Envoyer ses commandes en EDI avec Dilicom / BDL

Un moyen simple et efficace qui vous permettra de gagner du temps lors de l’envoi de vos commandes et le traitement de celles-ci par le fournisseur. Il est à noter que la plupart des fournisseurs traitent les commandes reçues sous format EDI en priorité par rapport à celles sous un autre format …

EDI kézako ?

L'EDI, ou échange de données informatisé, est la communication inter-entreprise de documents commerciaux dans un format standard. La définition simple de l'EDI est un format électronique standard qui remplace les documents papier tels que les bons de commande ou les factures. En automatisant les transactions papier, les organisations peuvent gagner du temps et éliminer les erreurs coûteuses liées au traitement manuel.

Dans les transactions EDI, les informations sont transférées directement d'une application informatique d'une organisation vers une application informatique d'une autre. Les normes EDI définissent l'emplacement et l'ordre des informations dans un format de document. Grâce à cette fonctionnalité automatisée, la communication de données s'effectue rapidement au lieu de prendre des heures, des jours, voire des semaines, comme c'est le cas avec les documents papier ou d'autres méthodes.

Aujourd'hui, les différents secteurs d'activité utilisent l'intégration EDI pour partager de nombreux types de documents : bons de commande, factures, demandes de devis, demandes de prêt, et bien plus. Dans la plupart des cas, ces entreprises sont des partenaires commerciaux qui échangent fréquemment des biens et des services dans le cadre de leurs chaînes d'approvisionnement et de leurs réseaux interentreprises (B2B).

source : https://www.ibm.com/fr-fr/topics/edi-electronic-data-interchange

Prérequis

Vous devez posséder un abonnement adéquat auprès de la Banque du Livre (BdL), pour cela vous pouvez prendre contact avec eux via l’adresse info@banquedulivre.com afin de demander la création d’un compte FTP pour l’envoi des EDI (Echange de Données Informatisées) vers Dilicom.

Attention le prix de l’abonnement EDI est plus important que celui du FEL.
De plus la BdL vous facturera à la ligne de commande transmise.

0- Configuration nécessaire:

Une fois que vous aurez reçu les informations de la part de BDL, vous nous les transmettrez afin que Tite Live puisse configurer votre MediaLog.

1- Quels fournisseurs sont éligibles ?

Les plus gros fournisseurs avec lesquels vous travaillez fonctionne de cette manière (ex : Dilibel, Interforum Editis, Sodis, Ud, MDS, Harmonia, etc.). Pour avoir la liste exhaustive de ces fournisseurs n’hésitez pas à contacter la BdL.

Notez que Nord Sud fait figure d’exception vu que jusqu'à présent ce fournisseur ne communique pas ses prix encore tabellisés à la BdL, n’est pas ni capable de traiter des commandes en EDI ni les AVE …

2- Comment configurer un fournisseur dans MediaLog ?

Pour l’envoi des commandes, 2 paramètres doivent être configurés pour l’envoi des commandes, dans l’onglet “Plus…” de la fiche fournisseur : Le type de transmission et le N°Gencod (=GLN)

liste avec les nouveau numéros dilicom:

GLN Fournisseurs 2023

(Attention : il est possible que certains fournisseurs se soient arrêtés depuis le dépôt de cette liste)

Les GLN/GENCOD fournisseurs sont également disponibles sur le site de BDL https://bdl.centprod.com/liens_pratiques/annuaire.html

article > repertoires

3- Comment envoyer les commandes au fournisseur ?

Dans l'Edition des commandes vous utiliserez le menu “Préparer les commandes serveur”

Pour ensuite sélectionner le mode de transmission “Dilico” et le fournisseur pour lequel vous souhaitez envoyer vos commandes.

La liste des titres à envoyer ainsi que le nombre de volume apparaissent il vous suffira ensuite de cliquer sur “Finir”

4- Comment vérifier que mes commandes ont bien été envoyées ?

Avec les accès que BDL vous a fourni pour consulter leur site web https://bdl.centprod.com/index.html (attention, ces accès sont différents de ceux obtenus pour la configuration du FTP Dilicom!) une fois connecté, cliquez sur Suivi des messages

Définir les dates de recherches puis cliquer sur Rechercher

Les messages envoyés aux distributeurs (=vos commandes) apparaîtront ainsi que leurs statuts de réception par ceux-ci.

5- Relations entre les commandes EDI et les AVE (avis d’expédition)

Deux choses à savoir :

tous les fournisseurs travaillant en EDI ne sont tous capables de vous envoyer des AVE ! Pour plus d’informations à ce sujet merci de contacter la BdL.
pour réceptionner une commande en AVE, il faut obligatoirement que celle-ci ait été préalablement envoyée au fournisseur en EDI !