan de selecties.

Dit kan u makkelijk doen in de backoffice via ‘Instellingen’ > ‘Selecties’. Vink vervolgens de bijhorende Wise categorieën aan. Dit is altijd een combinatie van Volwassen/Jeugd en Fictie/Non-Fictie.

Maak vervolgens een pagina aan met de gewenste selecties en kies voor lijstweergave.

Nu kan de bibmedewerker via de pagina met selecties snel en eenvoudig bestellingen gaan plaatsen door op de uiterst rechtse button ‘Toevoegen aan winkelmandje’ te klikken.

Dan verschijnt een pop-up waar de bibmedewerker het aantal exemplaren, lijnreferentie, budgetcode en Wise code (relatiecode) kan kiezen.

Door op de '+' button te klikken kan je ook hetzelfde artikel meerdere keren toevoegen aan het winkelmandje met telkens een ander aantal, lijnreferentie, budgetcode of relatiecode.

Bij het toevoegen van de artikelen aan het winkelmandje kan de bibmedewerker ook meteen het resterende budget zien. Dit wordt meteen berekend op basis van de aankoopprijs met korting.OOk

Ook in de backoffice wordt het budget na het bevestigen van de bestelling bijgewerkt.

Bestelling opnieuw versturen naar Wise

Indien een bestelling van een bibliotheek niet correct naar Wise verstuurd werd, kan u eenvoudig de bestelling opnieuw verzenden naar Wise via de knop ‘Opnieuw verzenden naar Wise’ in de bestelfiche.

Deze knop is enkel zichtbaar bij bestellingen met een B2B account en na het toevoegen van een Wise relatiecode.