p.

Er zijn verschillende manieren om de relevante klantgegevens of artikels op te zoeken voor het specifieke document dat u wilt aanmaken in de facturatietool.

U kan dit doen via

• het globaal overzicht

• de manuele selectie

• de facturatiewizard

Globaal overzicht

Klik op ‘Globaal overzicht’ links bovenaan in de facturatiemodule om het overzicht te openen.

Open

Hier ziet u een overzicht van alle klanten op basis van de situatie van het artikel.

Open

Hier kan u ook filteren op rekeningklanten of webklanten en sorteren op kolommen.

Selecteer vervolgens de lijn van de klant die u zoekt en klik op ‘Voltooien’. Nu krijgt u meteen een overzicht van alle artikelen voor de geselecteerde klant.

Kolommen toevoegen

Ziet u in het tabeloverzicht niet de meteen de info die u nodig hebt? Dan kan het zijn dat deze kolomen nog niet zichtbaar zijn in de tabel.
Klik op het hamburgermenu links bovenaan de tabel om een overzicht te zien van alle beschibare kolommen.

Vink de kolom aan als u deze wilt zichtbaar zien in het tabeloverzicht, of vink de kolom uit als u deze wilt verwijderen uit het overzicht.

Ontbreekt er toch nog een kolom met info die voor uw facturatie belangrijk is, maak dan een ticket aan via onze servicedesk en we probereren deze info ook toe te voegen aan de nieuwe facturatiemodule.

Kolommen wijzigen

Wilt u kolommen vergroten, verkleinen of van plaats verwisselen, dan kan u dit doen als u de optie ‘Wijzig/verplaats kolommen’ aanvinkt.
Klik met de rechtermuisknop in de tabel om deze optie te vinden.

Is deze optie aangevinkt, dan worden de kolommen ontgrendeld en kan u deze verplaatsen en vergroten.

Hebt u de nodige wijzigingen uitgevoerd, dan kan u de optie opnieuw uitvinken om de kolommen te vergrendelen. Op deze manier kan u vermijden dat u per ongeluk een kolom opnieuw vergroot of van plaats wisselt.

Kolommen sorteren

U kan een kolom sorteren door op zijn titel te klikken

Er komt dan een pijltje naast de titel van de kolom te staan:

Wilt u op meerdere kolommen sorteren dan doet u dat als volgt

Klik op de eerste kolom die u wilt sorteren
Houdt nu de shift toets ingedrukt op uw toetsenbord en klik op de titel van de tweede kolom
Houdt nu de shift toets ingedrukt op uw toetsenbord en klik op de titel van een eventuele derde kolom

Klant selecteren

Indien u niet via de assistent een factuur wilt aanmaken dan kan u gewoon manueel de klantenbestelling opzoeken waarvoor u een factuur wilt aanmaken.

• Zoek een klant op basis van naam, email of klantennummer of gebruik F11 om de laatste klant uit Medialog op te roepen. Wilt u zoeken op enkel actieve klanten, vink dan de optie ‘Alleen actieve klanten’ naast het zoekveld.

• U kan ook filteren op basis van rekeningklanten of bestellingen met een voorschot

• ‘Klant’ toont een individuele klant, ‘Alle klanten’ geeft een overzicht van bestellingen van alle klanten en ‘Webklanten’ toont enkel de bestellingen via webshops.

Na het selecteren van de klant, wordt een deel van hun informatie aan de linkerkant weergegeven, zoals hun naam, adres, maar ook de laatste 5 documenten die aan hen zijn afgegeven.

Peppol informatie

Daarnaast kunnen we zien of de klant op de zwarte lijst staat, en als de Peppol-optie actief is, worden we ook geïnformeerd of de gegevens van de klant correct zijn om een ​​elektronisch document te verzenden.

Laat uw cursor even op het logo van Peppol staan om de gegevens te bekijken. Indien de rand rond het logo rood kleurt, dan betekend dat de gegevens niet in orde zijn. Klik op de rechtermuisknop en op ‘Wijzigen’ om de gegevens aan te passen.

U kan de Peppolgegevens van uw klant opzoeken op hun officiële site https://directory.peppol.eu/ .

