Automatische ontvangst
- Jacqueline Rademakers
- Kurt Vromant
.
Na het aanmaken van de ontvangstfiche en keuze van leverancier, wordt een applicatie gestart die controleert of er van deze leverancier nieuwe bestanden op de FTP server staan.
Bij deze vorm van ontvangst worden de alle gegevens van de verzamelfactuur overgenomen en automatisch ontvangen. Er hoeven geen boeken gescand te worden.
Heeft u meerdere stroomnummers, dan ontvangt u per stroomnummer een aparte verzamelfactuur.
Ontvangt u de stickers van het CB bij de boeken dan is het sneller om een verzamelfactuur automatisch in te voeren.
Drukt u uw eigen stickers af dan adviseren wij om per pakbon te ontvangen.
Wanneer u uw klantenbestellingen binnen laat komen met een ander stroomnummer, dan kunt u deze ‘factuur’ best eerst ontvangen
Let op dat u tijdens het automatisch ontvangen van bestellingen geen andere velden aanklikt en het systeem de ontvangsten laat verwerken. Door andere velden aan te klikken terwijl het systeem bezig is, kan het zijn dat er fouten in de ontvangst sluipen of dat artikelen twee keer ontvangen wordt.
Ga via het menu naar ‘Artikel’ en ‘Ontvangst goederen’
Klik op ‘Nieuw’
Kies de leverancier uit de lijst en druk op <Enter>
Bevestig het volgende scherm met <Ja>
De melding houdt in dat Medialog via FTP de gegevens van de leverancier op zal halen.
Nadat de verbinding is gelegd, verschijnt het scherm met aanwezige verzamelfacturen/pakbonnen
Klik op <Details> om de artikelen op de factuur te bekijken
De artikelen in rood zijn artikelen die nog niet in Medialog zijn ingevoerd.
Klik op de knop <Terug> om weer terug te gaan naar het vorige scherm.
(Deze lijst kan -indien gewenst- afgedrukt worden.)
Klik op de rechtermuisknop en kies ‘De onbekenden aanmaken’
Er verschijnt een pop-up ‘Importmodule’. Met behulp van deze module kunt u de onbekende artikelen vooraf aanmaken.
U ziet het aantal artikelen en welke velden aangevuld moeten worden.
Klik op <Start> en daarna op <Openen>
Klik onderin het scherm op <Uitgever> en koppel de juiste uitgever aan de afwijkende omschrijving.
Indien de uitgever nog niet bekend is in de database, kan deze via de button <NAW verkenner> worden aangemaakt.
Alle gegevens zijn verwerkt kan de tool worden afgesloten en kan er nu worden ontvangen per:
Verzamelfactuur
De verzamelfactuur staat NIET in volgorde van pakbonnen, wel zijn deze te sorteren op titel.
Selecteer de verzamelfactuur en klik op <OK>
De ontvangst van de verzamelfactuur staat nu klaar en bij ontvangst worden de gegevens (aantal, korting, prijs) van de factuur overgenomen.
Klik op <Volgende> om door te gaan
Maak in het volgende scherm de keuze om wel/niet te stickeren en wel/niet de orders te controleren en klik op uitvoeren
Medialog zal de artikelen nu automatisch ontvangen. 1 voor 1 worden de ontvangen regels groen.
Aan het einde van de ontvangst verschijnt onderstaande melding .
Klik op volgend icoon om de ontvangst te controleren: 
U ziet alle ontvangen artikelen.
Controleer volgende zaken:
Zijn de klantenbestellingen toegekend aan de klant? Dan staat er iets ingevuld in de kolommen “Naam klant” en/of “N° Klant”
Zijn de ontvangen artikelen gekoppeld aan de juiste Medialog bestelling? Zie hiervoor de kolom “Bestellin N°”.
Als er -1 staat, dan is er geen Medialog bestelling aan de ontvangst gekoppeld.
U moet er natuurlijk ook op letten dat de artikelen echt fysiek in de winkel zijn geleverd en dat de klantenbestellingen bestickered tot in de klantenkast geraken
en niet in de winkel rekken komen bij de niet gereserveerde artikelen.
Nu kan de ontvangstmodule worden afgesloten
Pakbon
Selecteer de factuur, vink ‘Per verpakking ontvangen’ aan en klik op <OK>
Vink het nummer van de pakbon aan en klik op <OK>
De ontvangst van de pakbon staat nu klaar en bij ontvangst worden de gegevens (aantal, korting, prijs) van de factuur overgenomen.
Klik op <Volgende> om door te gaan
Maak in het volgende scherm de keuze om wel/niet te stickeren en wel/niet de orders te controleren en klik op uitvoeren
Medialog zal de artikelen nu automatisch ontvangen. 1 voor 1 worden de ontvangen regels groen.
Aan het einde van de ontvangst verschijnt onderstaande melding.
Klik op de button <Selecteer het te ontvangen document>
Selecteer de volgende pakbon van de verzamelfactuur en ontvang deze op dezelfde manier