04_Verdere verwerking: controle + overzetten naar MediaLog
.
Deze handleiding is het vervolg op de vorige handleidingen en de laatste stap in het inventariseren. U hebt alle kasten gescand met de handscanners, deze overgezet naar uw computer en de server en dan via het inventarisatie programma geïntegreerd in de database van het inventarisatie programma. Ook zijn nu alle onbekende boeken al manueel ingevoerd.
Bent u daar mee volledig klaar dan kan u de nieuw stock inlezen in Medialog. Eerst doen we nog een controle waarbij we de oude stock van Medialog vergelijken met de nieuwe ingelezen stock om aan de hand van onverklaarbare verschillen na te zien of we nergens een zone zijn vergeten in te scannen of mogelijks dubbel hebben gescand. Dit doen we via ‘Verschillen raadplegen’ en ‘Control Center’.
1. Verschillen raadplegen
Wanneer alle artikelen zijn gescand of manueel ingevoerd dan beschikt het inventarisatie programma over twee kolommen.
In kolom 1 staat de voorraad zoals die in Medialog was voor u begon te inventariseren (= oude voorraad).
In kolom 2 staat de voorraad van de inventarisatie (die u gescand heeft of manueel ingevoerd).
U kan nu een controle doen door deze kolommen met elkaar te vergelijken en waar er grote verschillen zijn het aantal exemplaren van een boek nog eens te dubbelchecken of natellen.
Klik op het icoontje ‘Verschillen raadplegen’.
Het volgende scherm verschijnt. Zet het vinkje vóór ‘Barcode afdrukken’ uit. Klik dan op <OK>.
Het verschillenbestand wordt opgemaakt.
De kolom ‘Inv. Stock’ = ingelezen stock (inventaris) en ‘The. Stock’ = de oude voorraad uit Medialog (Theoretische stock).
Voordat u de verschillenlijst afdrukt, raden wij u aan om eerst het afdrukvoorbeeld op het scherm uit te draaien, u kunt dan zien hoeveel pagina’s er moeten worden uitgedrukt.
Klik op het ‘oogje’ voor een afdrukvoorbeeld.
U kan de lijst kleiner maken door enkel de artikelen te tonen waarvan het verschil bv. groter is dan 2 (u kan zelf het getal kiezen dat u plaats in het vak ‘minimum verschil’).
Print de verschillenlijst uit via de knop <Afdrukken>. Wanneer u het keuzevakje ‘Barcode afdrukken’ aan laat staan, dan wordt de verschillenlijst uitgedraaid met barcodes, maar dit duurt veel langer om te printen en verbruikt meer papier.
Kijk op de geprinte lijst of er artikelen tussen zitten waarvan het verschil onverklaarbaar lijkt. Deze boeken gaat u best nog eens extra natellen. Boeken waarvan het verschil logisch lijkt, hoeft u niet na te tellen, enkel deze waarvan u denkt dat er mogelijks iets is fout gelopen.
Tip: U kan de boeken die u gecontroleerd hebt op het papier doorstrepen of aanduiden met een fluorescerende stift, zodat u bijhoudt wat u wel of nog niet gecontroleerd hebt.
2. Control Center
Control Center gebruikt u om de boeken in te geven die u in de vorige stap (verschillenlijst raadplegen) hebt nageteld. U kan in dit scherm het boek inlezen in kast 9999 en daar het exacte aantal exemplaren van dat boek ingeven. Dit is dus een verschil met manuele invoer, daar moest u telkens +1 ingeven telkens u het artikel tegenkwam net zoals de scanner zou reageren als het boek op twee verschillende plaatsen staat in de winkel. In het scherm Control Center telt u exact het aantal exemplaren dat u hebt van een boek en dat aantal geeft u in. Een boek dat in kast 9999 staat, zal geen rekening houden met eventuele exemplaren van dat boek in andere kasten, maar het aantal uit kast 9999 overzenden naar Medialog.
Dit kun u doen door op het icoontje <Control center> te klikken.
Het volgende scherm verschijnt:
Scan/typ in ‘Referentie’ het ean van het artikel in. Tik in het vakje ‘Correctie’ : de zone (kast) 9999 in en in ‘Gevonden hoeveelheid’ de werkelijke voorraad.
U hoeft enkel boeken toe te voegen aan kast 9999 waarvan u twijfels heeft of de inventarisatie correct is verlopen.
Weetje: Om te controleren of een artikel gescand is of dat het aantal van een artikel goed gescand is (van een bepaalde kast), zet de cursor in ‘Referentie’ en scan of tik het artikel in. In het vakje onder ‘Inventaris invoer’ zult u het artikel zien staan en in welke kast met de hoeveelheid. Om deze aan te passen: in het vakje ‘Correctie’, tik in ‘Zone’ 9999 en vul hier het juiste aantal exemplaren van dat artikel in en klik op de knop <OK>.
Opgelet! Een kast moet al geïntegreerd zijn voordat deze zichtbaar is in Control Center.
3. Update voorraad
Wanneer al de correcties gemaakt zijn, gaan we de gescande voorraad overzetten naar Medialog.
Opgepast: deze stap mag u nooit uitvoeren indien u aan het testen bent, want met deze stap overschrijft u echt de stock voorraad in Medialog, en dat is niet herstelbaar. Doe deze stap dus enkel als laatste stap bij een echte inventarisatie.
Opgepast: Na deze stap kunnen géén aanpassingen meer gemaakt worden via het programma ‘Inventaris’. Aanpassingen moeten dan gemaakt worden via de normale manier met het programma MediaLog in ‘Artikel beheer’.
Klik op <Update voorraad>.
Het volgende scherm verschijnt. Klik hier op de knop <START>.
Wanneer de stock is overgezet verschijnt het volgende scherm. Klik hier op de knop <OK>.
U bent nu klaar met het inventariseren.
Wij raden ten strengste aan om in Medialog nu naar het menu Management > Inventaris te gaan, daar op nieuw te klikken en een Maandelijkse inventaris (vinkje vandaag) uit te draaien. Doe dat nu, want vaak vraagt uw boekhouder naar deze info, en u kan het niet op een latere datum doen.
Inventaris uitprinten
Wilt u een Inventaris uitprinten waarin de artikelen vermeld staan per rubriek is dit mogelijk via ‘Uitgave voorraad’. Dat wordt meestal niet gedaan, omdat het veel printwerk is, maar het kan als volgt:
Vanuit dit scherm kan u kiezen, welke productgroep u wilt gebruiken.
Je kan sorteren per Hoofdgroep (Voordeelcentra), per Groep (Familie) of per Rubriek. (Bladsprong betekent dat het geprint wordt op een nieuwe bladzijde).
U mag nu alle programma’s die nog open staan afsluiten.
Berg alles mooi op in de koffer en vergeet niet die tijdig terug te sturen.