De PEPPOL gegevens kan u ook aanpassen in de klantenfiche van de desbetreffende klant.

Omdat het mogelijk is dat het btw nummer van de klant niet internationaal is, maar enkel binnen het land werkt, kan u sinds 03/07/2023 toch proberen de factuur door te sturen als de rechthoek rood is.
Er zal dan bij de poging tot versturen van de factuur via Peppol eerst een Peppol test gebeuren of de factuur geldig is, en indien niet en de foutmelding gaat over de klant gegevens kan u de klant verwittigen om zijn gegevens bij Peppol te laten controleren of ze internationaal geldig zijn.

Of de foutmelding over de klantgegevens gaat kan u nazien in de Peppol knop die in het menu bovenaan verschijnt bij een door de test afgewezen factuur. Die gele knop opent een scherm dat de reden van afkeuring onderaan in het gele vaak weergeeft:

Waar kan de klant zijn btw nummer geldig laten maken voor internationaal gebruik? Klik op dez webpagina op de link contact opnemen en kies dan uw land:
Een btw-nummer controleren (VIES) - Your Europe (europa.eu)

Verdere verwerking

Beeld

In de taakbalk bovenaan kan u in het onderdeel ‘Beeld’ instellen welke soort bestellingen getoond worden in het overzicht. U de artikelen filteren op de status ‘Besteld’, ‘Beschikbaar’ en ‘Niet beschikbaar’.

• Besteld: Het artikel is reeds besteld, maar nog niet ontvangen.

• Beschikbaar: Het artikel is (geheel of gedeeltelijk) ontvangen en in stock genomen.

• Niet beschikbaar: Het artikel is reeds besteld maar nog niet ontvangen omdat het artikel niet meer leverbaar of beschikbaar is (zie ook de leveranciersberichten). Het boek is niet in stock.

U kan ook nog verder filteren op de verschillende soorten bestellingen:

• Open orders: Order is in bestelling.

• Geleverd: Order is geleverd bij de klant

• Open en geleverd: Combinatie van open orders en geleverde orders

• Te verwerken creditnota: Geheel of gedeeltelijke terugbetaling van een order

• Lijst: Bestelling zonder prijsopgave

• Prijsopgave: Voorstel van prijs voor een bestelling

• Depots: Artikelen zijn uit stock gehaald en werden bij klant geplaatst (bijvoorbeeld bibliotheek, beurs …)

Terug naar boven

Verwerken per artikel

In de facturatiemodula kan u ook artikelen gaan selecteren via een scanner. Klik op ‘Verwerking per artikel’ en kies vervolgens of u enkel het eerste artikel wilt selecteren dat overeenkomt met het gescande EAN nummer, of alle artikelen wilt selecteren.

Lijn wijzigen

Via de tab ‘Lijn wijzigen’ kan u enkele parameters aanpassen in de bestelling.

Bestelreferentie

Voeg een bestelreferentie toe aan de geselecteerde lijn of enkel de aangevinkte lijnen.

Lijn referentie

Voeg een lijnreferentie toe aan de geselecteerde lijn of enkel de aangevinkte lijnen

Track and Trace

Voeg een Track & Trace link toe aan de geselecteerde lijn of enkel de aangevinkte lijnen

Portokosten

Voeg hier de verzendingskosten toe voor een bestelling.

Korting

Wilt u een korting aanbieden op een bestelling, dan kan u die hier toevoegen.

Terug naar boven

Acties

In het onderdeel ‘Acties’ ziet u een overzicht van de mogelijk de acties voor de geselecteerde bestellingen.

Enkel als de plugin voor SendCloud actief is, zal die optie naast de knop zichtbaar zijn.
Klikt u op Pakbon, factuur, lijst of depot dan gaat u meteen verder naar de printinstellingen en kan u het document afprinten (zie Documenten aanmaken | Afdrukken / Printinstellingen ).

