01_Voorbereiding
.
1. Voorbereidingen
Het inventariseren van de stock is altijd een flink karwei. Trek daarom zeker voldoende tijd uit (minstens 1 volledige dag) voor het inventariseren zelf, maar probeer dit ook zo goed mogelijk voor te bereiden. Zo spaart u kostbare tijd uit en wordt het opmaken van de inventaris een stuk eenvoudiger.
Probeer de stock zo laag mogelijk te krijgen. Verwerk alle retouropdrachten, maak zo veel mogelijk leveringsbonnen en facturen aan om zo de voorraad te actualiseren en zo weinig mogelijk verschillen te hebben met de stock.
Sla reserves zo veel mogelijk op in de winkel. Indien die te groot zijn, neem de reserves toch mee in de verdeling van de winkel in zones (zie verder).
Controleer of alle etiketten op de boeken leesbaar zijn, maak desnoods nieuwe aan, tenzij de streepjescode op de achterkant van het boek gedrukt staat.
Maak de dag voor de inventarisatie zo veel mogelijk tafels vrij, leg de boeken verticaal in de rekken
Als er boeken onder dezelfde EAN code verkocht worden, leg deze allemaal samen en tel de totale hoeveelheid.
Zorg dat alle boeken die geïnventariseerd zullen worden ook gekend zijn in Medialog!
2. Verdeling in zones
Om overzichtelijk te werk te kunnen gaan, deel je best je boekhandel op in verschillende sectoren en zones. Kies logische en duidelijke sectoren en zones zoals bijvoorbeeld één verdieping (sector), één boekenplank of kast (zone), zodat het inventariseren ook overzichtelijk kan gebeuren. Zones creëren voor een handvol artikelen kan, maar is contraproductief. Neem deze beter samen met een andere zone zodat die minstens 20 tot 200 items bevatten.
Wij raden aan om volgende sectoren te gebruiken:
Sector 1, die de zones 1000 tot 1999 bevat
Sector 2, die de zones 2000 tot 2999 bevat
Sector 3, die de zones 3000 tot 3999 bevat
…
Zones hebben altijd vier cijfers (van 1000 tot 8999) en worden best ook fysiek aangeduid in de winkel met bijvoorbeeld post-its. Zo weet u altijd welke zone u aan het scannen bent.
Gebruik zones 9000 tot en met 9999 niet. Die zijn voorbehouden voor manuele invoer van onbekenden en voor de controlekast.
Voorbehouden zones zijn:
zone 9000: manuele invoer
zone 9999: de controle kast waar u op het einde van de inventaris correcties zal invoeren
zone 9100 - 9199: zone nummers die voorbehouden zijn voor zones waarmee u vooraf test, met de scanners leert werken
Zorg ervoor dat de zones die u gebruikt opeenvolgend zijn (zo kan u beter gebruik maken van de tool om de voortgang van de inventaris op te volgen), bv.:
1001,1002,1003,1004……. 1125
2001,2002,2003,2004…….. 2096
3001,3002, 3003, 3004…… 3058
Laat dus geen gat in de zones waarbij u bv van zone 1010 direct naar zone 1020 springt (binnen eenzelfde sector)
Vergeet ook niet uw vitrine te inventariseren, maak die op voorhand al leeg of verdeel die ook in zones. Heb ook aandacht voor reserves, displays en klantenorders.
Scan ook leverancierdepots, deze worden niet gewaardeerd wanneer de inventaris wordt afgedrukt.
3. Inventariseren
Voorzie elke medewerker van een scanapparaat (Unitech EA500 series) en de handleiding voor het scannen https://titelive.atlassian.net/wiki/spaces/MLNL/pages/2906948285. Zie ook de handleiding https://titelive.atlassian.net/wiki/spaces/MLNL/pages/2906947819 voor meer info over het connecteren met de database en verder voorbereidend werk dat door de supervisor gedaan moet worden.
Zorg voor een plaats waar onbekende of niet te scannen boeken geplaatst kunnen worden. Wijs ook één medewerker aan om deze manueel te importeren in het inventarisprogramma.
Wanneer alle sectoren en zones ingescand zijn, kan de inventaris gecontroleerd worden op verschillen en onregelmatigheden. Zijn er grote verschillen dan kunnen die onderzocht en zo nodig opnieuw gescand worden. De voorraad kan daarna opnieuw bijgewerkt worden.
4. Een paar tips
Een goede voorbereiding van de inventarisatie is minstens zo belangrijk als de eigenlijke inventarisatie. Hoe minder er aan het toeval wordt overgelaten, hoe beter de resultaten achteraf zijn. Ga ervan uit dat de inventarisatie in 1 dag moet gebeuren. Uw winkel is dan gesloten. Het scannen van de voorraad mag maximaal 2/3 van de dag duren, dus tot ongeveer 15:00 uur. Vanaf 09:00 tot 15:00 uur heb je 6 uur ( incl. lunchtijd).
Maak een uitdraai in MediaLog van wat de Voorraadwaarde is vóór de inventarisatie en nogmaals na de inventarisatie! (menu Management > Inventaris >>> Maandelijkse inventaris)
Je mag eventueel wel artikelen opzoeken in MediaLog, maar er mag NIET in MediaLog gewerkt worden tijdens het inventariseren (geen acties die voorraad wijzigen).
Wat moet geïnventariseerd worden?
Denk goed na wat je wel of niet wilt inventariseren. Bedenk goed of er nog retouren klaar staan voor verzending die nog in mindering zijn gebracht op de voorraad. Vergeet niet de Klantenbestellingen te scannen, maar scan dan wel de ean sticker (en NIET de KLANTENSTICKER).
Hoeveel tijd is er nodig voor het inventariseren?
Een exacte tijdsduur voor het inventariseren is moeilijk te zeggen omdat dit van een aantal factoren afhankelijk is. De omvang van de winkel speelt een rol, maar ook het aantal medewerkers die ingezet kunnen worden en het aantal handscanners die gebruikt zullen worden. Titelive geeft alleen een richtlijn wat betreft de tijd die nodig is voor het scannen. Deze tijd is gemiddeld 15 tot 20 minuten per kast. Dit geldt ook voor een verkoopmeubel. Na het scannen wordt de verschillenlijst uitgedraaid, nagekeken en eventueel gecorrigeerd. Deze tijd is voor iedereen verschillend en hiervoor hoeven maar een paar mensen aanwezig te zijn. Nadat alles is goedgekeurd, wordt de gescande voorraad overgezet naar de werkelijke voorraad.
Hoeveel medewerkers moeten er worden ingezet?
Eén persoon kan ongeveer 3 tot 4 kasten per uur scannen. Eén kast is ongeveer 250 artikelen, meer als het kantoorartikelen zijn. Met 5 personen (5 scanapparaten) is dit ongeveer 15 tot 20 kasten per uur. Daarnaast is het van belang dat één persoon de scanapparaten instelt en uitdeelt en wanneer deze weer terug komt, deze overzet naar de server via MLUNI, en één geroutineerde medewerker die de lijsten met onbekende artikelen gaat controleren.
Welke overige voorbereidingen zijn er nog nodig?
Aanbevolen is dat er een plattegrond van de winkel getekend wordt, waarop staat welke kasten en meubels er zijn (met kastnummers). Plak de kastnummers boven elk kastdeel en noteer ze op ‘de lijst met kasten’, waarop je bijhoudt welke kasten gescand zijn en door welke persoon .
De kasten moeten de dag voor de inventarisatie genummerd worden en deze worden ook op de plattegrond genoteerd. Denk ook aan etalages, kassameubels, molentjes, en magazijn/opslagruimtes.
Bedoeling van dit alles is dat het meteen duidelijk is tot welke kast elk artikel hoort en dat een kast gemakkelijk terug te vinden is wanneer een onbekend boek moet gezocht worden, of een kastdeel volledig opnieuw gescand moet worden.
5. Testen van scanapparaten en procedure
Indien u de procedure op voorhand wenst te testen om bijvoorbeeld het gebruik van de scanners onder de knie te krijgen let dan op het volgende:
Gebruik enkel de zone nummers 9100 tot en met 9199 als testzones, zo kan de zone direct herkend worden als een testzone. Deze kastnummers worden bij de echte inventarisatie niet gebruikt en zo kunnen er ook geen conflicten ontstaan omdat een kast reeds bestaat.
Zet nooit de stock van het inventarisatie programma over naar Medialog = update voorraad bij het testen, zodat je de Medialog stock niet overschrijft met de aantallen in de testzones
Controleer de scanapparaten waarmee u hebt getest of er nog testzones instaan en haal die weg voor de echte inventaris
Verwittig de helpdesk van Tite-live na het testen zodat de testzones ook worden weggehaald van de server. Bent u dat vergeten en integreert u op de dag van de inventaris zones met nummers van 9100 tot en met 9199, haal die dan terug weg via het menu extra > zone verwijderen (in het inventaris programma)
Vergeet niet op de dag van de inventaris om de stappen 'Initialiseren van de inventaris tabellen' en ‘Beeld van stock’ eenmalig aan het begin van de echte inventaris uit te voeren, zodat de testzones uit de database in het inventaris programma verdwijnen en alle nieuwe artikelen in Medialog worden ingelezen.
Haal op de dag van de echte inventaris ook de database terug op met de inventaris app en zet die terug over naar elke scanner, zodat de allerlaatste nieuwe artikelen van medialog ook gekend zijn in de databases in de inventaris app en op de scanners.