Bestelling splitsen

Het is mogelijk om een ​​bestelling in meerdere delen te splitsen. Bijvoorbeeld voor een klant die 3 exemplaren heeft besteld en de boekhandelaar wil graag 1 exemplaar aanbieden, hiervoor moet het "gratis" artikel uit voorraad worden genomen maar heeft een korting van 100%, in eerste instantie is het direct inbegrepen in de hoeveelheid 3.

Als er geen hoeveelheid meer moet worden ontvangen (totaal ontvangen bestelling), dan is het mogelijk om de knop "Afzonderlijke bestelling" bovenaan te gebruiken.

Bestelling in aanmaak (Lijst) verwerken

In de facturatiemodule kan u artikels uit een bestelling in aanmaak (ook bekend als lijst) op drie verschillende manieren verwerken.

Zoek de gewenste bestelling in aanmaak via ‘Globaal overzicht’ of ‘Status’ en voeg eventueel de klant toe als u deze weet.

Vervolgens ziet u bovenaan drie opties verschijnen:

• Uit voorraad nemen en bestellen:

• Altijd uit voorraad nemen

• Altijd bestellen

Indien u kiest om altijd uit voorraad te nemen, ziet u deze waarschuwing:

Meer info over het verwerken van bestellingen in aanmaak (lijsten) kan u ook lezen in volgende handleiding: Workflows | Bestelling in aanmaak (lijst) omzetten in prijsopgave

Verweken van depots

Kies bij ‘Status’ voor de optie ‘Depots’. Indien u geen specifieke klant invoegt, krijgt u een overzicht van alle openstaande depots.

Klik verder op ‘Verwerking van depots’ om deze verder te verwerken.

Vervolgens krijgt u drie opties:

1. Neem de artikelen terug van het depot om te herstockeren

2. Voeg de artikelen toe aan verkochte depots om te kunnen factureren.

3. Voeg een txt bestand toe. Medialog opent een scherm waarmee u het txt bestand kan opzoeken op uw computer.

Meer info over het verwerken van depots kan u ook hier terugvinden: Workflows | Depots

Afdrukken / Printinstellingen

In het venster ‘Afdrukken’ kan u heel wat opties selecteren zoals het aantal exemplaren en de printer (afhankelijk van de gemaakte configuratie).

Als u het document wenst te verzenden via mail, kan u die optie aanvinnken en kiezen of u het naar het mailadres van de klant, de rekeningklant of een ander mailadres wilt versturen.

Bij de optie ‘Type document’ kan u de vooraf ingestelde templates toepassen op het document dat u van plan bent te maken. Deze vindt u makkelijk terug via ‘Configuratie > Documenten’. (Zie ook Configuraties / Lay-out aanmaken)

De optie ‘Als e-factuur verzenden’ biedt verschillende mogelijkheden. Kies in het dropdownmenu de gewenste export (csv, mail, PEPPOL xml …) met tussen haakjes de locatie waar het geexporteerde bestand terecht zal komen (ftp, lokale directory, mail).
Is de gekozen export lokaal, dan moet toegang tot de lokale computer worden toegestaan.

• CSV-export maakt een bestand aan dat wordt gescheiden door; in hetzelfde formaat als de MediaLog import (localfileintegrator).

• PEPPOL-export exporteert een xml in PEPPOL-indeling. (Deze optie is enkel zichtbaar indien de PEPPOL-gegevens van de klant correct zijn ingevuld en het PEPPOL-logo dus een groene rand heeft)

Indien de datumcorrectiesysteem is aangevinkt in de configuraties, kunt u de datum voor het document aanpassen. (Zie ook Configuraties / Lay-out aanmaken | Opties )

Staat de klant niet op de lijst, dan wordt dit onderaan het afdrukbevestigingsscherm weergegeven, zodat de boekverkoper kan beslissen of hij de bestelling al dan niet aan die klant wil bezorgen.

Klik op ‘Voorbeeld’ op de uiteindelijke weergave zien voordat u gaat afdrukken.

Het is mogelijk om een factuur zonder btw aan te maken. Vink bij het afdrukscherm de optie ‘Excl. btw document' aan.

Let op: Deze optie is enkel zichtbaar als er voor de geselecteerde klant een rekening én BTW nummer is toegevoegd.

Terug naar boven